BärGPT bringt Tempo in die Berliner Verwaltung

Die Digitalisierung der Verwaltung gehört seit Jahren zu den größten Herausforderungen des Landes. Hohe Fallzahlen, viele komplexe Verfahren und ein anhaltender Personalmangel machen neue Werkzeuge notwendig. Mit BärGPT stellt Berlin nun einen landeseigenen KI-Assistenten zur Verfügung, der die tägliche Arbeit vereinfachen soll. Entwickelt wurde das System von der Technologiestiftung Berlin und dem CityLAB – mit dem klaren Ziel, Verwaltungsaufgaben schneller, sauberer und präziser zu unterstützen.

Warum Berlin jetzt eine eigene Verwaltungs-KI einführt

Der KI-Assistent soll in der Praxis vor allem eines leisten: den Arbeitsalltag entlasten. Das System kann Antworten formulieren, Dokumente strukturieren, Texte übersetzen und Entscheidungsgrundlagen aufbereiten. Ziel ist es, Mitarbeitende von wiederkehrenden und zeitintensiven Aufgaben zu befreien, damit sie sich stärker auf fachliche Entscheidungen und individuelle Fälle konzentrieren können.

Wichtig ist den Verantwortlichen jedoch, dass die Entscheidungsgewalt nicht an eine Maschine abgegeben wird. Der KI-Assistent ist ein Werkzeug, kein Ersatz für Verwaltungswissen oder juristische Bewertung. Er schlägt Formulierungen vor, fasst zusammen, filtert relevante Passagen heraus – doch die letzte Prüfung, Freigabe und Verantwortung bleiben immer bei den Mitarbeitenden.

Wissensdatenbank trifft Sprachmodell

BärGPT basiert auf einem sogenannten „Retrieval-Augmented“-Modell (RAG). Dieses technische Prinzip unterscheidet sich von frei verfügbaren KI-Systemen, die auf ungefilterten Internetdaten basieren. Stattdessen nutzt die KI eine kontrollierte Wissensdatenbank, die aus offiziellen Verwaltungsdokumenten, Gesetzestexten, Verordnungen, Dienstanweisungen und öffentlich zugänglichen Landesinformationen besteht. Damit möchten die Verantwortlichen möglichst verhindern, dass BärGPT halluziniert.

Das RAG-Modell kombiniert dabei zwei Ebenen:

1. Eine Wissensdatenbank, die inhaltlich definiert, worauf das System zugreifen darf.
2. Ein Sprachmodell, das darauf basierende Antworten formuliert.

Während ChatGPT auf frei im Netz verfügbaren Daten trainiert wurde, stützt sich BärGPT bei der Antwortfindung auf eine klar begrenzte, kontrollierte Wissensdatenbank. Es sucht zuerst gezielt nach relevanten Informationen innerhalb der zugelassenen Dokumente und verarbeitet diese anschließend weiter. Dadurch wird das Risiko deutlich gesenkt, unpassende, veraltete oder schlicht falsche Aussagen zurückzubekommen.

BärGPT wurde bewusst modular entwickelt. Es ist also ein flexibles System, dessen einzelnen Bausteine – Wissensspeicher, Suchmechanismus und Sprachmodell – unabhängig voneinander aktualisiert oder ersetzt werden können. Diese Architektur erleichtert es, Sicherheitsupdates einzuspielen, neue Funktionsmodule anzudocken oder einzelne Bereiche zu prüfen, ohne das gesamte System zu verändern. Die Wartung und Weiterentwicklung des KI-Assistenten wird durch die Technologiestiftung Berlin übernommen.

Der neue KI-Assistent wurde vom CityLAB, dem Innovationslabor der Technologiestiftung Berlin, als Open Source-Lösung entwickelt und in enger Zusammenarbeit mit Verwaltungsbeschäftigten getestet und an die Bedürfnisse der Berliner Verwaltung angepasst.

Datenschutz als zentrale Säule des Projekts

Damit die KI-Lösung von der Verwaltung im Regelbetrieb genutzt werden kann, wurde der Fokus auf eine BSI-konforme Infrastruktur sowie hohe Datenschutz- und Sicherheitsstandards gelegt. Entscheidend sind daher drei Grundprinzipien:

Keine Nutzung von Nutzerdaten zum Training

BärGPT ist so konzipiert, dass alle Eingaben innerhalb einer geschützten Umgebung verarbeitet werden und nicht zu Trainingszwecken oder durch Dritte eingesehen werden.

Keine dauerhafte Speicherung sensibler Inhalte

Alle eingegebenen Daten dienen ausschließlich dem aktuellen Arbeitsprozess und verschwinden nach der Sitzung. Sie sind während Übertragung und Speicherung verschlüsselt und werden nach Zweckerfüllung ordnungsgemäß gelöscht.

Sichere Infrastruktur nach BSI-Standard

Persönliche Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren gemäß dem BSI C5-Standard gespeichert. Das bedeutet: Datentransfers werden verschlüsselt, Zugriffspfade sind reguliert, und es gibt keine manuelle Einsicht auf persönliche Daten durch Mitarbeitende.

F13 zeigt den Weg, BärGPT folgt

Baden-Württemberg hat bereits deutlich früher einen eigenen Weg eingeschlagen und mit dem KI-Assistenten F13 ein landeseigenes System aufgebaut, das seit 2023/24 in der Verwaltung eingesetzt wird. Entwickelt in Kooperation mit Aleph Alpha, war F13 eines der ersten Projekte in Deutschland, das konsequent auf souveräne KI setzte.

Während Berlin mit BärGPT jetzt seine eigene, datensouveräne Lösung an den Start bringt, kann die Stadt von den Erfahrungen profitieren, die Baden-Württemberg bereits gesammelt und offen geteilt hat. Berlin ist damit weniger Vorreiter, sondern eher Teil eines größeren Aufbruchs, bei dem mehrere Bundesländer gleichzeitig an der Digitalisierung der Verwaltung arbeiten.