Archivierung: der Weg vom DIN A4 zum archivierten PDF
Wie wird aus einem Blatt in einem Aktenordner eigentlich eine Archivdatei? Vorab: Es braucht systematisches Vorgehen und ausgereifte Technik.
Wie wird aus einem Blatt in einem Aktenordner eigentlich eine Archivdatei? Es braucht systematisches Vorgehen und ausgereifte Technik. Ganz so einfach ist es nicht, papierne Inhalte in digitalen Content umzuwandeln. Das aber ist für Verwaltungen und Unternehmen heute eine große Aufgabe und ein etabliertes Geschäftsfeld.
Foto: PantherMedia / Federico Caputo
Inhaltsverzeichnis
Digitalisierung hat nicht nur die papierlose Abwicklung des Tagesgeschäfts zum Ziel. Sie erfordert häufig auch die Umwandlung riesiger Mengen an Papier, die noch in vielen Archiven und Aktenschränken lagern, in speicherbare Daten. Die sollen anschließend nicht nur sicher untergebracht sein, sondern danach auch durchsucht werden können und vor allem nicht mehr geändert werden – genau so, wie ein Dokument, gedruckt auf Papier, unveränderbar ist. Platzmangel ist oft die Ursache, warum Behörden unterlagen digitalisieren.
Um die Akten und andere Firmenunterlagen, die in vielen Unternehmen noch auf Papier vorhanden sind, zu digitalisieren und rechtssicher und zuverlässig zu archivieren, bedarf es eines hohen Aufwandes, der weit über das Einlesen der Blätter und die Umwandlung in „Nullen und Einsen“ sowie Speicherung hinausgeht. Bei jedem Schritt gibt es außerdem Vorschriften, die zu beachten sind (s. S. 24). Das ist neben der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) auch die GoBD (die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“).
Im juristischen oder medizinischen Umfeld gibt es noch die Technische Richtlinie Resiscan. Durch eine Signatur wird garantiert, dass das Original und die Datei aus dem Scan 100 %ig übereinstimmen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, die Papiervorlage aufzubewahren.
An erster Stelle der Digitalisierung der Dokumente steht das Einscannen der Vorlagen
Bereits beim Scannen stellen sich Herausforderungen an die verwendeten Geräte, denn selten sind alle Vorlagen einheitlich. Handelt es sich um DIN-A4-Seiten, müssen diese schnell und genau eingelesen werden. Häufig sind Papiere beidseitig bedruckt. Auch das Format stellt manchen Scanner vor Herausforderungen – sei es, dass die einzuscannenden Seiten kleiner sind als DIN A4 oder dass dickeres oder dünneres Papier verwendet wurde.
Für das schnelle Einscannen von Dokumenten verwendet man in der Regel Einzugsscanner. Anders als der Einzelblatteinzug bei Multifunktionsgeräten oder Kopierern sind diese speziell für ihre Bestimmung optimiert. Die ImageFormula-Geräte von Canon zum Beispiel fügen beim Scannen der Datei eine elektronische Signatur hinzu und entsprechen damit der TR-Resiscan-Richtlinie. So sind sie auch im medizinischen Umfeld oder bei Rechtsanwälten verwendbar.
Das Einscannen von größeren Formaten, z. B. DIN A3 oder gar Pläne, erfordert häufig andere Hardware, ebenso wenn die Seiten in gebundener Form wie in einem Buch vorliegen. Hierfür gibt es spezielle Scanner, die zum Beispiel bei Büchern das gerade Einscannen erlauben und die Vorlage schonen. Der Zeutschel Aufsichtscanner OS 15000 etwa enthält eine „Buchwippe“, die beim Abscannen der Buchseiten die unterschiedlichen Dicken der beiden Buchhälften ausgleicht und so für ein verzerrungsfreies Scannerbild sorgt. Das Gerät gibt es auch mit einem Zusatz, der das automatische Umblättern der Buchseiten übernimmt.
