Informationstechnologie 18.03.2005, 18:37 Uhr

Innenleben des Computer kennen lernen  

Fehlt die Akzeptanz bei den Beschäftigten, kann die Einführung eines neuen Computersystems auf massive Widerstände treffen, im schlimmsten Fall sogar scheitern. Information und die Einbindung von Pilotanwendern sind deshalb extrem wichtig und auch der Betriebsrat hat ein Wörtchen mitzureden. Manche Unternehmen setzen sogar Psychologen ein, um Ängste abzubauen.

Tina Künzig ist Gruppenleiterin im Service-Center einer Stuttgarter Versicherung. „Das ist ein herausfordernder Job“, sagt sie. Ständig wechselnde Themen, immer wieder neue Ansprechpartner und zudem die Verantwortung für die Mitarbeiter. Trotzdem hat sich die 32-Jährige freiwillig gemeldet, als ihr Arbeitgeber Pilotanwender für eine grundlegende Umstellung der Software suchte. „Wir hatten vor, alle Arbeitsplätze auf Linux umzustellen und gleichzeitig neue Bürosoftware einzuführen, die auf Basis der Open-Source-Software läuft“, fasst Xaver Beck zusammen, zuständig bei der Versicherung für Anwendungsentwicklung und Anwendungsbeschaffung.

Zunächst war es im Call Center nur Tina Künzig, von der die Anwendungen getestet wurden. „Als ich den Eindruck hatte, dass die gesamte Abteilung das neue System testen kann, ohne dass die Arbeit darunter leidet, wurde die Software nach und nach im gesamten Service-Center eingeführt. In der Abteilung laufen alle Anwendungen des Versicherungsunternehmens, von der Großrechneranwendung über Bürokommunikation bis hin zu Tabellenkalkulation und Textverarbeitung. Beck konnte sich also sicher sein, repräsentative Ergebnisse aus der Gruppe zu bekommen, „um das System feinjustieren zu können“. Er erhoffte sich aber auch einen psychologischen Aspekt: „Die Mitglieder der Abteilung sollten im Idealfall ihren Kollegen berichten, dass sich das Unternehmen mit der neuen Software insgesamt verbessert, jeder so auch einen persönlichen Gewinn erzielt.“

Und tatsächlich, der Umstieg lief reibungslos. Innerhalb der vergangenen zwei Jahre hat die Stuttgarter Versicherung 850 PCs auf Linux umgestellt. Der Umstieg war vorbereitet, angekündigt und wurde schließlich knackig durchgezogen, im wesentlichen an einem einzigen Tag für den Anwender. Der wurde vormittags in einer Schulung mit den Grundfunktionalitäten des Systems sowie den Office-Funktionen vertraut gemacht, während Servicetechniker seinen Rechner mit den neuen Programmen bespielten. Als die Anwender von der Schulung kamen, konnten sie nahtlos weiterarbeiten. Widerstände gegen das neue System gab es keine im Unternehmen. Im Schnitt wurden jeden Tag 15 Rechner neu konfiguriert.

„Viel bedeutender als alle rechtlichen Vereinbarungen ist die Akzeptanz von IT-Systemen“, meint Dieter Scheitor, Teamleiter IT-Industrie beim Vorstand der IG Metall in Frankfurt am Main. Die adäquate Nutzung eines IT-Systems setze nicht nur ein sehr hohes Know-how der Beschäftigten voraus, sondern auch, dass sie die Anwendungen nicht als Bedrohung empfinden. Akzeptanz könne man schaffen, indem Mitarbeiter und Betriebsrat frühzeitig in ein Umstellungsprojekt einbezogen, umfassend informiert werden und Ängste glaubhaft dadurch abgebaut werden, indem gute Betriebsvereinbarungen abgeschlossen werden.

