Finanzierung 03.09.2010, 19:48 Uhr

Forderungsmanagement ist Chefsache

Die Konjunktur hat Fahrt aufgenommen. Jetzt ist Liquidität Trumpf, um die Aufträge vorfinanzieren zu können. Zieht die Bank nicht mit, müssen andere Mittel her. Was viele Unternehmer nicht ahnen: In ihrem Forderungsbestand schlummert ein regelrechter Schatz, den es nur zu heben gilt.

Der Auftrag war zu verlockend. Gut ein Fünftel des gesamten Jahresumsatzes würde er in die Kasse spülen. Natürlich sichert man sich bei so einer Größenordnung ab. Also normalerweise. Aber der Kunde kaufte ja schon seit zwei Jahren regelmäßig, hatte jedes Mal prompt gezahlt und machte auch sonst einen sehr seriösen Eindruck.

Nur dieses Mal nicht. Keine Reaktion auf die Mahnung, der Geschäftsführer telefonisch nicht zu erreichen. Die viel zu spät angeforderte Wirtschaftsauskunft zeigt, dass der Kunde schon einmal, mit einer Vorgängerfirma, in die Insolvenz gegangen ist. Alarmstufe rot!

Kein Einzelfall. Das ergab die Frühjahrsumfrage der Wirtschaftsauskunftei Creditrefom zum Zahlungsverhalten. Während sich die Zahlungsmoral insgesamt wieder besserte, bewerteten die Unternehmen aus der Metall- und Elektrobranche, der Verkehrs- und Logistikwirtschaft sowie aus der Bauwirtschaft das Zahlungsverhalten ihrer Kunden mit schlechteren Noten als im vergangenen Jahr.

Mehr als jedes siebte Unternehmen musste der Umfrage zufolge 2009 über 1 % seines Jahresumsatzes aufgrund von Forderungsausfällen abschreiben. Klingt nicht viel? Für ein typisches mittelständisches Unternehmen mit einem Jahresumsatz von 2,5 Mio. € und einer Umsatzrendite von 5 % bedeutet das mindestens 0,5 Mio. € Mehrumsatz, um den Verlust zu kompensieren.

Selbst wenn die Forderung nur verspätet beglichen wird, kostet das Geld. Im Schnitt werden die Zahlungsziele innerhalb Deutschlands um 13 Tage überzogen. Im Export kommen häufig noch andere Usancen erschwerend hinzu: So gelten in Italien 90 Tage als übliche Zahlungsfrist, in Spanien 75 Tage. Wer seine Forderungen schneller durchsetzen kann, hat weniger Liquiditätsprobleme und verbessert auch sein eigenes Rating bei der Bank.

Doch mit dem Forderungsmanagement tun sich vor allem mittelständische Unternehmen schwer. Je jünger und je kleiner das Unternehmen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass das Debitorenrisiko unprofessionell gemanagt wird, erklärt Udo Brückner, Produktmanager Inkasso bei der Creditreform.

Oft mangelt es an ganz einfachen kaufmännischen Grundlagen. Leistungen werden zu spät in Rechnung gestellt, gemahnt wird nur unregelmäßig und übervorsichtig. „Sehr oft haben die Vertriebsmitarbeiter oder der Unternehmer selbst Angst, einen Kunden zu verlieren, wenn sie zu sehr auf pünktlicher Zahlung bestehen“, hat Brückner erfahren. Doch wer seine Kunden weiter beliefert, obwohl die vorherigen Rechnungen überfällig sind, erhöht das Risiko des Totalausfalls.

„Forderungsmanagement ist Chefsache“, meint der Inkasso-Experte. Das heißt nicht, dass der Unternehmer selbst mahnen solle, sondern dass er die Aufgaben und Verantwortlichkeiten zwischen Vertrieb und Rechnungswesen klar aufteilen müsse. Dem Chef komme dabei eine moderierende Rolle zu.

Regelmäßig sollten die Außenstände besprochen werden. „Dabei kann sich dann herausstellen, dass eine bestimmte Branche besonders schleppend zahlt, oder dass ein Vertriebsmitarbeiter die Zügel bei seinen Kunden zu sehr schleifen lässt.“

Sämtliche Zahlungserfahrungen müssten zusammen mit externen Informationen – z. B. von Wirtschaftsauskunfteien – in ein aussagekräftiges Berichtswesen einfließen. Auf Basis dieser Daten sollten den Kunden dann Limits zugeordnet werden, Betragsgrenzen, bis zu denen Aufträge ohne zusätzliche Prüfung ausgeführt werden. Ebenso wichtig ist laut Brückner, einen festen Mahnzyklus einzuhalten.

„Einige Firmen mahnen nur alle 30 Tage. Wenn uns eine Rechnung dann nach der dritten Mahnung zum Inkasso eingereicht wird, ist die Forderung schon 120 Tage alt.“ Er empfehle grundsätzlich alle zehn Tage zu mahnen. Eine dritte Mahnung bringe hingegen kaum mehr Erfolg. „Die wird dann nicht mehr ernst genommen. Nach der zweiten Mahnung sollte die nächste Eskalationsstufe folgen“, so Brückner.

Die besteht entweder darin, einen gerichtlichen Mahnbescheid zu beantragen oder zunächst einen Inkassodienst zu beauftragen. „Unser geschultes Personal kann Ausflüchte des Schuldners besser abblocken und ihm klar machen, dass die Zahlungsverzögerung sich auch auf dessen Bonitätsnote negativ auswirkt“, erklärt der Neusser.

Weitere Vorteile des professionellen Inkassos: Die Kosten muss in der Regel komplett der Schuldner tragen. Und bevor die Forderung zum Gericht geht, kann der beauftragte Inkassodienstleister prüfen, wie wahrscheinlich sie einbringbar ist.

Unternehmen können auch das Mahnwesen komplett gegen Gebühr an einen Dienstleister ausgliedern. Oder die Forderungen verkaufen. Creditreform bietet das Factoring schon für Firmen mit einem Jahresumsatz ab 200 000 € an.

Eine weitere Möglichkeit, Ausfallrisiken zu managen, ist die Kreditversicherung. „Selbst für kleine Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis 5 Mio. € gibt es schon eine Police“, erklärt Stephanie Charpentier von Coface Deutschland, einem der größten Anbieter. Voraussetzung: „Das Debitorenmanagement des Versicherungsnehmers muss den kaufmännischen Grundsätzen entsprechen und vor allen Dingen ein kaufmännisches Mahnwesen beinhalten.“

Bei der Entscheidung, ob Kreditversicherung oder Factoring das richtige Instrument ist, muss der Kunde abwägen, ob er lediglich eine Absicherung im Falle eines Forderungsausfalls benötigt, oder ob er jederzeit Liquidität bekommen will.

Der Kunde aus dem eingangs geschilderten Fall hat übrigens doch noch gezahlt – nachdem der Gläubiger sein Inkassobüro eingeschaltet hat. Von dem Geld will er sich eine Software leisten, um das Debitorenrisiko besser im Auge zu behalten.  MARTIN VOLMER

Ein Beitrag von:

  • Martin Volmer

    Redakteur VDI nachrichten. Fachthemen: Wirtschaft, Konjunktur, Wirtschaftspolitik.

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