10 Tipps für professionelle geschäftliche E-Mails
Geschäftliche E-Mails zu schreiben gehört zum Berufsalltag – im Büro, auf der Baustelle oder offshore. Trotzdem führen unklare Formulierungen, falsche Betreffzeilen oder ein zu scharfer Ton schnell zu Missverständnissen…
E-Mails schreiben: Bei der Formulierung kann es schnell zu locker werden.
Foto: panthermedia.net/AllaSerebrina
| Das Wichtigste in Kürze |
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Ob im Büro, auf der Baustelle oder gar Offshore – ein Großteil der Kommunikation läuft nach wie vor über E-Mail. Mal geht es um eine Rückfrage zur Zeichnung, eine Freigabe, oder einen Termin, der schon wieder wackelt. Und weil viele Nachrichten schnell rausgehen, klingt der Ton gelegentlich knapper und forscher als beabsichtigt.
Das Kniffelige daran: In einer geschäftlichen Mail fehlen Tonfall und Gesichtsausdruck (einmal abgesehen von eher semi-professionell wirkenden Emojis). Dazu kommt, dass E-Mails nichts vergessen und manchmal weitergeleitet, in Tickets kopiert oder später wieder hervorgekramt werden. Aus diesem Grund ist es mehr als sinnvoll, lieber gleich sauber zu schreiben als eine saloppe und vage formulierte Nachricht im Nachhinein zu bereuen.
Dabei braucht es gar keine besondere Sprachakrobatik. Ein klarer Betreff, eine gut gewählte Anrede und ein Text, der sofort sagt, worum es geht, sind bereits die halbe Miete. Die folgenden Regeln sind genau dafür gedacht: 10 Tipps für die perfekte Formulierung in geschäftlichen E-Mails.
Inhaltsverzeichnis
- 1. Geschäftliche E-Mails schreiben: Die richtige Anrede
- 2. Die perfekte Betreffzeile in geschäftlichen E-Mails
- 3. Geschäftliche E-Mails kurz und klar formulieren
- 4. Immer sachlich bleiben beim E-Mail schreiben
- 5. Auf Fremdwörter, Abkürzungen und Ironie verzichten
- 6. Links und Anhänge sparsam dosieren
- 7. Übersichtliche Struktur verwenden
- 8. Nur notwendige Empfänger adressieren
- 9. Passende Verabschiedung und Grußformel
- 10. Reaktionszeiten realistisch halten
1. Geschäftliche E-Mails schreiben: Die richtige Anrede
Eine E-Mail ist kein Chat. Sie ersetzt im Berufsalltag sogar immer öfter den klassischen Geschäftsbrief – an den Grundregeln hat sich dabei nämlich wenig geändert. An den Anfang der Nachricht gehört eine Anrede. Mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ ist das auch korrekt, wenn der Empfänger nicht eindeutig zuzuordnen ist.
Sobald Name und Ansprechperson aber bekannt sind, sollten diese auch direkt in der Anrede stehen: „Sehr geehrte Frau Müller“ oder „Sehr geehrter Herr Müller“. Falls ein akademischer Titel geführt wird, gehört er ebenfalls dazu, etwa „Sehr geehrter Herr Professor Müller“.
Unter Kolleginnen und Kollegen passt, je nach Unternehmenskultur, auch ein lockeres „Hallo Herr Müller“. Beim Erstkontakt wirkt das jedoch schnell etwas zu vertraut. In solchen Fällen ist ein formeller Einstieg meist die bessere Wahl. Der Ton kann später, wenn es sich anbietet, immer noch etwas lockerer werden.
2. Die perfekte Betreffzeile in geschäftlichen E-Mails
Die Betreffzeile ist der erste Filter beim Empfänger – und oft der Grund, warum eine E-Mail entweder sofort bearbeitet oder erst einmal in irgendeinen Ablage-Ordner geparkt wird. Deshalb sollte der Betreff immer ausgefüllt und das Thema so konkret benannt werden, dass sich die Nachricht ohne Nachdenken richtig einordnen lässt.
Allgemeine Begriffe wie „Wichtig“ oder „Frage“ helfen eher selten weiter, weil sie weder den Inhalt noch den Handlungsbedarf zeigen. Besser ist ein kurzer Betreff nach dem Muster Thema + Kontext + erwartete Aktion. In technischen Projekten können Zeichnungsnummern, Ticket-IDs oder ein Terminbezug sinnvoll sein, weil sich die Mail später im Posteingangs-Chaos leichter wiederfinden lässt.
Ebenso wichtig: Ein neuer Inhalt braucht einen neuen Betreff. Wer einen alten Thread für ein anderes Thema weiterverwendet, sorgt schnell für Verwirrung bei allen Beteiligten. Die Mail landet im falschen Kontext oder wird übersehen, weil der Verlauf schon lange „erledigt“ wirkt. Wenn sich das Thema ändert, gehört also auch die Betreffzeile aktualisiert.
