Viele Selbstständige und Beschäftigte sitzen aktuell an ihrer Steuererklärung und an der Gewinnermittlung für das Steuerjahr 2024 und suchen händeringend nach weiteren Werbungskosten und Betriebsausgaben. Ein oftmals vergessener Ausgabenposten kann hier helfen. Gemeint ist die Abschreibung von privaten Gegenständen wie Pkw, Smartphone oder Laptop, die ausschließlich für berufliche Zwecke verwendet werden.
Einlage ins Betriebsvermögen
Lässt ein Einzelunternehmer das Jahr 2024 Revue passieren und stellt fest, dass ein privater Gegenstand (z.B. ein Smartphone) in diesem Jahr ausschließlich betrieblich genutzt wurde, kann er diesen Gegenstand in das Betriebsvermögen seines Unternehmens einlegen und steuersparend abschreiben. Der Einlagewert im Zeitpunkt der Einlage ist entweder der Teilwert oder bei Gegenständen, die innerhalb der letzten drei Jahre vor der Einlage angeschafft wurden, die fortgeführten Anschaffungskosten. Was zunächst kompliziert klingt, ist in der Praxis eigentlich ganz einfach umzusetzen.
Fortgeführte Anschaffungskosten
Wurde 2024 ein Smartphone, das im Dezember 2023 für 1800 € gekauft wurde, von Januar bis Dezember 2024 ausschließlich beruflich genutzt, dann wird der Einlagewert folgendermaßen ermittelt. Ausgangspunkt für die Ermittlung des Einlagewerts ist der Kaufpreis des Smartphones von 1800 €. Bei einer Nutzungsdauer von fünf Jahren (= 60 Monaten) muss nun die „fiktive“ Abschreibung für die Zeit der privaten Nutzung im Dezember 2022 und für die Monate Januar bis Dezember 2023 ermittelt und vom Kaufpreis abgezogen werden. Was übrig bleibt, ist der Einlagewert von 1410 € (Kaufpreis 1800 €: Nutzungsdauer 60 Monate = 30 € Abschreibung pro Monat x 13 Monate = fiktive Abschreibung 390 €; Kaufpreis 1800 € abzüglich fiktive Abschreibung 390 € = Einlagewert). Diese 1410 € können ab 2024 nun verteilt auf die Restnutzungsdauer von 47 Monaten gewinnmindernd abgeschrieben werden.
Besonderheiten beachten
Liegt der Einlagewert bei maximal 800 €, kann dieser Einlagewert in voller Höhe als Betriebsausgabe vom Gewinn abgezogen werden. Hier liegt ein geringwertiges Wirtschaftsgut vor. Je höher der Einlagewert ist, desto höher ist natürlich die Steuerersparnis. Auch ein Pkw oder eine Maschine, die bisher privat genutzt wurde, kann ins Betriebsvermögen eingelegt werden. Das bringt eine ordentliche Steuerentlastung. Doch beim Pkw muss beachtet werden, dass ab dem Zeitpunkt der Einlage zwar alle Pkw-Kosten steuerlich über die Firma laufen, im Gegenzug für die Privatnutzung jedoch ein Privatnutzungsanteil versteuert werden muss. Wird ein privater PC, ein privater Laptop oder ein privates Tablet ins Betriebsvermögen eingelegt, kann der Einlagewert unabhängig von der Höhe des Einlagewerts stets in voller Höhe als Betriebsausgabe verbucht werden. Diese Sonderregelung für Computerhardware und Software gilt seit 2021.
Geschenke
Übrigens gelten die Steuerspielregeln zur Einlage ins Betriebsvermögen auch für Gegenstände, die der selbstständige Ingenieur privat geschenkt bekommen hat und ausschließlich für seinen Betrieb nutzt. Hier müssen natürlich Nachweise vorgelegt werden, wie hoch der Kaufpreis für dieses eingelegte Geschenk gewesen wäre. Da nicht damit zu rechnen ist, vom Schenker eine Rechnung zu bekommen, sollte online nach dem Wert des Geschenks recherchiert und der gefundene Nachweis aufbewahrt werden. Konkret: Ein Selbstständiger bekommt zu seinem runden Geburtstag von seinen Freunden eine Werkzeugmaschine im Wert von 5000 € geschenkt, die er ausschließlich betrieblich nutzt. Obwohl er keinen Cent Ausgaben hatte, kann er die Maschine in sein Unternehmen einlegen und gewinnmindernd abschreiben.
Ermittlung des Teilwerts
Wurde der ins Betriebsvermögen eingelegte Gegenstand vor mehr als drei Jahren angeschafft, sind als Einlagewert nicht mehr die fortgeführten Anschaffungskosten maßgeblich, sondern dann muss der Teilwert ermittelt werden. Das ist der Wert, den ein gedachter Erwerber des gesamten Betriebs für den eingelegten Gegenstand noch bezahlen würde. Hier müssen also Nachweise gesammelt werden, wie viel ein gebrauchter Gegenstand im Zeitpunkt der Einlage noch Wert war. Hier empfiehlt sich, als Nachweise Internetrecherchen durchzuführen oder bei Einlage eines Pkw den Preis nach der sogenannten Schwacke-Liste zu ermitteln oder den Steuerberater darum zu bitten, den Teilwert zu ermitteln. Der Teilwert kann dann über die Restnutzungsdauer abgeschrieben werden.
Auch Beschäftigte profitieren
Die vorgestellten Steuerspielregeln gelten übrigens auch für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die private Gegenstände ausschließlich zur Ausübung ihres Berufs verwenden. Sie können die privaten Gegenstände ihrer beruflichen Sphäre zuordnen und diese beruflichen Arbeitsmittel anschließend als Werbungskosten abschreiben.
Besonderheit bei GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer
Wird der private Gegenstand eines GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführers durch die GmbH genutzt, kann das steuerlich nicht über eine Einlage abgebildet werden. Der GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer sollte den privaten Gegenstand seiner GmbH entweder zu fremdüblichen Konditionen vermieten oder verkaufen. In beiden Fällen sind kritische Fragen des Finanzamts vorprogrammiert. Ziel dieser Fragen ist es, auszuschließen, dass entweder der Kaufpreis oder die monatliche Miete deutlich über den Konditionen liegt, die ein fremder Dritter dafür bekommen hätte. Bei zu hohen Zahlungen würde das Finanzamt eine verdeckte Gewinnausschüttung unterstellen. Folge: Erhöhung des zu versteuernden Einkommens der GmbH um die zu hohen Zahlungen und die Besteuerung von Kapitalerträgen in Höhe der verdeckten Gewinnausschüttung auf der Ebene des Gesellschafters.