Archivierung: Die Krux mit den Dateiformaten
Die gescannten Seiten müssen am besten noch beim Einscannen in ein digitales Dateiformat gebracht werden, das sich anschließend speichern und abrufen lässt – die gescannten Rohbilddaten des Scanners wären hierfür nicht geeignet.
Die gesetzlichen Vorschriften erfordern bei textbasierten Dokumenten wie Verträgen, Rechnungen etc., dass die Dateien durchsuchbar sind. Dafür durchlaufen sie in der Regel Texterkennungsprogramme (OCR, Optical Character Recognition), die aber teilweise auch bereits während des Scanvorgangs durch den Gerätetreiber übernommen werden.
Zugleich ist es erforderlich, dass die Daten später nicht mehr verändert werden können, um eine Manipulation zu verhindern. Gängiges Dateiformat ist zum Beispiel Adobe PDF/A, wobei die revisionssichere Variante den Zusatz „/A“ bekommt. Inzwischen gibt es neben der Originalversion PDF/A-1 (veröffentlicht 2005) Ergänzungen bis hin zu PDF/A-4 (2020). Immerhin ist das PDF als Dateiformat generell schon über 30 Jahre alt, Adobe stellte es erstmals 1993 vor.
Wie lassen sich digitale Inhalte dauerhaft archivieren?
Die Dateien, die der Scanner erzeugt hat, müssen jetzt noch gespeichert werden. Dabei gibt es wichtige Anforderungen. Zum einen sollten sie nicht zu viel Speicherplatz in Anspruch nehmen. Hierfür setzen die Archivierungssysteme Komprimierungsverfahren ein. Zum anderen dürfen die Dateien nach der Archivierung nicht mehr verändert werden können.
Das gewährleistet man, indem sie entweder nicht auf normalen Festplatten gespeichert werden, sondern auf solchen Datenträgern, die eine anschließende Änderung nicht zulassen, sogenannte WORM-Geräte. WORM steht für „Write Once Read Many“ – es kann also nur einmal geschrieben, aber beliebig oft darauf zugegriffen werden. Alternativ verwenden die Firmen zur Speicherung den Content Addressed Storage (CAS), der auf Festplatten durch andere Verfahren die Manipulierbarkeit der Daten verhindert.
Archivierung: Dokumentenmanagement macht archivierte Dateien wiederauffindbar
Um die Daten später auch wieder abrufen zu können, erlaubt eine Software den anschließenden Zugriff auf die digitalisierten Altakten, etwa wenn eine Steuerprüfung ansteht oder man aus sonstigen Gründen Informationen aus dem gescannten Aktenberg benötigt. Diese Programme heißen Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oder auch Enterprise Content Management (ECM). Diese agieren häufig nicht allein, sondern sind in die übrige Softwarestruktur des Unternehmens eingebunden.
Ein Beispiel ist ELO Digital Office. Der Firmenname steht für Electronic Leitz Office – ja, genau, der Hersteller der legendären Aktenordner kümmert sich auch um sein digitales Erbe, und zwar schon seit Jahrzehnten. Das ECM von ELO bietet Schnittstellen zu allen gängigen Softwarestrukturen, sei es Microsoft 365, SAP, Salesforce, aber auch Datev oder Spezialsoftware.
Archivierungsdienste entlasten
Archivierungsdienste helfen all jenen, die die Mühe, die in den Prozessen beschrieben wurde, nicht auf sich nehmen möchten oder können. Regional wie bundesweit operieren externe Dienstleister – zum Beispiel Reisswolf. Der Name deutet es schon an: Solche Firmen übernehmen auf Wunsch den kompletten Arbeitsaufwand vom Einpacken und Abholen der Aktenordner am Firmensitz über die Digitalisierung bis hin zur gesetzeskonformen Vernichtung der Papiere. Denn das ist ja am Ende das Ziel der ganzen Digitalisierung: die alten physischen Aktenberge so weit wie möglich abgetragen zu haben.
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