Gutes Beispiel:
Freigabe Zeichnung A-123
Schlechtes Beispiel:
wichtig
3. Geschäftliche E-Mails kurz und klar formulieren
E-Mails werden selten in Ruhe gelesen. Meistens überfliegt der Empfänger den Text zwischen zwei Aufgaben. Auf dem Smartphone. Möglicherweise sogar unterwegs auf dem Armaturen-Display in der Rushhour. Umso wichtiger ist ein klarer Aufbau mit kurzen Sätzen. Am besten steht bereits in den ersten zwei bis drei Zeilen, worum es geht und was als Nächstes passieren soll. Lange Einleitungen, Schachtelsätze oder mehrere Themen in einem Absatz bremsen den Lesefluss und sorgen vermehrt für Rückfragen.
Als grobe Richtlinie gilt: Eine geschäftliche E-Mail sollte in der Regel nicht länger als eine A4-Seite werden. Wenn sich ein Thema nicht in wenigen Zeilen erklären lässt, hilft eine einfache Struktur mit Absätzen. Bei mehreren Punkten sind kurze Aufzählungen oft besser als Fließtext, weil sie schneller erfasst werden und der Empfänger gezielter antworten kann. Ebenfalls wichtig ist die Empfängerauswahl.
Gutes Beispiel:
Können Sie die Zeichnung A-123 Revision C bis Freitag freigeben? Zwei Punkte sind angepasst: Bohrdurchmesser und X-Versatz. Details im Anhang.
Schlechtes Beispiel:
Ich wollte nur kurz erwähnen, dass ich da noch mal drüber geschaut habe und eigentlich sind da ein paar Sachen, die man noch klären müsste, bevor wir das so weitergeben.
4. Immer sachlich bleiben beim E-Mail schreiben
Wenn es im Projekt nicht ganz rund läuft, ist die Versuchung groß, direkt klarzustellen, was schiefläuft. Genau da wird eine E-Mail schnell zum riskanten persönlichen Ventil. Bei unterschiedlichen Sichtweisen hilft nur eines: freundlich auf der sachlichen Ebene bleiben. Eine scharfe Formulierung lässt sich nicht mehr rückgängig machen, sobald sie einmal verschickt ist. Und im Gegensatz zum kurzen Wortwechsel auf dem Flur bleibt eine Mail lange Zeit dokumentiert.
Kritik sollte also so formuliert werden, dass sie überprüfbar ist. Also konkret auf Fakten, Anforderungen, Zahlen, Termine oder Vereinbarungen beziehen – nicht auf Personen. Wenn die Stimmung bereits angespannt ist oder es um Vorwürfe geht, ist E-Mail selten das richtige Medium. Dann ist ein kurzer Anruf oder ein Gespräch deutlich wirksamer, weil Rückfragen sofort geklärt werden und weniger Raum für (Fehl-)Interpretationen bleibt.
Gutes Beispiel:
Im aktuellen Stand fehlen die Werte aus Spezifikation X. Ohne diese Angaben ist eine Freigabe nicht möglich. Bitte reichen Sie die Daten bis morgen 12:00 nach.
Schlechtes Beispiel:
So kann man nicht arbeiten. Das ist wieder mal nicht vollständig und kostet nur Zeit.
5. Auf Fremdwörter, Abkürzungen und Ironie verzichten
Technische Teams sprechen oft in Kürzeln, Tool-Namen und Projektsprache. Intern funktioniert das gut, nach außen oder in gemischten Runden führt es aber schnell zu Rückfragen. Eine geschäftliche E-Mail sollte deshalb so geschrieben sein, dass der Empfänger sie auch ohne Übersetzungsarbeit versteht. Abkürzungen, interne Begriffe oder englische Fachwörter gehören nur dann in den Text, wenn sie wirklich nötig sind. Und wenn sie nötig sind, sollten sie beim ersten Auftauchen kurz erklärt oder ausgeschrieben werden.
Ironie und doppeldeutige Formulierungen sind ebenfalls ein Klassiker für Missverständnisse. In einer Mail fehlen Tonfall und Mimik, deshalb kommt eine witzig gemeinte Botschaft schnell als Angriff an. Ähnlich verhält es sich mit Emojis. In manchen Teams sind sie etabliert, in der formellen Kommunikation wirken sie jedoch häufig unpassend. Im Zweifel gilt, lieber klar formulieren als Stimmung mit Smileys retten.
Gutes Beispiel:
Bitte prüfen Sie die Änderungen in der Stückliste (Rev. C). Abkürzungen im Dokument sind in Abschnitt 1 erläutert.
