Rechnungen von der Rolle, Auszüge am laufenden Band

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich bei ihrer Geschäftspost für Outsourcing. Mehr als 300 Kunden geben inzwischen ihre Druckdaten Online an ein PrintCom- Produktionszentrum der Deutschen Post. Dort werden die Briefe nicht nur gedruckt, sondern gleich postfertig an ein Briefzentrum weitergeleitet. Im vergangenen Jahr produzierte PrintCom knapp 1 Mrd. Sendungen und ist damit einer der größten digitalen Druckdienstleister in Europa.

Dieser Papiervorrat dürfte mehrfach für die Strecke Garmisch-Flensburg reichen. Bis an die Decke stapeln sich im Hochregallager die Papierrollen – jede mit 2 m Durchmesser und gut für etwa 70 000 Blatt: Nachschub für 22 pausenlos arbeitende Laserdrucker, die Woche für Woche knapp 74 t Papier von der Rolle bedrucken: Kontoauszüge, Telefonrechnungen, Rundbriefe, Kreditkartenabrechnungen und die über alles geschätzten Zahlungserinnerungen, die anschließend Blatt für Blatt, von Schneide-, Falz- und Kuvertiermaschinen verarbeitet und in Briefhüllen eingetütet werden.
„Mit einer einzigen Tagesproduktion könnten wir die Autobahn Garmisch-Flensburg komplett pflastern“, sagt Thomas Rieger, Betriebsleiter des PrintCom Produktionszentrums (PPZ) in Waiblingen bei Stuttgart während er mit kritischem Blick das Einfädeln einer Papierrolle in eine Druckmaschine beobachtet.
In Waiblingen nahm die Deutsche Post im Mai ihr achtes und, nach Ratingen, zweitgrößtes digitales Druckzentrum in Betrieb weitere Standorte sind in Frankfurt/Main, Leipzig, Berlin, Nürnberg, Hannover und Hamburg. Wie alle PPZ liegt auch in Waiblingen der moderne Flachbau in der Nähe des Bahnhofs und in direkter Nachbarschaft zu einem Briefzentrum der „Gelben Post“.
Seit 1994 gibt es „ePost Classic“, den schnellen, elektronischen PrintCom-Briefservice für Großversender. Seitdem ist dieser Geschäftsbereich beständig auf Wachstumskurs, allein im vergangenen Jahr wurden knapp 1 Mrd. Briefe gedruckt: „Gegenüber dem Jahr 2000 verzeichnen wir damit einen Zuwachs von 74 %. PrintCom ist heute einer der größten digitalen Druckdienstleister in Europa und ein sehr erfolgreiches Geschäftsfeld der Deutschen Post“, konstatiert Christian Dürig, Geschäftsführer Finanzen, Marketing und Vertrieb, der die PrintCom-Filialen von der Bonner Zentrale der PrintCom aus dirigiert.
Telekommunikationsunternehmen, Finanzdienstleister, Versicherungen, Industrie, Versorgungsunternehmen und Handel, aber auch Städte und Kommunen: Mehr als 300 Kunden liefern inzwischen bei der Post ihre „Regelkommunikation“ – Rechnungen, Mahnungen, Serienbriefe oder Kontoauszüge – auf elektronischem Weg an eines der PPZ – rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr. „Den Rest, vom Druck bis zur Frankierung, erledigen wir, nach den Regellaufzeiten der Deutschen Post erreichen die Sendungen am nächsten Tag ihre Empfänger“, so Günter Domann, Geschäftsführer Produktion und Systeme.
Leise ist es nicht gerade in der 5000 m2 großen Halle – Druckmaschinen und Kuvertiermaschinen klappern und rasseln. Aber einen Gehörschutz trägt keiner der gut 30 Arbeiter im PPZ Waiblingen.
Etwa 60 IT-Spezialisten sorgen im technischen Knotenpunkt der PrintCom in Frankfurt für den reibungslosen Ablauf des komplexen Planungs-, Produktions- und Steuerungssystems. Zunächst wird der Datenstrom jedes Kunden an der Eingangs-Datenschnittstelle mit einer speziellen Software automatisch auf das interne Format konvertiert und nach Adressen sortiert. Da es sich um sensible persönliche Informationen handelt, sind die Daten verschlüsselt, und alle PrintCom-Mitarbeiter dem Postgeheimnis verpflichtet.
Nach dem Abgleich der Daten werden die einzelnen Aufträge, die oft mehr als 100 000 Briefe umfassen, automatisch auf die acht PPZ verteilt.
Ist ein Druckjob erledigt, wird dies vom System automatisch an die Zentrale gemeldet. Zudem ermöglicht die Vernetzung der Druckzentren eine effiziente Nutzung der Kapazitäten und garantiert die pünktliche Bearbeitung der Aufträge – auch dann, wenn ein Druckzentrum einmal komplett ausfallen sollte.
Dank der raschen Online-Abfrage des Produktionsstandes kann sich der Kunde jederzeit darüber informieren, wie weit sein Auftrag gediehen ist: Werden die Druckdaten bis 8 Uhr übermittelt, wirft der Postbote die Sendungen am nächsten Morgen in den Briefkasten des Empfängers. Pünktlichkeit und Flexibilität werden – neben exzellenter Druckqualität und Datensicherheit – von den PrintCom-Kunden besonders geschätzt – gerade bei zeitkritischen Sendungen wie Rechnungen oder Mahnungen.
Und, seit der Verlängerung der Börsenöffnungszeit von 18 auf 20 Uhr, auch bei Wertpapierabrechnungen. In eigener Regie ist es für die Banken so gut wie unmöglich, die aktuelle Wertpapierabrechnung noch am selben Abend auf den Postweg zum Kunden zu bringen. Deshalb nutzen inzwischen viele Banken den Späteinlieferungs-Service der PPZ bis 21 Uhr. Gedruckt wird über Nacht, der Bankkunde wird so prompt über seine Transaktionen informiert und die Bank spart erhebliche Kosten, bis zu einigen Euro pro Sendung: „Durch dieses Outsourcing kann der Kunde Spitzenbelastungen abbauen, spart die Investition für eigene Drucker und Kuvertiermaschinen und optimiert den Personaleinsatz. Selbstverständlich geben wir die Rabatte, die wir beim Einkauf unserer riesigen Papiermengen erhalten, an unsere Kunden weiter“, so Christian Dürig.
Wenigstens 50 000 Briefe pro Mailing oder 250 000 Sendungen übers Jahr müssen es indes schon sein, damit die Rechnung aufgeht.
In den acht PPZ wurden 2001 insgesamt 2 Mrd. Blatt, bzw. 3,2 Mrd. Seiten bedruckt. Darunter rund 600 Mio. Telefonrechnungen der Deutschen Telekom, 95 Mio. Kontoauszüge der Postbank und rund 40 Mio. Eurocard- und Visaabrechnungen der GZS Gesellschaft für Zahlungssysteme.
Für mehr als 50 Kommunen druckt PrintCom die Wahlbenachrichtigungen, zunehmend auch Lohnsteuerkarten.
Im Waiblinger Produktionszentrum programmiert Maschinen-Operator Ünit Altan über einen Touchscreen gerade eine Kuvertiermaschine. Was ein paar Schritte weiter von der Druckrolle kommt, Seite für Seite automatisch geschnitten, gefalzt, zusammengelegt, kuvertiert, frankiert und nach Postleitzahlen vorsortiert, sind vor allem Telekom-Rechnungen: „Egal, wie umfangreich die Rechnung ist, das richtige Anschreiben muss immer oben drauf, der Rechnungsträger immer unter den gesamten Ausdrucken liegen“.
Für Bareinzahler werden die Überweisungsformulare dazu sortiert und, je nach Kundenwunsch, bis zu vier verschiedene Werbebeilagen. Die Leselogik der Maschine steuert Blattsequenz, Zuführung der Beilagen, der Hülle und den Verschluss des Briefes.
Altan zieht ein verknicktes Blatt aus der Anlage, trotz automatischer Qualitätskontrolle legt sich immer mal wieder ein Umschlag quer, zerknittert ein Blatt: „Diese Sendungen werden automatisch rausgeschmissen und nachgedruckt. Wenn der Druckjob 100 000 Briefe hat, gehen auch exakt 100 000 Sendungen raus.“
Neben solchen Massensendungen bietet PrintCom seit März diesen Jahres auch eine „Mailing Factory“ an: „Marktanalysen haben gezeigt, dass selbst mittelständische Unternehmen bei der Individualkommunikation per Brief einen großen Bedarf an Outsourcing haben“, weiß Dürig.
Bei diesem neuen Service von ePost Classic schicken die Firmen den Druckbefehl von ihrem PC nicht mehr zum eigenen Drucker, sondern direkt an einen im Unternehmen installierten Server. Unterschriften können als Graphik in die Briefe eingefügt werden. Zu festgelegten Zeiten gehen die Druckdaten dann an PrintCom, werden dort tagesaktuell auf Firmenpapier des jeweiligen Unternehmens gedruckt und postfertig an ein Briefzentrum weitergeleitet: Dieser Service wird gleichsam zur zentralen elektronischen Poststelle, was besonders bei mehreren Firmen-Standorten große Vorteile bietet. Die gute alte Poststelle dürfte damit auch in manchem mittelständischen Unternehmen bald ausgedient haben. BURKHARD JUNGHANSS

