Wenn in kleineren Unternehmen Beschäftigte länger erkranken, kann sich der Arbeitgeber über die Umlage U1 die Lohnfortzahlungskosten zum Teil wiederholen. Wie, das erklärt Arbeitsrechtsexpertin Claudia Knuth im Interview mit ingenieur.de.
ingenieur.de: Was ist die Umlage U1?
Claudia Knuth: Es handelt sich dabei um ein Umlageverfahren der Krankenkassen, das kleinere Unternehmen mit nicht mehr als 30 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern finanziell entlasten soll. Dabei wird monatlich für alle Beschäftigten ein Betrag eingezahlt und im Gegenzug kann das Unternehmen sich einen Großteil der Lohnfortzahlungskosten für erkrankte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erstatten lassen. Das sorgt für mehr Planbarkeit und Sicherheit im Umgang mit personellen Ausfällen.
Wo ist die Umlage gesetzlich verankert?
Das Verfahren ist seit 2006 im Aufwendungsausgleichsgesetz – kurz AAG – geregelt. Das Gesetz enthält insbesondere Normen zur Umlageerhebung sowie zum Ablauf des Erstattungsverfahrens.
Was bedeutet Umlageverfahren auf der Lohnabrechnung?
Claudia Knuth: Das Unternehmen zahlt monatlich einen U1-Beitrag bei der Krankenkasse des jeweiligen Beschäftigten ein, der auch auf der Lohnabrechnung ausgewiesen wird. Die Höhe dieses Beitrags richtet sich nach dem Monatsgehalt der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters und nach dem Prozentsatz des Gehalts, der im Krankheitsfall erstattet werden soll.
Wer muss die U1-Umlage zahlen?
Das Umlageverfahren wird ausschließlich durch den Arbeitgeber finanziert. Der oder die Beschäftigte muss also keinen anteiligen Betrag übernehmen, anders als beispielsweise bei den Beiträgen zur Sozialversicherung.
Was muss die Personalabteilung tun, um an das Geld zu kommen?
Zunächst zahlt der Arbeitgeber auch während der Arbeitsunfähigkeit wie immer das Gehalt weiter – an dem Umlageverfahren teilzunehmen, bedeutet also nicht, dass das Unternehmen von der Pflicht zur Entgeltfortzahlung befreit ist. Im nächsten Schritt ist dann ein Erstattungsantrag bei der Krankenkasse einzureichen. Das kann in der Regel direkt über das Abrechnungsprogramm erledigt werden. Das ist alles, was arbeitgeberseitig getan werden muss, im Anschluss erstattet die Krankenkasse den entsprechenden Betrag.
Wie hoch ist die U1? Wie wird die Umlage berechnet?
Je nachdem, welchen U1-Beitrag die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber einzahlt, können bis zu 80 % der Lohnfortzahlung erstattet werden. Der Beitragssatz hängt vom gewählten Erstattungssatz ab und variiert je nach Krankenkasse und Region. Für 2025 beträgt der reguläre Beitragssatz (70 % Erstattung) in der Regel 2,4 % bis 2,5 % des Bruttomonatsgehalts. Der ermäßigte Beitragssatz (50 % Erstattung) liegt bei etwa 1,7 % bis 1,9 % und der erhöhte Satz (80 % Erstattung) wiederum bei 3,6 % bis 4,0 %.
Welche Unternehmen müssen Beiträge zahlen? Wer ist von der U1 befreit?
Es sind grundsätzlich nur diejenigen Arbeitgeber umlagepflichtig und erstattungsberechtigt, die in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer beschäftigen. Generell vom U1-Verfahren ausgeschlossen sind alle öffentlichen Arbeitgeber, alle Unternehmen, die an die Tarifverträge des öffentlichen Dienstes gebunden sind, und die Spitzenverbände der freien Wohlfahrtspflege (z. B. das Deutsche Rote Kreuz und der Deutsche Caritasverband).
Können Ansprüche von den Unternehmen auch rückwirkend geltend gemacht werden?
Der Erstattungsanspruch verjährt erst vier Jahre, nachdem er entstanden ist. Über diesen Zeitraum kann er also noch rückwirkend geltend gemacht werden.
Es gibt ja noch eine Umlage. Was steckt hinter der U2-Umlage?
Das Umlageverfahren U2 soll Arbeitgeber von den finanziellen Belastungen des Mutterschutzes befreien, ihm liegt also ein sehr ähnlicher Grundgedanke wie der U1-Umlage zugrunde. So wie beim U1-Verfahren wird auch hier zunächst ein Betrag eingezahlt und im Gegenzug können Erstattungsansprüche gegen die Krankenkassen geltend gemacht werden, sobald der Arbeitgeber eine Entgeltfortzahlung im Mutterschutz leisten musste.
Wer muss hier einzahlen?
Auch die Umlage U2 zahlt die Arbeitgeberin oder der Arbeitgeber als Pflichtabgabe zur Finanzierung der Erstattungen für Mutterschutzaufwendungen an die jeweiligen Krankenkassen der Arbeitnehmerinnen. Dieser Beitrag ist für alle Unternehmen verpflichtend und nicht an die Mitarbeiteranzahl geknüpft. Dadurch sollen nicht nur Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber entlastet werden, sondern es soll primär auch dazu beigetragen werden, dass Frauen bei der Einstellung nicht benachteiligt werden, weil sie aufgrund ihrer etwaigen Familienplanung ausfallen könnten.
Wie viel Geld zahlen die Krankenkassen in Deutschland zurück?
Im U2-Umlageverfahren erhalten Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber 100 % der Entgeltfortzahlung bei Beschäftigungsverboten von der für die jeweilige Arbeitnehmerin zuständigen Krankenkasse erstattet. Anders als im U1-Verfahren gibt es hier also keine prozentuale Abstufung.
Wie ist das in anderen Ländern geregelt?
Das Umlageverfahren U1 ist eine deutsche Regelung, das Aufwendungsausgleichsgesetz kommt also ausschließlich hier zur Anwendung. Ich kenne kein anderes Land, in dem Unternehmen ebenfalls solche Erstattungsansprüche geltend machen können, aber sicherlich gibt es Länder, die vergleichbare Systeme haben. Trotzdem muss man betonen, dass der deutsche Gesetzgeber hier einen guten Weg gefunden hat, um kleine Unternehmen zu entlasten, ohne dabei finanzielle Nachteile für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu schaffen.
