Versuchskaninchen im Büro der Zukunft

Die junge Frau spricht betont deutlich: „Mein Name ist Heidrun Winderl-Schanz“, sagt sie und blickt dabei in die kleine Kamera neben der Eingangstür zur Büroetage. Die biometrische Zugangskontrolle, kurz BioID genannt, überprüft Augenabstand, Mundbewegung und Stimmprofil, bevor sich wie von Zauberhand die Glastür öffnet. Für Winderl-Schanz, Architektin und Mitarbeiterin am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart, beginnt ein neuer Arbeitstag.
Am Support Service Point neben dem Empfangscounter holt sie sich ihr drahtloses Telefon und steckt sich den kleinen Infrarotsender ans Revers, über den sie im Personenortungssystem jederzeit innerhalb der Bürolandschaft zu lokalisieren ist. Sie wird ihn brauchen, denn heute ist sie ständig im Gebäude unterwegs. Zunächst will sie konzentriert und ungestört im „Cockpit“ ein Skript ausarbeiten, danach gemeinsam mit ihrer Kollegin Steffi (hier sind alle per Du) im „Creative Workplace“ an den drahtlos vernetzten PC arbeiten und später im „Interaktiven Team- und Projektbüro“ mit vier Mitarbeitern die Ergebnisse einer Studie analysieren. Einen „eigenen“ Schreibtisch hat sie nicht, hat hier niemand. Sie holt ihren persönlichen Caddy aus seiner „Garage“ und schiebt los.
Die IAO-Mitarbeiterin freut sich auf die Arbeit. Und das, obwohl sie, zusammen mit 15 Kollegen und einigen Hilfskräften des Instituts, seit kurzem „Versuchskaninchen“ in einem Labor der besonderen Art ist: Im „Office Innovation Center“ (OIC) betreibt die Fraunhofer-Gesellschaft zusammen mit Unternehmen auf 1000 m2 Fläche ein interaktives Zukunftslabor für Büroinnovationen. Hier sollen wissenschaftliche Erkenntnisse und prototypische Produkte rund um die Bürowelten entwickelt und in praxisnahen Arbeitssituationen erprobt werden.
Entstanden ist diese Kreativwerkstatt aus der Innovationsoffensive Office 21 zur Erforschung des Büros der Zukunft, die das IAO 1996 in Zusammenarbeit mit Partnerunternehmen aus den verschiedensten Branchen gestartet hat. Was die Wissenschaftler im Verbund mit der teils sponsernden, teils praktisch mitarbeitenden Wirtschaft erforschten, zeigt klar: Das Büro wird sich in Zukunft drastisch verändern.
Durch die Globalisierung der Wirtschaft, die rasante technische Entwicklung und neue Anforderungen, die an eine menschengerechtere und damit motivierende Arbeitsumgebung gestellt werden, entstehen neue Formen der Zusammenarbeit von Unternehmen und Menschen. Das Büro wächst über seine Grenzen hinaus. Neue Begriffe wie Virtuelle Unternehmen, Telearbeit, Electronic-Commerce und Desksharing machen bereits die Runde. Was sie aber wirklich bedeuten, soll im OIC hautnah erfahrbar werden.
„Die Arbeit in der modernen Dienstleistungsgesellschaft vollzieht sich mehr und mehr in Netzwerken mit unterschiedlichen Beteiligten an unterschiedlichen Orten“, erklärt Peter Kern, stellvertretender Leiter des Fraunhofer-IAO. „Das Büro kann zukünftig überall sein, nach dem Motto Office is where you want. Dies stellt aber völlig neue Anforderungen an die Gestaltung der Arbeitsprozesse, der Bürogebäude und der Technik.“ Das Office Innovation Center soll nun die Plattform bieten, um die hierfür erforderliche Forschung interdisziplinär zu leisten. Das Projekt, das auf vorerst fünf Jahre angelegt ist und in dieser Zeit knapp 10 Mio. DM kosten soll, wird vom Bund, dem Land Baden-Württemberg und bereits 70 Sponsoren unterstützt.
Fünf Fraunhofer-Institute aus den Bereichen Arbeitsorganisation und Raumstrukturen, Wissensmanagement, Mensch und Gebäude, Informations- und Kommunikationstechnik arbeiten hier eng zusammen. „Die große Nähe zur Praxis ist besonders wichtig“, glaubt Wilhelm Bauer, der Leiter des Projekts. Gleichzeitig setzt er alles daran, die Büro-Neuheiten einem möglichst breiten Interessentenkreis näherzubringen. „Viele Unternehmen beschäftigt heute die Frage, welche innovativen Bürokonzepte bereits tatsächlich umsetzbar sind und welche spannenden Entwicklungen noch bevorstehen. Das wollen wir hier prüfen und vorführen.“
Und so wird im OIC das tatsächlich papierlose Büro ebenso erforscht wie die Möglichkeiten der akustischen Abtrennung und der Einsatz multimedialer Arbeitsplätze. „Vielfach bringt gerade die bei uns stattfindende Integration und Kombination faszinierende Innovationssprünge“, berichtet Geschäftsstellenleiter Thomas Dienes.
