Absagen bei Bewerbungen: Muster und Best Practices

Wertschätzende Absagen: So hinterlassen Unternehmen trotz Nein einen positiven Eindruck bei Bewerbenden.

Foto: panthermedia.net/fizkes

Absagen gehören zum Bewerbungsprozess wie das Salz in der Suppe – niemand mag sie, aber ohne geht es nicht. Und doch gibt es große Unterschiede: Manche Schreiben sind so nüchtern und standardisiert, dass sie beim Lesen kaum mehr als ein Schulterzucken hervorrufen. Andere wiederum nehmen sich die Zeit für ein paar persönliche Worte, zeigen Wertschätzung und hinterlassen trotz der Enttäuschung einen positiven Eindruck. Gerade solche Absagen können für Unternehmen Gold wert sein. Denn wer sich ernst genommen fühlt, erinnert sich nicht nur gerne an den Bewerbungsprozess zurück, sondern zieht auch in Betracht, es zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal zu versuchen – und vielleicht dann genau die passende Verstärkung fürs Team zu sein.

Absage heute, Zusammenarbeit morgen

Stellen wir uns vor: Eine Kandidatin bewirbt sich bei Unternehmen A, bekommt eine höfliche, wertschätzende Absage – schade, aber die Worte bleiben positiv hängen. Kurz darauf landet sie bei Unternehmen B, wo sie eine Stelle bekommt. Monate später begegnen sich A und B in einem Projekt – und die Kandidatin, inzwischen auf Kundenseite, erinnert sich noch sehr genau, wie respektvoll man damals mit ihr umgegangen ist. Die Zusammenarbeit beginnt mit einem Vertrauensvorschuss.

Nun drehen wir das Szenario um: Hätte die Kandidatin bei Unternehmen A nur ein kühles Standardschreiben erhalten, vielleicht gar ohne Anrede, wäre der erste Eindruck im neuen Kontext wohl ein ganz anderer. Plötzlich wird eine simple Absage zu einem Puzzlestück im großen Bild von Image, Reputation und künftigen Geschäftschancen.

HR-Award für wertschätzende Absagen

Emphatische und professionelle Absageschreiben sind im Bewerbungsprozess ein oft unterschätztes Thema. Dabei können sie entscheidend dazu beitragen, wie ein Unternehmen langfristig im Recruiting wahrgenommen wird. Um das zu zeigen, haben eine HR-Beratung und die Bewertungsplattform kununu einen Wettbewerb ins Leben gerufen, der die Unternehmen mit den besten Absageschreiben auszeichnet. Gewinner wurden auf der Zukunft Personal Europe in Köln ausgezeichnet.

Mit dem HR-Award sollten Unternehmen ausgezeichnet werden, die Bewerberinnen und Bewerbern auch bei einer Absage mit Respekt, Empathie und Transparenz begegnen. Das Interesse war groß: Mehr als 50 Firmen reichten ihre Absageschreiben ein, um zu zeigen, wie sie diesen sensiblen Moment gestalten.

Die Jury, bestehend aus HR- und Kommunikationsexpert:innen, hatte die Aufgabe, aus zahlreichen hochwertigen Absageschreiben die besten auszuwählen. Bewertet wurde in drei Schritten: Zuerst zählten Individualität und Wertschätzung, dann Nachhaltigkeit und Perspektive, und schließlich Tonalität und Branding. Am Ende überzeugten drei Unternehmen in allen Kategorien: opta data, Mittwald und Westenergie. Sie standen ganz oben auf dem Siegertreppchen. Die feierliche Auszeichnung der Top Ten fand auf der Messe „Zukunft Personal Europe“ in Köln statt.

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Von Video-Feedback bis persönlicher Wertschätzung

Der Award-Gewinner opta data überzeugte die Jury mit einer besonders individuellen Absagepraxis im Videoformat. Das Unternehmen schafft es, in seinen Schreiben ein hohes Maß an Wertschätzung zu vermitteln und so auch nach einer Absage eine echte Verbindung zu den Kandidat:innen aufzubauen. Mittwald erreichte den zweiten Platz mit sehr detailliertem, individuellem Feedback, das für Transparenz und Anerkennung sorgt. Westenergie belegte Rang drei mit einem durchdachten Konzept, das neben persönlichem Feedback auch Anschlussgespräche und die Möglichkeit zu kununu-Bewertungen umfasst.

„Gute Absageschreiben sind ehrlich, empathisch und individuell. Wer Absagen ernst nimmt, zeigt Wertschätzung für die investierte Zeit und das Engagement von Bewerber*innen. Das schafft die Voraussetzung dafür, vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt doch noch einmal zusammenzufinden und zahlt nicht zuletzt positiv auf die Arbeitgebermarke ein. Die ausgezeichneten Unternehmen schaffen es vorbildlich, dies umzusetzen“, erklärte Marcel Rütten, Geschäftsführer von HR4you und Initiator des Wettbewerbs.

