Praxistipps und Rechenbeispiele 26.04.2021, 09:14 Uhr

Firmenwagen – Versteuerung und Co.: Worauf Sie unbedingt achten müssen

Ein Firmenwagen ist ein verlockendes Angebot, doch es gibt ein paar Dinge zu beachten: Wie ist das mit der Versteuerung? Wie funktioniert die 1-Prozent-Regelung? Kann ich den Dienstwagen auch privat nutzen? Und wer haftet bei einem Unfall?

Beim Thema Firmenwagen gibt es einiges zu beachten: Wie ist der Dienstwagen zu besteuern? Wie funktioniert die 1-Prozent-Regel? Was passiert beim Unfall? Foto: Panthermedia.net/WavebreakmediaMicro

Beim Thema Firmenwagen gibt es einiges zu beachten: Wie ist der Dienstwagen zu besteuern? Wie funktioniert die 1-Prozent-Regel? Was passiert beim Unfall?

Foto: Panthermedia.net/WavebreakmediaMicro

Für viele Ingenieure ist die Aussicht auf einen Firmenwagen reizvoll – besonders dann, wenn man ein Auto gestellt bekommt, das man sich sonst nicht leisten würde und dieses uneingeschränkt privat nutzen darf, wobei die Firma natürlich sämtliche Kosten übernimmt.

Allerdings ist das nicht immer so. Rund um das Firmenauto ist vieles denkbar. Das Thema ist ein weites Feld. Wer haftet, wenn etwas passiert? Darf ich damit ins Ausland? Wie läuft das mit der Steuer? Kann es sein, dass das verlockende Angebot nicht immer lohnt? Wir sagen, was man wissen muss.

Was ist der Unterschied zwischen Firmenwagen und Dienstwagen?

Und manch einer spricht noch vom Betriebswagen – gemeint ist aber immer dasselbe. Allein schon vom Gesetz her gibt es keine eindeutige Regelung (vom Steuerrecht abgesehen), so dass es auch keine Definition gibt, was unter einem Dienstwagen oder Firmenwagen zu verstehen ist. Beide Begriffe werden synonym verwendet und sagen aus, dass es sich um ein Fahrzeug handelt, das dem Arbeitgeber gehört und dem Arbeitnehmer für dienstliche Fahrten zur Verfügung gestellt wird. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitgeber das Auto gekauft oder geleast hat und dem Mitarbeiter überlässt.

Welchen Firmenwagen kann ich in welcher Position erwarten?

Dienstwagen gelten auch heute noch vielen als Statussymbol. Frei nach dem Motto: Je größer und teurer das Fahrzeug, desto höher die berufliche Position. Dem ist in der Praxis meist tatsächlich so. Demnach fahren Kräfte auf der mittleren Führungsebene meist ein Mittelklasseauto, höher angesiedelte Mitarbeiter werden mit Fahrzeugen der gehobenen Mittelklasse bedacht und das Top-Management gönnt sich die Oberklasse. Außerdem gilt oft: Je größer das Unternehmen, desto hochwertiger der Dienstwagen. Schließlich repräsentiert die Fahrzeugflotte auch die Firma.

Welches Modell kann ich als Firmenwagen wählen?

Das regelt meist die „Car Policy“ eines Unternehmens. In dieser Dienstwagenrichtlinie wird definiert, welche Mitarbeiter Dienstwagen in welcher Größenordnung (unter Umständen auch Marke, Modell, Motorisierung) zu welchen Bedingungen nutzen dürfen. Darin festgelegt werden auch Rechte und Pflichten, etwa, wer den Wagen überhaupt fahren darf (auch Angehörige?), ob und in welchem Umfang eine Privatnutzung erlaubt ist oder ob Auslandsfahrten gestattet werden. Das schafft auf beiden Seiten nicht nur Verbindlichkeit, es soll auch Neid und Missgunst unter Mitarbeitern verhindern sowie konfliktreiche Diskussionen mit dem Arbeitgeber um sehr spezielle (und teure) Fahrzeugvorlieben.

Darf ich einen Firmenwagen auch privat nutzen?