Ein Beipiel dafür ist ein neues System, das den nomadisierenden Büromenschen der Zukunft mit einer „intelligenten Bereitstellung von Informationen“ unter die Arme greifen soll. Denn was nützt die beste Information, wenn sie nicht zur rechten Zeit am rechten Ort verfügbar ist? So soll auch Heidrun Winderl-Schanz, sobald sie morgens ihren Infrarotsender aktiviert, je nach Standort und Arbeitssituation nur die Informationen erhalten, die sie wirklich braucht. Mal als E-Mail, mal als Klingeln auf dem Handy, und ein anderes Mal als Termineintrag in ihrem PDA, dem Persönlichen Digitalen Assistenten, den hier fast alle Mitarbeiter haben. Vorausgesetzt, das Wissensmanagement-System, an dem derzeit vier IAO-Institute basteln, funktioniert mal richtig. Aber dafür ist dies schließlich ein Bürolabor.
Mit dem Umzug hat sich für Winderl-Schanz und ihre Kollegen die gesamte Arbeitssituation verändert. „Wir haben hier eine sehr offene Raumstruktur. Die Arbeitsplätze sind nicht persönlich zugeordnet, sondern können frei nach Bedarf genutzt werden. Außerdem organisiert hier jeder seine Arbeit selbst und teilt sich seine Zeit frei ein.“ Ihr persönliches Resümee nach den ersten zwei Wochen ist positiv: „Schon nach kurzer Zeit stellten wir fest, daß sich die Kommunikation verbessert und sich ein starkes Teamgefühl entwickelt hat.“
Schließlich hat die IAO-Mitarbeiterin selbst intensiv an der Planung dieser Bürolandschaft mitgewirkt. Im Gruppenbüro etwa stehen Tische auf Rollen, die sich jederzeit spontan zusammenschieben oder neu anordnen lassen, und bewegliche, transluzente Stellwände, die beschriftet werden können. Das Cockpit für konzentrierte Einzelarbeit hat einen ergonomisch ausgefeilten, in Höhe und Neigung einstellbaren Tisch. Die Recreation-Lounge mit ihren bunten, leichten Möbeln ist eine technikfreie Zone für kreative Besprechungen und Brainstormings. Das Home Office mit seinem wohnlichen Charme (hier gibt es sogar eine Hängematte!) zeigt, wie Telearbeit von zuhause aus funktionieren kann. Allen Räumen gemeinsam ist, daß sich die Möbel und die technische Ausstattung extrem einfach an neue Situationen anpassen. Und das genau ist nach Meinung der Arbeitsforscher das A und O im Büro der Zukunft.
Als passive Versuchskaninchen fühlen sich die Fraunhofer-Wissenschaftler aber ganz und gar nicht. „Im Gegenteil: Wir können hier schon heute mit den Bürokonzepten und Techniken Erfahrungen sammeln, die die meisten Menschen erst im nächsten Jahrtausend kennenlernen werden“, sagt Stephan Zinser vom Marketingteam New Work Development beim IAO und loggt sich mit seinem Notebook ins lokale Netzwerk ein, das hier drahtlos per Funk betrieben wird. Dort stehen die neuesten Nachrichten für ihn bereit, und per Knopfdruck ist sein Terminkalender wieder auf dem neuesten Stand. Anschließend geht er in den mit allen Raffinessen ausgestatteten Konferenzraum des OIC, setzt sich auf eine futuristisch gestylte Sitz-Liege mit integriertem Touchscreen-Display und Großbildschirm und startet wie selbstverständlich eine Videokonferenz mit einem Kollegen im Fraunhofer-Institut für Software- und Systemtechnik (ISST) in Dortmund.
Wann die im OIC gezeigten Spitzeninnovationen ihren Siegeszug in deutsche Büros allerdings antreten werden, steht noch in den Sternen. Denn derzeit entsprechen schätzungsweise 5 Mio. Büroarbeitsplätze noch nicht einmal den geltenden Normen und Arbeitsstättenrichtlinien. In diesen Unternehmen hat man also erst einmal ganz andere Sorgen, denn ab 1. 1. 2000 dürfte es hier Bußgelder hageln, wenn die letzte Frist für die Umsetzung der EU-Bildschirmrichtlinie abläuft.
In der Zwischenzeit experimentieren Heidrun Winderl-Schanz und ihre Kollegen weiter mit dem Büro der Zukunft. An einem warmen Frühlingstag wie diesem wünschen sie sich allerdings, daß die angestrebte Integration der Gebäudeleittechnik bereits besser funktionieren würde. Die multmediagesteuerte Abstimmung von Klima, Sonnenschutz und Lüftung ist wohl doch noch nicht aus dem Experimentierstadium heraus.
BARBARA FISCHER-REINEKE
Informationsflut steuern: Auch der kleine PDA von Heidrun Winderl-Schanz (li.) ist Teil des künftigen Wissensmanagement-Systems.
Den Wechsel kalkulieren: Mit mobilen Tischen und Stellwänden lassen sich Räume stündlich neu gestalten.
Menschen im Bürolabor: 16 Fraunhofer-Mitarbeiter und einige Hilfskräfte arbeiten in einer Bürolandschaft, die andere erst im nächsten Jahrtausend kennenlernen werden. Büro in Bewegung: Thomas Dienes, Geschäftsstellenleiter des Office Innovation Centers, schiebt seinen Caddy, sein einziges persönliches Möbelstück, durch die Gänge.