Muster-Absagen: professionell, persönlich, positiv

Eine wertschätzende Absage ist mehr als nur eine formale Mitteilung. Sie signalisiert dem
Bewerbenden Anerkennung für seine Zeit, sein Engagement und seine Qualifikationen, selbst wenn es für die aktuelle Position nicht passt. Mit einem gut formulierten Muster können Unternehmen professionell, empathisch und positiv kommunizieren, sodass Bewerbende die Absage als respektvoll und motivierend erleben.

Nun schauen wir uns an, wie man eine Absage formulieren kann, die nicht nur höflich, sondern auch wertschätzend ist, konstruktives Feedback gibt und den Bewerbenden motiviert. So hinterlässt die Absage einen positiven Eindruck und stärkt die Beziehung zum Unternehmen.

Absage, weil ein anderer Kandidat ausgewählt wurde

Manchmal fällt die Entscheidung zugunsten eines anderen Kandidaten. In solchen Fällen ist es wichtig, die Absage wertschätzend zu formulieren. Das Gespräch und die gezeigten Fähigkeiten sollten positiv hervorgehoben werden, um den Bewerbenden zu motivieren, sich bei passenden zukünftigen Stellen erneut zu bewerben. So bleibt ein positiver Eindruck erhalten und die Beziehung zum Unternehmen wird gestärkt.

Liebe/r [Name],

ich möchte mich herzlich bei Ihnen für das Gespräch und Ihre Bewerbung für die Position [Positionsbezeichnung] bedanken. Es war eine große Freude, Ihre Perspektiven, Ideen und Erfahrungen im Bereich [konkretes Fachgebiet oder Projekt] kennenzulernen. Besonders beeindruckt hat mich Ihre Herangehensweise an [konkretes Problem oder Projekt], Ihre Klarheit in der Argumentation und die Leidenschaft, mit der Sie Ihre Lösungen erläutert haben.

Nach reiflicher Überlegung haben wir uns für einen anderen Kandidaten entschieden, dessen Profil noch etwas näher an den unmittelbaren Anforderungen der Position liegt. Diese Entscheidung schmälert jedoch in keiner Weise den sehr positiven Eindruck, den Sie bei uns hinterlassen haben.

Ich möchte Ihnen daher ausdrücklich sagen: Ihre fachliche Expertise und Ihre persönliche Art sind außergewöhnlich, und ich bin überzeugt, dass Sie in einer passenden Position großen Erfolg haben werden. Bitte behalten Sie unser Unternehmen im Blick – wir würden uns freuen, wenn Sie sich bei zukünftigen passenden Stellen erneut bewerben.

Vielen Dank nochmals für Ihre Zeit, Ihre Offenheit und Ihr Engagement. Ich wünsche Ihnen alles Gute für Ihre berufliche Zukunft und bin sicher, dass sich spannende Chancen für Sie ergeben werden.

Absage, weil Anforderungen nicht ganz passten

Wenn die Qualifikationen eines Bewerbenden nicht vollständig mit den Anforderungen der Position übereinstimmen, sollte die Absage klar und wertschätzend formuliert werden. Stärken und positive Aspekte des Gesprächs oder der Bewerbung können hervorgehoben werden, um Motivation und Interesse für zukünftige passende Stellen zu erhalten. So bleibt der Bewerbende positiv mit dem Unternehmen verbunden.

Liebe/r [Name],

vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für das persönliche Gespräch zur Position [Positionsbezeichnung] genommen haben. Wir haben Ihre Lösungsansätze zu [konkretes Beispiel aus dem Gespräch] und Ihre strukturierte, analytische Herangehensweise sehr geschätzt – es war beeindruckend, Ihre Gedanken und Erfahrungen zu hören.

Nach sorgfältiger Prüfung aller Bewerber haben wir festgestellt, dass Ihre Qualifikationen nicht in allen Punkten exakt auf die Anforderungen der Position abgestimmt sind. Das schmälert jedoch keinesfalls den sehr positiven Eindruck, den Sie bei uns hinterlassen haben. Ihre Erfahrung, Ihre Fachkompetenz und Ihre engagierte Art sind Stärken, die Sie in einer passenden Rolle sicher erfolgreich einsetzen werden.

Wir danken Ihnen nochmals herzlich für Ihre Zeit, Ihre Offenheit und Ihr Engagement. Wir würden uns freuen, wenn Sie [Unternehmensname] weiterhin im Blick behalten und sich bei zukünftigen passenden Stellen erneut bewerben. Für Ihre weitere berufliche Entwicklung wünschen wir Ihnen alles Gute und viel Erfolg.

Mit herzlichen Grüßen

Absage, weil die Stelle intern nicht besetzt wird

Wenn eine Position intern zurückgezogen oder vorerst nicht besetzt wird, sollte die Absage respektvoll und transparent formuliert werden. Das Engagement, die Ideen und die Kompetenz des Bewerbenden können anerkannt werden, um den positiven Eindruck zu bewahren und zukünftige Bewerbungen zu fördern.

