Forschung 13.05.2011, 19:53 Uhr

Auf dem Weg zum digitalen Büro

Für japanische Unternehmen ist Düsseldorf ein Magnet. Ein Beispiel ist der Spezialist für Bürokommunikation Ricoh, der seit Jahrzehnten im Norden der Landeshauptstadt zuhause ist. Inzwischen wird in dem Büropark auch Software entwickelt und ein Prüf- und Testlabor betrieben.

Es riecht nach Farbe, Handwerker laufen durchs Haus, der Aufzug hält nicht auf jeder Etage. Das Gebäude im Büropark im Norden Düsseldorfs, in dem Ricoh seit rund 20 Jahren seine Niederlassung hat, wird renoviert. Angefangen hat hier der japanische Hersteller von Multifunktionsgeräten, Druckern und Kopierern in den 1990er-Jahren mit einer Verkaufsniederlassung für Deutschland. Inzwischen beherbergt das Gebäude an der Oberrather Straße auch ein Labor des „European Technology Centre“. Hier entwickeln seit Mitte 2000 rund 50 IT-Fachleute und Experten für das Druck- und Dokumentenmanagement Softwarelösungen. Sie sollen Kunden helfen, den Workflow und die Kosten für das Erfassen, Verwalten und Archivieren von geschäftlichen Dokumenten, wie Briefen, Verträgen oder Rechnungen, zu optimieren.

Die neu gestalteten Etagen in diesem Gebäude seien auch ein Symbol für das, was gerade bei Ricoh im Unternehmen geschehe. „So wie die Räume nun noch offener und freundlicher wirken und zu einem Dialog mit den Besuchern einladen, ist unser Verhältnis zu unseren Kunden im Laufe der Jahre immer enger geworden“, sagt Michael Irvine, Chef des European Technology Centre (ETC), beim Rundgang durch das Gebäude.

Ricoh verkaufe längst nicht mehr nur einzelne Multifunktionssysteme und Drucker, sondern Lösungen, mit denen Kunden effizienter arbeiten könnten. „Und um hier erfolgreich zu sein, müssen wir so nah wie möglich beim Kunden sein“, sagt Irvine, der das Technology Centre in Düsseldorf vom britischen Feltham – einem Vorort von London – aus leitet, dem zweiten Standort des ETC. Nur, wenn man die Bedürfnisse der einzelnen Firmen kenne, könne man ihnen entsprechend nützliche Lösungen bieten, so der gebürtige Engländer.

Ein Beispiel für eine auf die Wünsche der Kunden zugeschnittene Lösung ist die Dokumentenmanagement-Software „Streamline NX“, die seit Ende 2010 für europäische Kunden verfügbar ist. Programmierer an beiden Ricoh-Standorten haben das Programm gemeinsam entwickelt. Es hilft sowohl Mitarbeitern als auch IT-Administratoren beim Kunden, die Kosten für das Druck- und Dokumentenmanagement zu verringern und die Prozesse zu verbessern.

„IT-Administratoren können sich mit unserer Software ein detailliertes Bild über die Anzahl an Dokumenten in unternehmensweiten Scan-, Druck- und Verteilprozessen verschaffen und so leichter Ideen entwickeln, wie sie durch Veränderungen im Prozess die Kosten weiter reduzieren können“, erläutert Shinichi Ogura, Leiter der ETC-Niederlassung in Düsseldorf, eine wesentliche Funktion des Programms. Darüber hinaus könnten die Kunden mit Hilfe der Software Arbeitsabläufe beim Scannen und Verteilen von Dokumenten so auf die Bedürfnisse einzelner Abteilungen vorkonfigurieren, dass deren Mitarbeiter diese ohne spezielle Kenntnisse sicher ausführen könnten.

Eine erste Vorabversion von Streamline NX haben die ETC-Entwickler Kunden auf einem Technologietreff 2010 in London vorgestellt. Neben Lob habe es auch zahlreiche Ideen gegeben, was man noch besser machen könnte, berichtet Michael Irvine. Seine Kollegen hätten aufmerksam zugehört, die besten Anregungen aufgegriffen und in der Folgeversion umgesetzt. So sei es nicht nur gelungen, das Programm Schritt für Schritt zu optimieren, sondern auch die Beziehung zum Kunden zu verbessern. „Denn die haben sich gefreut, als sie in der neuen Version die Umsetzung ihrer Verbesserungsvorschläge wiedererkannt haben“, so der ETC-Chef.

Um Kundenzufriedenheit geht es auch einer zweiten Arbeitsgruppe im ETC in Düsseldorf. Sie testet und prüft die neuen Programme. „Wir sorgen dafür, dass die für den Kunden entwickelte Software in der Praxis auch ohne Probleme funktioniert“, bringt Emma Haker, die Leiterin des Quality Testing Laboratory, ihre Arbeit auf den Punkt. Denn nichts sei schlimmer als Programmfehler, die im Arbeitsalltag auftreten und ganze Abläufe lahmlegen.

In den Testräumen stehen Drucker und Multifunktionsgeräte, wie sie auch in Unternehmen eingesetzt werden. „Wir können die einzelnen Geräte über ein Netzwerk miteinander verknüpfen und so eine Testumgebung erstellen, wie wir sie auch beim Kunden vorfinden würden“, erläutert Haker. So könne man jedes neue Programm unter seinen realistischen Einsatzbedingungen auf Herz und Nieren prüfen.

Die Qualität der Produkte ist entscheidend für den Erfolg beim Kunden, weiß ETC-Chef Irvine. Daher habe Ricoh die Softwareentwicklung und das Testlabor ganz bewusst am selben Standort untergebracht. „Denn je früher Fehler auffallen, desto schneller können wir reagieren und diese beheben“, so Irvine.

Für die Wahl des Standorts Düsseldorf seien zwei Dinge entscheidend gewesen. „Zum einen, dass sich die Kollegen aus Japan hier sehr wohl fühlen“, sagt der ETC-Chef. „In kaum einer anderen Region Europas finden sie eine ähnliche große Community aus der Heimat.“ Darüber hinaus gebe es ein gutes Angebot an qualifizierten Mitarbeitern, die Ricoh auf dem Weg zu noch stärkerer Kundenorientierung unterstützen könnten. HANS SCHÜRMANN

Von Hans Schürmann

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