Enormer Markt
PrintCom – bald auch in Farbe
Nach einer Studie des Marktforschungsinstitutes McKintel Ltd. wird das Marktpotenzial für „hybride Briefe“ in Europa bis 2005 rasch wachsen. Dies gilt besonders auch für zielgruppenorientierte Marketingbotschaften in Kombination beispielsweise mit Rechnungen, denn inzwischen weiß man: Ungezielte Werbung, sogenannte „Junk Mail“ landet meist ungelesen im Papierkorb. „Wir stellen ein zunehmendes Zusammenwachsen von Regel- und Werbekommunikation fest, wodurch Unternehmen ihre oft unnütze Werbeflut einschränken möchten“, konstatiert Christian Dürig. Viele Kunden sagen sich: Wenn ich ein oder zwei Blatt Papier im Kuvert habe, ist ja noch Luft für eine gezielte Werbebotschaft. In den PrintCom-Produktionszentren wird derzeit noch ausschließlich in Schwarz-Weiß gedruckt. Doch immer mehr Kunden fragen nach Farbe, etwa für das Firmenlogo, oder um den Endbetrag einer Rechnung hervorzuheben, vor allem aber für den Farbdruck ihrer Werbebroschüren. Bislang werden diese separat angeliefert und automatisch in die Mailings einsortiert. Ideal wäre es, diese Broschüren vor Ort digital mitzudrucken, dies würde Kosten sparen, da die Beilagen nicht mehr extra einsortiert werden müssten. Deshalb wird derzeit im Ratinger Druckzentrum ein digitaler, im xerographischen Verfahren arbeitender Vollfarbdrucker erprobt. Mit der Druckqualität sind die Beteiligten wohl einverstanden, doch die Kosten verhindern derzeit noch eine breite Anwendung. Tintenstrahldrucker sind zwar preisgünstiger, halten aber die hohe Stückzahl nicht durch. In ein bis zwei Jahren wollen die PrintCom-Zentren mit der Technologie soweit sein, dass in hohen Stückzahlen farbig gedruckt werden kann. jun