Meistens schon. Allerdings sind den Regelungen der Car Policy kaum Grenzen gesetzt: Von der totalen Überlassung ohne Einschränkungen samt Tankkarte über eine eingeschränkte Nutzung des Dienstwagens zu privaten Zwecken (die zum Beispiel Urlaubsfahrten untersagt) bis hin zu rein dienstlichen Fahrten, für die das Auto genutzt werden darf.

Wie wird ein Firmenwagen versteuert?

Hier wird es ein wenig komplizierter. Wer einen Dienstwagen nicht ausschließlich für den Job nutzt, der muss den Nutzen, den er etwa für Privatfahrten daraus hat, als „geldwerten Vorteil“ (gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 4 und § 8 Abs. 2 des Einkommensteuergesetzes) versteuern. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten: Die Pauschalmethode (1-Prozent-Regelung) und die Nachweismethode (mit Fahrtenbuch).

Wie genau funktioniert die 1-Prozent-Regelung oder Pauschalmethode?

„Bei der Pauschalversteuerung ist die private Nutzung für jeden Kalendermonat mit einem Prozent des inländischen Listenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung – zuzüglich der Kosten für Sonderausstattungen einschließlich der Umsatzsteuer – anzusetzen“, erklärt Steuerberater Dr. Ralf Erich Schauer aus Murnau am Staffelsee, „Wenn der Wagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, also meist dem Büro, sowie für Fahrten zu einem bestimmten Sammelpunkt oder zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet genutzt wird, erhöht sich der Wert für jeden Kalendermonat um 0,03 Prozent des Listenpreises pro Kilometer.“ Der Arbeitnehmer kann bei seiner Veranlagung zur Einkommensteuer Werbungskosten für Fahrten zwischen Wohnung und Büro in Höhe der Entfernungspauschale von 0,30 Euro ab dem 1. Entfernungskilometer je Arbeitstag geltend machen.

Experte Schauer verdeutlicht dies mit einer Beispielrechnung:

  • Annahme:
    • Bruttolistenpreis des Firmenwagens am Tag der Erstzulassung: 30.000 €
      Nutzung: privat und für Fahrten zwischen Wohnung und Büro (20 km einfach).
    • Geldwerter Vorteil:
    • Privatfahrten: 1 % von 30.000 € monatlich = 300 €
    • Fahrten zwischen Wohnung und Büro: 0,03 % von 30.000 € = 9 € × 20 km = 180 €
    • Geldwerter Vorteil monatlich insgesamt 480 €
    • Jährlich: 480 € × 12 Monate = 5.760 €

Mit der Pauschalmethode werden sämtliche Kosten rund um den Dienstwagen abgedeckt, also unter anderem Wertverlust, Kraftstoff, Steuern, Versicherung, Wartungen, TÜV, Inspektionen und Reparaturen.

Wie funktioniert die Versteuerung das Fahrtenbuch?

„Beim Fahrtenbuch müssen, um den geldwerten Vorteil ermitteln zu können, für die Privatfahrten die Gesamtkosten durch Belege nachgewiesen werden. Privat gefahrene Kilometer müssen zu den übrigen Kilometern abgegrenzt werden“, erklärt Schauer. Dabei können die vom Arbeitnehmer selbst getragenen Kosten sowie die vom Arbeitgeber weiterbelasteten Kosten in die Gesamtkosten einbezogen und als den geldwerten Vorteil minderndes Nutzungsentgelt behandelt werden, ergänzt der Fachmann.

Schauer rechnet vor, wie mit Fahrtenbuch der geldwerte Vorteil ermittelt wird:

  • Pkw-Kosten des Arbeitgebers: 7.000 €
  • Pkw-Kosten des Arbeitnehmers 3.000 €
  • Gesamtkosten des Firmenwagens 10.000 €
  • Privater Nutzungsanteil 40 % = 4.000 €
  • abzüglich Pkw-Kosten des Arbeitnehmers (= Nutzungsentgelt) = 3.000 €
  • Geldwerter Vorteil = 1.000 €

Welche Anforderungen muss ein Fahrtenbuch erfüllen?

