Revisionssichere Archivierung: So erfüllen Unternehmen alle Vorgaben

Die Archivierung von Dokumenten und Daten ist ein zentraler Bestandteil der Unternehmensorganisation und erfüllt eine Vielzahl von Zwecken. Sie dient nicht nur der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Aufbewahrungsfristen, sondern auch der internen Effizienz und Sicherheit.

In einer zunehmend digitalen Welt stehen Unternehmen vor der Herausforderung, traditionelle Anforderungen mit modernen Technologien zu vereinen und gleichzeitig rechtliche sowie datenschutzrechtliche Standards zu erfüllen. Der folgende Text beleuchtet die wichtigsten Aspekte, Anforderungen und Chancen der Archivierung und gibt Einblicke in die vielfältigen Herausforderungen, denen sich Unternehmen in diesem Bereich stellen müssen.

Grundsätzliches zur Archivierung

Die Anforderung an eine Archivierung sind vielfältig. Zum einen müssen gesetzliche Vorgaben und Aufbewahrungsfristen eingehalten werden, um bei Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten die erforderlichen Dokumente vorlegen zu können. Zum anderen dient eine strukturierte Archivierung auch der internen Organisation und erleichtert den Zugriff auf relevante Informationen. Darüber hinaus gilt es auch, Vertraulichkeit und Integrität zu bewahren.

Unternehmen archivieren ganz unterschiedliche Dokumente. Darunter sind in der Regel Belege, Rechnungen, Geschäfts- und Steuerunterlagen. Kommt es zum Beispiel zu einer unangekündigten Steuerprüfung, müssen Firmen in der Lage sein, ihre Unterlagen auf Anfrage offenzulegen.

Eine mangelhafte oder unrechtmäßige Archivierung kann für Unternehmen gravierende Folgen haben. Neben Bußgeldern und Strafen drohen auch Nachteile in Gerichtsverfahren, wenn erforderliche Dokumente nicht vorgelegt werden können. Zudem kann der Ruf des Unternehmens Schaden nehmen, wenn der Eindruck entsteht, dass nicht sorgfältig mit Daten und Dokumenten umgegangen wird.

Gesetzliche Vorgaben und Aufbewahrungsfristen

Die gesetzlichen Rahmenbedingungen für die Archivierung von Dokumenten und Daten stehen in erster Linie in den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD. Dazu kommen noch weitere gesetzliche Vorgaben, die Unternehmen beachten müssen. Dazu zählen unter anderem das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO), das Umsatzsteuergesetz (UStG) sowie branchenspezifische Regelungen.

Unterschiede zwischen gesetzlichen und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen

Bei den Aufbewahrungsfristen ist zwischen gesetzlichen und steuerrechtlichen Vorgaben zu unterscheiden. Während das HGB beispielsweise eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren für Handelsbriefe vorsieht, schreibt die AO eine Frist von zehn Jahren für steuerlich relevante Unterlagen vor. Dazu zählen zum Beispiel Handelsbücher, Inventare und Bilanzen. Es gilt stets die längste geltende Frist für das jeweilige Dokument.

Zu den Dokumenten, die Unternehmen archivieren müssen, gehören unter anderem Rechnungen, Verträge, Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege sowie Jahresabschlüsse. Für Rechnungen gilt beispielsweise eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, für Geschäftsbriefe, Mahnbescheide und Buchungsbelege sind es sechs Jahre. In der Baubranche müssen Baupläne und Konstruktionsunterlagen sogar teilweise bis zu 30 Jahre lang archiviert werden.

Datenschutz und Archivierung – ein Blick auf die DSGVO

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt besondere Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten, die auch bei der Archivierung zu beachten sind. Unternehmen müssen die Grundsätze der Datenminimierung und Speicherbegrenzung einhalten, Daten also nur so lange speichern, wie es für den Zweck der Verarbeitung erforderlich ist. Zudem müssen sie die Rechte der betroffenen Personen wahren, etwa das Recht auf Auskunft oder Löschung.

Auch in technischen Dokumentationen können personenbezogene Daten enthalten sein, beispielsweise in Konstruktionsplänen oder Projektunterlagen. Hier gilt es, diese Daten so weit wie möglich zu anonymisieren oder zu pseudonymisieren.

