Drucker 17.09.2004, 18:33 Uhr

Mehr Effizienz für den Büroalltag

VDI nachrichten, Düsseldorf, 17.9.04 -Wer heute in seiner Firma neue Drucker anschafft, alte Geräte ersetzen will oder wenn ein Consulting-Unternehmen eine neue Druckerlandschaft für die Büroumgebung empfiehlt – dann kommen in aller Regel vermehrt Laserdrucker auf Multifunktionsbasis zum Einsatz. Die Tendenz gibt es seit Jahren, doch erst jetzt wird dieser Umschwung bei Unternehmen – aber auch beim Endanwender – zum durchgreifenden Markttrend.

Multifunktionsgeräte oder AIOs (All-in-Ones, alles in einem) erledigen neben dem klassischen Druckjob auch andere Aufgaben wie Dokumente kopieren oder einscannen sowie Faxe versenden und empfangen. Je nach Modell integrieren die Hersteller weitere nützliche Funktionen wie etwa das direkte Versenden eines eingescannten Dokuments per E-Mail.
Ob im kleinen Büro oder im Konzern: Wer noch separate Geräte wie Fax, Kopierer, Drucker und Scanner im Einsatz hat, sollte den Umstieg auf ein Multifunktionsgerät kalkulieren. Hersteller wie Ricoh, Xerox, Kyocera Mita, HP oder Konica-Minolta bieten Beratung zum Umstieg an. Besser, weil unabhängig, aber auch teurer ist der Rat eines Consulting-Unternehmens, das herstellerunabhängig die IT-Landschaft analysiert und nach Bedarf neue, kostengünstigere Lösungen vorschlägt.
Wo zumindest ein Drucker und ein separates Faxgerät oder ein Kopierer im Einsatz sind, kann der Umstieg auf ein Multifunktionsgerät bereits lohnen. Je mehr Einzelgeräte sich einsparen lassen, desto höher die Effizienz: Die Lagerhaltung von verschiedenen Verbrauchsmaterialien sinkt beträchtlich. So ist nur noch ein Tonertyp für das AIO nötig und nicht mehr verschiedene Typen für Drucker, Kopierer und Faxgerät.
Kosten lassen sich auch bei der IT-Abteilung sparen, wenn weniger Geräte im Einsatz sind. Mitarbeiter müssen weniger Eingriffe wie Tonerwechsel, Papier nachlegen, Papierstau entfernen und so weiter vornehmen, was vor allem bei Unternehmen mit vielen Mitarbeitern stark ins Gewicht fällt.
Der Trend in den Büros geht weg vom persönlichen Arbeitsplatzdrucker hin zum Abteilungs- oder Gruppendrucker. Wer partout auf seinen eigenen Drucker besteht, dem ist immer noch die Möglichkeit eines einfachen, kleinen Desktopdruckers gegeben.
Für den Druck von vertraulichen Daten ist ein Drucker auf dem eigenen Schreibtisch nicht nötig. Die meisten großen Multifunktionsgeräte beherrschen die Funktion „vertrauliches Drucken“. Nach dem Absenden des Druckjobs wartet das Gerät so lange, bis ein entsprechender Zahlencode eingegeben ist. So ist sicher gestellt, dass nur derjenige den Ausdruck erhält, der den Zahlencode kennt.
Drucken mehrere Personen gleichzeitig verschiedene Dokumente, wäre es problematisch, diese später in der Ablage auseinander zu sortieren. Die Hersteller lösen dies mit einer Versatzablage oder mit getrennten Fächern (Mailbox). So lässt sich in einer Arbeitsgruppe für jeden Mitarbeiter ein eigenes Ausgabefach im Drucker anlegen.
Auch beim Farbdruck geht der Trend in Richtung Multifunktionalität. Selbst kleine, billige Farblaser lassen sich mittlerweile zum einfachen AIO aufrüsten. Konica Minolta bietet beispielsweise den ScanCopy 2300 DL an, ein einfacher GDI-Farblaser, dem der Hersteller einen billigen Scanner aufgesetzt hat. Empfehlenswert ist das Produkt indes nicht einmal für den privaten Gebrauch.
Fürs Homeoffice oder für Büros mit ein bis drei Mitarbeitern gibt“s bereits kleine, produktive DIN-A4-Schwarzweiß-Multifunktionsgeräte mit Flachbettscanner ab rund 450 €. Die Geräte arbeiten mit einem Drucktempo ab 10 Seiten/min. Wer bei der Auswahl zusätzlich auf die Druckkosten achtet, hat die Anschaffungskosten schnell wieder drin. Diese Geräte gibt es zum Beispiel von Brother, HP oder Samsung.
Für größere Büros, in denen viel gedruckt, kopiert und gefaxt wird, bietet sich die Mittelklasse der AIOs an, die ab rund 2000 € zu haben ist. Je nach Druckaufkommen sollten die Multifunktionsgeräte mindestens 24 Seiten/min bewältigen können und sich um Finishing-Optionen wie etwa Locher, Hefter oder Sortierer erweitern lassen.
Die Geräte sind mit einem schnellen Prozessor ausgestattet, um auch in der Rushhour mit allen ankommenden Druckjobs und Kopieraufgaben fertig zu werden. Die meisten Geräte dieser Klasse sind von Hause aus netzwerkfähig, damit die komplette Abteilung den Drucker mit all seinen Funktionen nutzen kann. Anbieter sind zum Beispiel Xerox, HP, Kyocera Mita und Ricoh.
In großen Unternehmen oder Behörden, in denen häufig hohe Druck- oder Kopierauflagen produziert werden, sind die kleinen und mittleren Multifunktionsgeräte völlig überfordert. Ihr Platzen nehmen multifunktionale Kopiersysteme ein, wie sie etwa von Kyocera Mita, Xerox oder Ricoh angeboten werden. Der Einstiegspreis liegt bei rund 7000 € – bis rund 100 Seiten/min können diese Geräte verarbeiten. Neben den normalen Finishing-Optionen stehen meist noch weitere Features wie der automatische Broschürendruck zur Verfügung.FLORIAN HEISE

 

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