Schlechte Kommunikation am Arbeitsplatz vermeiden
In der heutigen Arbeitswelt ist Kommunikation das Lebenselixier jeder Organisation, das den Austausch von Ideen und den Aufbau von Beziehungen ermöglicht. Trotz digitaler Kommunikationsmittel gehen jährlich über 40 Arbeitsstunden durch Missverständnisse verloren.
Effektive Kommunikation im Arbeitsalltag – Der Schlüssel zu weniger Missverständnissen und mehr Produktivität in der modernen, digital vernetzten Arbeitswelt.
Foto: PantherMedia / TarasMalyarevich
Kommunikation in der Arbeitswelt ist das pulsierende Herz einer jeden Organisation, das über Erfolg und Effizienz entscheidet. Sie geht weit über den bloßen Austausch von Informationen hinaus; sie prägt die Art und Weise, wie Mitarbeiter miteinander interagieren und Beziehungen aufbauen. In einem Umfeld, in dem offene und transparente Kommunikationsstrukturen herrschen, entsteht ein positives Arbeitsklima, in dem sich Mitarbeiter wertgeschätzt und gehört fühlen.
40 Arbeitsstunden im Jahr gehen durch schlechte Kommunikation verloren
In der heutigen Arbeitswelt erfolgt Kommunikation überwiegend auf digitalem Wege. Dies führt häufig zu einer überwältigenden Flut von Informationen und Nachrichten, die ohne ausreichenden Kontext übermittelt werden und eher Verwirrung als Klarheit stiften. Eine Nachricht, die in nur 30 Sekunden verfasst wurde, kann dazu führen, dass ein Team stundenlang im Kreis dreht. Die Auswirkungen auf Unternehmen können gravierend sein: Eine aktuelle globale Studie von Atlassian zeigt, dass mehr als ein Drittel der befragten Mitarbeitenden jährlich über 40 Stunden damit verbringen, die Absichten ihrer Kollegen zu entschlüsseln und zu verstehen.
„Wir nennen das ‚Emotional Overhead‘: die Zeit, die wir verschwenden, und der emotionale Aufruhr, der durch unklare oder zweideutige Kommunikation entsteht“, sagt Dr. Molly Sands, Head of the Teamwork Lab bei Atlassian. „Das stellt eine große Herausforderung für Unternehmen dar. Denn die Zeit, in der sich Büroangestellte fragen, was ihre Kollegen sagen wollen oder was ihr Vorgesetzter von ihnen will, könnten sie für geschäftskritische Aufgaben nutzen.“
Schriftliche Kommunikation führt oft zu Missverständnissen
Weltweit nutzen 93% der Arbeitnehmer regelmäßig schriftliche Kommunikationsmittel wie E-Mails, Instant Messaging und Dokumentationstools. Für 44% ist das Schreiben die Hauptform der Kommunikation. E-Mails sind dabei nach wie vor am beliebtesten im Job. Trotzdem berichten 61% der Arbeitnehmer, dass schriftliche Kommunikation oft zu Missverständnissen führt.
„Schriftliche Kommunikation ist enorm wichtig, doch ihre richtige Handhabung ist herausfordernd. Ohne einen präzisen, ausdrucksstarken Schreibstil ist es schwer zu erkennen, was wichtig ist, wie dringend eine Aufgabe ist oder wie sich die Kollegen fühlen. Eine Nachricht, die in 30 Sekunden geschrieben wurde, kann ein Team stundenlang aus der Bahn werfen. Da heute so viel online gearbeitet wird, können wir uns nicht immer auf Körpersprache und Tonfall verlassen, um unsere Botschaft zu vermitteln. Teams müssen mit Achtsamkeit, Menschlichkeit und Intention kommunizieren“, sagt Molly Sands. „Der emotionale Aspekt der Kommunikation muss durchscheinen – auch am Arbeitsplatz.“
Emojis erleichtern die Kommunikation
Die Atlassian-Studie zeigt, dass die Produktivität der Mitarbeitenden dreimal so hoch ist, wenn ihre Teams emotional kommunizieren. Das bedeutet, dass sie vielfältigere Kommunikationsformen als nur reinen Text verwenden. So nutzen 65% der Befragten Emojis, um ihren Ton und ihre Stimmung auszudrücken. Das erleichtert die tägliche Zusammenarbeit: Wenn Emojis Teil der Unternehmenskultur sind, lesen 78% der Arbeitnehmer eher Nachrichten, die Emojis enthalten. Außerdem fühlen sich 46% motivierter, wenn ihre Kollegen mit vielen Emojis auf ihre Nachrichten reagieren, und bei der Generation Z sind es sogar 68%. Die Studie zeigt auch, dass Teams sich stärker verbunden fühlen, wenn Emotionen in die Kommunikation am Arbeitsplatz einfließen.
Kommunikation in Deutschland und im Ausland
Die Ergebnisse in Deutschland stimmen größtenteils mit dem internationalen Trend überein, weisen aber einige interessante Unterschiede auf: Nur 36% der Büroangestellten in Deutschland nutzen hauptsächlich schriftliche Kommunikationsformen für den Austausch am Arbeitsplatz, während 76% persönliche Meetings bevorzugen – das ist deutlich mehr als in anderen Ländern. Zudem setzen 74% der deutschen Arbeitnehmer auf E-Mails. Moderne Kommunikationsmittel wie berufliche Messenger (z. B. Teams oder Slack) werden in Deutschland von nur 36% der Befragten genutzt, was weniger ist als in anderen Ländern. Auch auffällig: Nicht einmal ein Drittel der Deutschen (31%) lässt sich durch Emoji-Reaktionen motivieren, während in Indien 67% dieser Meinung sind – ein Unterschied von über 30%.
Kommunikationsstandards gemeinsam definieren
Sands betonte, dass Führungskräfte ihre Teams ermutigen sollten, Emotionen in ihre Kommunikation am Arbeitsplatz zu integrieren, da dies die Produktivität und das Zusammengehörigkeitsgefühl der Teams steigere und sie weniger durch emotionalen Ballast belastet würden. Er wies darauf hin, dass dies jedoch keine leichte Aufgabe sei, da Emotionen und deren Interpretation sehr individuell seien. Sands empfahl den Teams, sich auf ein gemeinsames Verständnis, Grenzen und Erwartungen zu einigen. Zudem sollten die Teams diese Kommunikationsstandards gemeinsam definieren, um Konflikte im Alltag und das Potenzial für Missverständnisse zu verringern.
Im Zeitraum vom 8. bis 24. August 2024 hat Atlassian in Zusammenarbeit mit YouGov 10.000 Büroangestellte aus den USA, Australien, Frankreich, Deutschland und Indien zu ihrer Kommunikation am Arbeitsplatz und der Produktivität in ihren Unternehmen befragt. Von den Befragten stammen 2.000 aus Deutschland.
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