Die sind relativ streng. Und das Finanzamt prüft das Fahrtenbuch gern akribisch. „Für dienstliche Fahrten sind Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Auswärtstätigkeit wichtig; außerdem Reiseziel und Reiseroute, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner“, erklärt Schauer:

„Für Privatfahrten reicht die Angabe der jeweils gefahrenen Kilometer. Für Fahrten zwischen Wohnung und Büro genügt ein entsprechender Vermerk im Fahrtenbuch mit Angabe der jeweils gefahrenen Kilometer.“

Es kann auch ein elektronisches Fahrtenbuch geführt werden. Voraussetzung: Aus ihm müssen dieselben Daten und Informationen wie aus einem manuellen Fahrtenbuch hervorgehen. Vor allem aber: Diese dürfen nachträglich nicht veränderbar sein. Außerdem müssen die Fahrten innerhalb von sieben Kalendertagen nach Abschluss der Fahrt im jeweiligen Webportal eingetragen sein, betont Schauer.

Welche Besteuerungsmethode eignet sich für wen?

Die beste Besteuerungsmethode ist natürlich die, durch die der Arbeitnehmer am wenigsten Steuern zahlen muss. Die Steuerhöhe richtet sich vor allem nach dem Umfang, in dem der Wagen zu beruflichen Zwecken genutzt wird.

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Schauer: „Pauschal gesagt: Wer eine weite Strecke zum Arbeitsplatz hat und nur wenige dienstliche Fahrten absolviert, sollte eher zum Fahrtenbuch greifen. Das Fahrtenbuch eignet sich zugleich auch für alle, die sehr viele dienstliche Fahrten leisten, da dann der geldwerte Vorteil entsprechend gering ausfallen wird. Auch bei Gebrauchtwagen lohnt sich ein Fahrtenbuch, weil hier ja die tatsächlichen Kosten relevant sind und keine Pauschalwerte. Für diejenigen, die wenig Zeit haben, ist die Pauschalversteuerung die komfortablere Lösung. Sie sorgt außerdem für Planungssicherheit.“ Sein Tipp: Einen ersten Eindruck kann man sich im Internet über Dienstwagenrechner verschaffen: „Sie sind jedoch nicht verbindlich und bieten keine steuerliche Beratung.“

Kann man die Methode der Versteuerung wechseln?

Das geht, aber nicht nach Gutdünken: Ein Wechsel der Besteuerungsmethode ist nur jeweils zum Jahresende möglich:

„Der Arbeitgeber muss in Abstimmung mit dem Arbeitnehmer im Vorhinein für jedes Kalenderjahr festlegen, mit welcher Methode abgerechnet wird. Das Verfahren darf während des Kalenderjahres nicht gewechselt werden, es sei denn, der Firmenwagen wird gewechselt“, erklärt Schauer.

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„Bei der Veranlagung zur Einkommensteuer ist der Arbeitnehmer nicht an das für die Erhebung der Lohnsteuer gewählte Verfahren gebunden. Aber auch in der Einkommensteuerveranlagung ist ein unterjähriger Wechsel von der 1 Prozent-Regelung zur Fahrtenbuchmethode für dasselbe Fahrzeug nicht zulässig.“

Wie können geleaste Fahrzeuge als Firmenwagen abgerechnet werden?

„Grundsätzlich gelten dieselben Regelungen wie beim Firmenwagen, der vom Unternehmen gekauft wurde“, so Schauer: Zur Anwendung der 1 Prozent-Regelung, insbesondere auch der 0,03 Prozent-Regelung, ist der Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung des geleasten Pkws zu ermitteln. Bei der Fahrtenbuchmethode treten die monatlichen Leasingraten an die Stelle der Abschreibung.

Welche Sonderregelungen gelten für Elektrofahrzeuge und Plug-in-Hybride als Firmenwagen?

Welche Regeln gelten, wenn der Dienstwagen ein Elektroauto ist? Foto: Peter Sieben

Welche Regeln gelten, wenn der Dienstwagen ein Elektroauto ist?