Schlechtes Beispiel:
FYI: Das ist jetzt endlich compliant, wenn man’s richtig liest 😉
6. Links und Anhänge sparsam dosieren
Links sollten nicht im Fließtext versteckt werden. Nichts ist zeitraubender, wenn mitten im Satz auf eine Internetseite verwiesen wird. Besser ist eine klare Platzierung, entweder in einer eigenen Zeile oder gesammelt am Ende der Nachricht. So bleibt dem Empfänger überlassen, ob der Link sofort geöffnet wird.
Bei Anhängen lohnt ein kurzer Realitätscheck, vor allem die Dateigrößen im Blick zu behalten. Als Richtwert gelten 5-10 Megabyte. Wird es mehr, empfiehlt sich eine kurze Ankündigung oder alternativ ein Download-Link. Große (und besser auch kleine) Bilder sollten ebenfalls eher in den Anhang als direkt in den Textkörper. Dadurch verursachte lange Wartezeiten beim Öffnen der Mail führen nicht selten dazu, dass Anhänge oder Textpassagen ungelesen bleiben.
Im ungünstigsten Fall verstopft die Nachricht sogar das Postfach oder wird vom System aufgrund des monströsen Anhangs herausgefiltert und kommt nie beim Empfänger an. Und ganz banal, aber bestimmt schon jedem passiert: vor dem Versand prüfen, ob der angekündigte Anhang auch wirklich angehängt ist.
Gutes Beispiel:
Im Anhang finden Sie: Protokoll Begehung 22.01. (PDF, 2,4 MB). Link zur Fotodokumentation am Ende der Mail.
Schlechtes Beispiel:
Anbei alles Relevante.
7. Übersichtliche Struktur verwenden
Auch eine kurze Mail wirkt schnell unübersichtlich, wenn mehrere Themen in einem Block abgehandelt werden. Spätestens wenn mehr als 5-6 Zeilen zusammenkommen, hilft eine einfache Struktur: Absätze, klare Trennungen, pro Abschnitt ein Gedanke. Der Empfänger findet schneller den Kern, kann gezielter antworten und übersieht weniger.
Bei mehreren Punkten lohnt sich fallweise auch eine kleine Nummerierung. Das verdeutlicht die Erwartungen und reduziert sogenannte Ping-Pong-Mails. Ebenso hilfreich ist ein kurzer Schlusssatz, der sagt, was als Nächstes passieren soll.
8. Nur notwendige Empfänger adressieren
Nicht jede E-Mail muss zur Rundmail werden. In das „An“-Feld gehören die Personen, von denen eine Entscheidung, Rückmeldung oder Aktion erwartet wird. Wer nur informiert werden soll, gehört ins CC. Das spart Zeit, reduziert die Unordnung im Postfach und verhindert, dass sich niemand zuständig fühlt, weil „ohnehin alle aufgelistet sind“.
Die Antworten-an-alle-Funktion ist ebenfalls ein häufiger Stolperstein. Sinnvoll ist sie nur, wenn die Antwort wirklich für alle relevant ist. Sonst reicht eine direkte Antwort an den Absender – oder an die konkret betroffenen Personen.
9. Passende Verabschiedung und Grußformel
Vergessen Sie nicht, Ihre Mail mit „Mit freundlichen Grüßen“ abzuschließen. Auch „Beste Grüße“ oder „Viele Grüße“ sind im Berufsalltag üblich. „Liebe Grüße“ gehört dagegen eher in den privaten Schriftverkehr. Wenn einige Mails hin und her gehen, reicht oft auch ein kurzer „Gruß“ – der Abschluss sollte aber niemals komplett fehlen.
Bei geschäftlichen Mails sollte außerdem eine Signatur genutzt werden. Mindestens mit Namen, Telefonnummer und gegebenenfalls Postadresse. Das Gesetz (z.B. § 35a GmbHG) sieht außerdem vor, dass in einer Signatur Rechtsform und Sitz des Unternehmens, Registergericht und Handelsregisternummer sowie die Vor- und Nachnamen der Geschäftsführer angegeben werden.
Gutes Beispiel:
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
Projektleitung | Unternehmen | Tel. …
Schlechtes Beispiel:
LG 🙂
10. Reaktionszeiten realistisch halten
Eine E-Mail ist manchmal im Handumdrehen verfasst und verschickt, aber nicht automatisch auch schnell beantwortet. Wer das Medium nutzt, sollte nicht erwarten, dass der Empfänger innerhalb der nächsten Minuten reagiert – auch wenn das Thema subjektiv gerade dringend wirkt. Gut benimmt sich, wer wenigstens eine 24-Stunden-Frist einhält und erst danach höflich nachfragt. In vielen Teams gilt als Richtwert, innerhalb eines Arbeitstages zu antworten oder zumindest kurz zu bestätigen, dass die Nachricht angekommen ist und bearbeitet wird.
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