Die Einführung von DV-Systemen unterliegt der Mitbestimmung durch den Betriebsrat und ist im Paragraph 87 des Betriebsverfassungsgesetzes geregelt. Bei der Mitbestimmung geht es nicht darum, ob ein IT-System eingeführt werden kann. „Das ist im Grundsatz eine reine unternehmerische Entscheidung“, so Scheitor. Doch sobald es um die Folgen gehe, etwa neue Qualitätsanforderungen der Mitarbeiter, Ausschluss von Leistungs- oder Verhaltenskontrolle sowie Sicherung der Arbeitsplätze, sei der Betriebsrat stark in der Mitbestimmung. Bei der Migration auf ein neues System ist das Mitspracherecht der Mitarbeitervertretung praktisch von eher geringer Bedeutung und bezieht sich vorrangig auf die Qualifikation der Beschäftigten.

„Bei uns gab es die günstige Konstellation, dass unser federführender Schulungsreferent Mitglied des Betriebsrats ist“, berichtet Beck. Der Vorstand hat den Betriebsrat frühzeitig ins Boot geholt und in Gesprächen über das Projekt informiert. Eine Betriebsvereinbarung war in diesem Fall aber nicht nötig. „Wir haben bereits vor Jahren eine Vereinbarung mit dem Betriebsrat abgeschlossen, in der beispielsweise die Einführung von Workflow und Imageverarbeitung detailliert geregelt ist“, sagt Beck. In großen Unternehmen sind Betriebsvereinbarungen über die Nutzung von IT-Systemen Standard.

So rund wie in dem Versicherungsunternehmen läuft die Einführung eines neuen IT-Sytems nicht immer, weiß Hans Peter Mauz aus der Praxis: „Manche Firmen treffen aus wirtschaftlichen Aspekten eine Entscheidung und drücken die teilweise gegen den Willen der Mitarbeiter durch.“ Mauz arbeitet seit 15 Jahren bei Cenit, einem IT-Beratungshaus und ist zuständig für Einführungsprojekte und Trainings. Die schwarzen Schafe seien meist kleinere Firmen, in denen der Entscheider noch eng am Tagesgeschehen sei. Je größer das Unternehmen, um so mehr Mühe und Aufwand würde das Management in die Einführung neuer Software stecken. „Es gibt große Konzerne, die bei IT-Umstellungen Psychologen mit zu Rate ziehen, um herauszufinden, welche Ängste Mitarbeiter haben und wie man diesen begegnet, damit optimale Ergebnisse bei der Einführung neuer Software erzielt werden“, berichtet der Berater Mauz.

Mauz hatte auch schon mit einem solchen Kunden zu tun, der einige Psychologen beschäftigte. „Das Unternehmen führte ein neues CAD-System ein und hatte ein großes wirtschaftliches Risiko bei der Umstellung“, erzählt er. Wenn in dem Betrieb irgendwelche Dinge nicht funktioniert hätten, aufgrund von Nichtakzeptanz, hätte sich das entsprechend auf die Produktivität ausgewirkt. Meist geht es bei den Ängsten um den Verlust von Besitzständen, also die Frage: Kann ich auch mit der neuen Software meine Stellung halten, die ich heute inne habe?

Drei unterschiedliche Umstellungs-Typen hat Maus in seiner langjährigen Erfahrung ausgemacht: die Ängstlichen, die ihre bisherige Rolle gefährdet sehen, die Mitläufer, die konsumieren, was ihnen vorgesetzt wird und die Aktiven, die mitarbeiten und für sich selbst versuchen, positive Aspekte herauszuziehen. „Solche Leute können sich im Unternehmen profilieren“, meint der Cenit-Berater. „Weil ich Pilotanwenderin war, hatte ich Einfluss und Gestaltungsmöglichkeiten“, sagt Tina Künzig. Sie hat dadurch erreicht, dass der Viewer so gestaltet wurde, wie sie ihn für möglichst anwenderfreundlich hielt. Der Viewer ist eine Anwendung in der Versicherung, mit der die Inhalte einer elektronischen Akte angeschaut werden können – von allen 850 Mitarbeitern zur besten Zufriedenheit. PETER ILG

Frühzeitige Information ist wichtig

Mitarbeiter haben ein Mitspracherecht per Gesetz

Von Peter Ilg
Von Peter Ilg

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