Foto: Peter Sieben

Stromer können lohnen. Schauer: „Bei zwischen 1. Januar 2019 und 31. Dezember 2021 angeschafften oder geleasten Firmenwagen halbiert sich die Bemessungsgrundlage.“ Das bedeute, dass bei der Bruttolistenpreisregelung der halbe Bruttolistenpreis und bei der Fahrtenbuchmethode die Hälfte der Absetzung für Abnutzung beziehungsweise der Leasingkosten angesetzt werde. Bei Elektrofahrzeugen, die davor angeschafft wurden, wird der Bruttolistenpreis beziehungsweise bei der Fahrtenbuchmethode die Bemessungsgrundlage für die Absetzung für Abnutzung pauschal um die Kosten um die Kosten für das Batteriesystem gemindert.

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Was passiert, wenn ich mit dem Dienstwagen geblitzt wurde?

Wer mit dem Firmenwagen geblitzt wird oder anderweitig gegen die Straßenverkehrsordnung verstoßen hat, muss in der Regel das Bußgeld selbst zahlen. Denn in Deutschland gilt die „Fahrerhaftung“. Heißt: Nicht der Halter des Fahrzeugs, sondern der Fahrer muss bei Verstößen dafür geradestehen. Die Bußgeldbehörde schickt das Knöllchen beziehungsweise den Anhörungsbogen an den Halter, also das Unternehmen, von wo aus die unangenehme Post an den Mitarbeiter weitergeleitet wird, der sich darum kümmern muss.

Wer haftet bei einem Unfall mit einem Firmenwagen?

Grundsätzlich kommt es darauf an, ob der Arbeitnehmer vorsätzlich oder fahrlässig gehandelt hat. Allerdings gibt es hierbei im Arbeitsverhältnis wichtige Einschränkungen. Danach kann der Mitarbeiter nicht a priori haftbar gemacht werden, weil ein Schaden ja erst durch das Arbeitsverhältnis und der damit verbundenen Weisungsbefugnis des Arbeitgebers möglich wird, wenn man im Firmenwagen unterwegs ist. Folglich muss der Arbeitgeber (mit-)haften. Definiert sind folgende drei grundlegende Konstellationen, die die Haftung untereinander regeln.

  • Bei leichter Fahrlässigkeit des Arbeitnehmers haftet die Firma.
  • Bei mittlerer Fahrlässigkeit des Arbeitnehmers wird die Haftung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt.
  • Bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz des Arbeitnehmers muss dieser voll haften.
Was passiert nach einem Unfall mit dem Firmenwagen? Wer haftet? Foto: Panthermedia.net/Lightpoet

Was passiert nach einem Unfall mit dem Firmenwagen? Wer haftet?

Foto: Panthermedia.net/Lightpoet

Abgesehen davon muss der Arbeitgeber das Fahrzeug ausreichend absichern, also eine Vollkaskoversicherung mit üblichem Selbstbehalt abschließen. Damit beschränkt sich die Haftung des Arbeitnehmers also auf die gängigen 500 Euro Selbstbehalt.

Lohnt ein Firmenwagen bei Selbständigkeit?

Für die meisten Selbstständigen macht es Sinn, ein Fahrzeug als Dienstwagen zu führen. Für sie besteht jedoch nur ein Wahlrecht zwischen Pauschal- und Fahrtenbuchmethode, wenn das Dienstfahrzeug zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird – und es sich somit um notwendiges Betriebsvermögen handelt. Liegt der dienstliche Nutzungsanteil darunter, muss der geldwerte Vorteil mit der Fahrtenbuchmethode ermittelt werden.

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Um diesen Nachweis gegenüber dem Finanzamt zu führen, genügt es, einmalig drei Monate lang aufzuzeichnen, wie der Wagen genutzt wird. Dafür verlangt der Fiskus kein Fahrtenbuch. Ausreichend sind beispielsweise formlose Eintragungen in Terminkalendern, Reisekostenaufstellungen sowie andere Abrechnungsunterlagen. Selbst eine tabellarische Auflistung privater und beruflicher Fahrten reicht aus. Ist der Anteil betrieblicher Fahrten auf diese Weise ermittelt worden, nutzt das Finanzamt von nun an entsprechende Prozentsätze. Tipp am Rande: Als Selbständiger kann man bei einem geleasten Fahrzeug die Raten als Betriebsausgaben steuerlich absetzen.