Ist dies nicht möglich, müssen Unternehmen die betroffenen Personen über die Verarbeitung ihrer Daten informieren und ihre Einwilligung einholen. Gemäß DSGVO können Personen die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn diese nicht mehr benötigt werden oder unrechtmäßig verarbeitet wurden. Unternehmen müssen daher prüfen, ob und wann archivierte Daten gelöscht werden können. Gleichzeitig haben betroffene Personen ein Recht auf Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten. Das sollten Unternehmen bei der Archivierung berücksichtigen.

Compliance-Vorgaben und Archivierung in Unternehmen

Neben den gesetzlichen Vorgaben gibt es auch unternehmensinterne Compliance-Richtlinien, die bei der Archivierung zu berücksichtigen sind. Diese können sich beispielsweise auf die Aufbewahrung von Verträgen, Protokollen oder E-Mails beziehen und dienen dazu, die Einhaltung von Gesetzen und ethischen Standards sicherzustellen. Verstöße gegen Compliance-Vorgaben können nicht nur rechtliche Konsequenzen haben, sondern auch den Ruf des Unternehmens schädigen.

In manchen Branchen gelten besondere Archivierungsvorschriften, die über die allgemeinen gesetzlichen Anforderungen hinausgehen. So müssen etwa in der Automobilindustrie Konstruktionsunterlagen, Entwicklungsergebnisse und Prüfdokumente teilweise über Jahrzehnte hinweg aufbewahrt werden, um die Produkthaftung und -sicherheit zu gewährleisten. Ähnliche Regelungen gibt es auch in der Baubranche, der Flugzeugindustrie oder der Medizintechnik für die Archivierung von Plänen und Projektunterlagen.

Bedeutung von Zertifikaten bei der Archivierung

Qualitäts­managementnormen wie die ISO 9001 stellen ebenfalls Anforderungen an die Archivierung, die für zertifizierte Unternehmen verbindlich sind. So verlangt die ISO 9001:2015 die Aufbewahrung von dokumentierten Informationen. Konkrete Angaben zu Aufbewahrungszeiten gibt die Norm allerdings nicht. Die ISO 9001:2015 ordnet sich dabei den gesetzlichen und branchenspezifischen Gesetzen und Vorgaben unter. Sie gibt allerdings den Hinweis, dass die für das Qualitätsmanagement verantwortlichen Personen in einem Unternehmen klare Fristen für die Aufbewahrung vorgeben sollten. Es ist sinnvoll, dabei zum Beispiel die Produktlebenszeit zu berücksichtigen.

Chancen und Risiken der elektronischen Archivierung

Die elektronische Archivierung bietet gegenüber der Papierarchivierung viele Vorteile. Sie benötigt weniger Platz, lässt sich einfacher durchsuchen und man hat sie schneller im Zugriff. Bei dieser Art der Archivierung gelten die gleichen rechtlichen Vorgaben wie bei der herkömmlichen auf Papier, und es kommen noch weitere hinzu. So muss gewährleistet sein, dass die Daten nicht verändert werden können und sie während des gesamten Aufbewahrungszeitraums auslesbar sind. Dadurch ergeben sich hohe Anforderungen an die eingesetzten Archivsysteme und Dateiformate.

Um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, müssen elektronische Archive revisionssicher sein. Das bedeutet, dass jeder Zugriff auf die Daten protokolliert wird und nachträglich nicht unbemerkt verändert werden kann. Auch müssen die Daten vor Verlust und unbefugtem Zugriff geschützt werden, etwa durch Back-up-Systeme und Verschlüsselung. Eine wichtige Rolle spielen dabei Technologien wie die elektronische Signatur und der Zeitstempel.

Herausforderungen durch Cloud-Dienste und internationale Datenspeicherung

Die zunehmende Nutzung von Cloud-Diensten zur Archivierung stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen. Insbesondere bei der Speicherung von Daten außerhalb der EU sind die Vorgaben der DSGVO zu beachten, etwa hinsichtlich der Übermittlung in Drittländer. Auch müssen die vertraglichen Vereinbarungen mit dem Cloud-Anbieter sorgfältig geprüft werden, um die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen sicherzustellen.