Liebe/r [Name],

vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für das Gespräch genommen und Ihre Ideen zu [konkretes Thema/Projekt] eingebracht haben. Wir haben Ihre Expertise, Ihre offene Art und Ihre Motivation sehr geschätzt – das Gespräch mit Ihnen war für uns besonders bereichernd.
Leider wurde intern entschieden, die Position [Positionsbezeichnung] vorerst nicht zu besetzen, sodass wir Ihre Bewerbung nicht weiter berücksichtigen können. Wir bedauern dies sehr, möchten Ihnen aber ausdrücklich für Ihre Zeit, Ihr Engagement und Ihre fachliche Kompetenz danken.

Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei zukünftigen passenden Stellen wieder in Betracht ziehen, und wünschen Ihnen bis dahin alles Gute.

Mit herzlichen Grüßen

Drei Schritte zu professionellen und empathischen Absageschreiben

Gut formulierte Absagen zeigen Respekt für die Zeit und das Engagement der Kandidaten und stärken gleichzeitig das Ansehen Ihres Unternehmens. Die Muster-Absagen setzen auf drei zentrale Punkte:

1. Persönlichkeit: Vermeiden Sie Standardfloskeln wie „Sehr geehrte/r Bewerber/in“. Sprechen Sie Kandidaten mit Namen an, bedanken Sie sich für ihr Interesse und beziehen Sie sich auf die konkrete Stelle.
2. Grund der Absage: Bewerbende möchten wissen, warum ihre Bewerbung nicht erfolgreich war. Studien zeigen, dass dies der wichtigste Frustrationsfaktor im Bewerbungsprozess ist. Unsere Muster helfen, verschiedene Absagegründe klar, positiv und wertschätzend zu formulieren.
3. In Kontakt bleiben: Halten Sie den Kontakt zu den Kandidaten offen – zum Beispiel durch Aufnahme in Ihren Talent Pool. So können Sie sie bei zukünftigen Stellenangeboten direkt ansprechen und langfristig gute Beziehungen aufbauen.

Warum Absagegründe oft nicht offengelegt werden

Viele Bewerbende sind enttäuscht, weil sie nicht erfahren, warum ihre Bewerbung abgelehnt wurde. Unternehmen haben dafür mehrere Gründe:

• Rechtliche Absicherung: Arbeitgeber möchten sich vor möglichen Klagen wegen Diskriminierung schützen (z. B. nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz).
• Viele gleichwertige Kandidaten: Bei einer großen Zahl passender Bewerberinnen und Bewerber lässt sich schwer ein eindeutiger Favorit bestimmen.
• Interne Entscheidungen: Manche Stellen werden nur pro forma ausgeschrieben oder bereits intern besetzt.
• Aufwand: Es ist für Unternehmen sehr zeitaufwendig, jede Absage individuell zu begründen.
• Konfliktvermeidung: Individuelle Begründungen könnten unangenehme Diskussionen mit abgelehnten Bewerbenden auslösen.
• Subjektive Faktoren: Teilweise wird die Entscheidung auch auf Sympathie oder Bauchgefühl getroffen.
• Ghost-Jobs: Manchmal war die Stelle gar nicht zu besetzen.

Warum Absagetexte oft juristisch geprüft sind

Absagen werden in der Regel mit vorformulierten Texten versendet, die von Juristen geprüft wurden – und das aus gutem Grund. Nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) darf ein Unternehmen niemanden wegen Alter, Geschlecht, Religion oder anderer persönlicher Merkmale benachteiligen.

Beispiel: Wenn ein jüngerer Bewerber ausgewählt wird, darf dies in der Absage keinesfalls erwähnt werden, da sonst rechtliche Konsequenzen drohen könnten. Gleiches gilt, wenn ein männlicher Bewerber den Zuschlag erhält, etwa weil eine Frau aufgrund einer möglichen Babypause als Risiko eingeschätzt wird. Unternehmen geben solche Gründe also niemals offen zu, um Klagen auf Schadenersatz zu vermeiden.

Wenn der Bewerbende absagt

Stellen wir uns eine Luxus-Situation vor: Der Kandidat oder die Kandidatin hat mehrere Jobangebote zur Auswahl. Nun ist er derjenige, der den anderen absagen muss. Genau hier zeigt sich, wie entscheidend respektvolle Kommunikation ist. Wer stattdessen „ghostet“ – also gar nicht reagiert oder die Absage unnötig hinauszögert – hinterlässt einen schlechten Eindruck und riskiert, langfristig sein eigenes Netzwerk zu belasten. Eine klare, höfliche und wertschätzende Absage bewahrt Beziehungen und zeigt Professionalität, selbst wenn man selbst den Kürzeren zieht.

Mit den Absagen richtig umgehen

Absagen gehören leider zum Bewerbungsprozess, können aber professionell und konstruktiv genutzt werden. Wichtig ist, sie nicht persönlich zu nehmen, sich Feedback zu sichern, wo möglich, und die eigenen Stärken weiterzuentwickeln. Wer Absagen richtig einordnet und daraus lernt, bleibt motiviert und erhöht seine Chancen für zukünftige Bewerbungen. Wer mehr darüber erfahren möchte, findet in unserer ausführlichen Berichterstattung „Bewerbungsmarathon: Was steckt wirklich hinter den Absagen?“ spannende Einblicke und praxisnahe Tipps von Arbeitsmarkt- und Netzwerkexpertin Ines Dauth.