Hat man einen Anspruch auf einen Firmenwagen?

Nein. Es gibt keinen Rechtsanspruch. Einzige Ausnahme: Der Arbeitnehmer kann einen Verstoß gegen den arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz geltend machen. Wenn also sämtliche Mitarbeiter auf einer Hierarchieebene oder Abteilung einen Dienstwagen nutzen, nur man selber ohne ersichtlichen Grund nicht, dann könnte man versuchen, ein Fahrzeug einzufordern.

 Muss ich bei längerer Krankheit auf den Dienstwagen verzichten?

Wer krankheitsbedingt längere Zeit ausfällt, dem darf (zunächst) der Dienstwagen zur privaten Nutzung nicht entzogen werden. Es gelten die üblichen Regelungen: Bei einer langanhaltenden Erkrankung des Arbeitnehmers schuldet der Arbeitgeber eine Vergütung nach § 3 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz nur für einen Zeitraum von maximal sechs Wochen. Da auch die Überlassung des Dienstwagens einen Teil der Vergütung darstellt, erlischt auch der Anspruch auf den Dienstwagen nach diesem Zeitraum: Der Arbeitgeber könnte also nach sechs Wochen den Dienstwagen rechtswirksam zurückfordern.

Kann der Arbeitgeber den Dienstwagen einfach zurückverlangen?

Das ist eine in der Praxis konfliktreiche Frage, über die gern gestritten wird. Eigentlich ist die Sache klar: Sobald der Arbeitsvertrag endet, muss der Dienstwagen wieder an den Arbeitgeber zurückgegeben werden. Wie und wann das zu erfolgen hat ist meist im Dienstwagenüberlassungsvertrag fixiert oder in der Car Policy der Firma. Spannend wird es nur dann, wenn sich Arbeitgeber und -nehmer im Unfrieden trennen. Etwa, wenn unklar ist, wann man das Arbeitsverhältnis zwischen den beiden Parteien beendet hat. Klassischerweise hat der Arbeitgeber eine Kündigung ausgesprochen, die der Arbeitnehmer nicht akzeptiert und gegen die er im Rahmen einer Kündigungsschutzklage gerichtlich vorgeht. Was wird dann aus dem Dienstauto? Solange das Arbeitsgericht nicht entschieden hat, bleibt diese Frage in der Schwebe.

  • Vorsicht: Wird die Privatnutzung vom Arbeitgeber ausdrücklich verboten, man den Wagen trotzdem in der Freizeit nutzt und damit auffliegt, kann der Arbeitgeber den Dienstwagen nicht nur zurückfordern, sondern sogar die die Stelle kündigen.

Kann es sinnvoll sein, einen Dienstwagen abzulehnen?

Die Frage könnte auch lauten: Geld oder Auto? Lieber ein Gehaltsplus statt eines Dienstwagens? Das kann steuerlich durchaus sinnvoll sein. Steuerexperte Schauer sagt: „Wenn die Anschaffungskosten hoch, der Weg zur Arbeit weit und vielleicht sogar ein Fahrtenbuch geführt werden muss, ist die Anschaffung zu überdenken.“ Wobei die Pauschalversteuerung hier Abhilfe schaffen könne, „Wenn der Arbeitgeber sämtliche Kfz-Kosten übernimmt und der Arbeitnehmer ‚nur‘ die Versteuerung zu tragen hat, kann für den Arbeitnehmer ein Firmenwagen günstiger sein als ein Privatauto.“ Da hilft vorab nur etwas Rechenarbeit, wie hoch die individuelle Besteuerung durch den geldwerten Vorteil ausfallen würde. Tools im Internet helfen dabei. Sollte man am Ende zu dem Schluss kommen, dass die Steuerlast zu sehr ins Kontor haut, dann sollte man lieber vom Chef ein Gehaltsplus zu fordern, das dem Mehrwert eines Dienstwagens entspricht. Einen Anspruch darauf hat man natürlich nicht.

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Ein Beitrag von:

  • Chris Löwer

    Chris Löwer arbeitet seit mehr als 20 Jahren als freier Journalist für überregionale Medien. Seine Themenschwerpunkte sind Wissenschaft, Technik und Karriere.

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