Informationstechnologie 11.12.1998, 17:20 Uhr

Die Chefs verlieren ihr Herrschaftswissen

Das Intranet als internes Informations- und Kommunikationssystem beschleunigt die Vorbereitung von Entscheidungen. Allerdings darf es nicht zur Verhaltenskontrolle und zur Leistungsüberprüfung der Mitarbeiter herangezogen werden.

Seit etwa drei Jahren werden in deutschen Unternehmen firmeneigene Netzwerke implementiert – das Internet hinter dem Firmentor. Nicht die IT-Unternehmen, sondern die Multimedia-Branche war hier der Vorreiter. Ravi Metha von Pixelpark, einem der führenden Beratungs- und Implementierungsunternehmen in Deutschland: „Der Markt wird weiter wachsen. Das Intranet hat sich in einer ersten Phase bereits etabliert.“
Prof. Wolfgang Jäger vom Fachbereich Medienwirtschaft an der FH Wiesbaden, befragte in diesem Jahr die 200 größten deutschen Unternehmen nach Umfang, Bedeutung und Erfahrungen mit dem Intranet. Das Ergebnis: Das Intranet wird genutzt, bislang zwar eher als Informationsmedium und noch nicht als Kommunikations-Medium. Aber die Wege in diese Richtung seien vorgegeben. Doch was für große Unternehmen gilt, scheint nicht übertragbar auf mittelständische und kleine Firmen zu sein. Nur 3 % würden bisher das Internet nutzen, nicht besser sehe es beim Einsatz von Intranet aus, und nur 8 % der Unternehmen stellen den Mitarbeitern einen Netzanschluß zur Verfügung. Das verkündete der Bundeswirtschaftsminister im Sommer. 80 % der Unternehmen hätten jedoch die Absicht, im kommenden Jahr in die Internet-Technologie zu investieren.
Die Nutzung von Information und Wissen – auch via Intranet – ist für viele Unternehmen ein Erfolgsfaktor. Ein einheitliches Informations- und Kommunikationssystem schafft Geschwindigkeit, Gleichzeitigkeit und verringert Raumdistanz. Je dezentraler ein Unternehmen arbeitet, desto größer ist der Nutzen des Intranets. Bei weltweit verzweigten Unternehmen läßt sich eine schnelle, reibungslose Kommunikation nicht anders realisieren. So läßt der Bertelsmann Konzern zur Zeit ein Führungskräfte-Intranet installieren, damit z.B. zeitgleich in Bolivien und Gütersloh ein Zugriff auf Informationen und Entscheidungen möglich sind.
Die Infrastruktur eines Intranets legen die Unternehmen fest. Die Studie von Jäger belegt, daß am häufigsten die Darstellung von Unternehmensbereichen, Adressen, Standorten, Produkten und die Mitarbeitervorstellung angeboten werden. Als Kommunikationsformen herrschen zur Zeit die E-Mail-Funktion (90 %) und der Zugang zum www (83 %) vor. Der Zugriff auf Dateien anderer Mitarbeiter ist bei 26 % der Unternehmen möglich. Video-Konferenzen und Business-TV sind eher die Seltenheit. Je nach Anwendungsstrategie dient das Netz dem Informationsabruf und der Vereinheitlichung der Dokumentenformulare. Es kann aber auch auf die interdisziplinäre Zusammenarbeit und die Vertriebsunterstützung ausgeweitet werden. Sinnvoll und umsatzsteigernd, so Ravi Metha, sei Intranet im Bereich Knowledge Management. „Der Mitarbeiter, der z.B. nach einem bestimmten Projekt sucht, braucht weder herumzutelefonieren, noch in einer anderen Abteilung nach einem Ordner zu suchen. Er gibt ein Stichwort ein und sieht das Dokument auf dem Bildschirm.“
Auch die Zeiterfassung und Reisekostenabrechnung erfolgt häufig nicht mehr über ein eigens auf der Festplatte installiertes Programm. Mit dem Intranet ist über eine Browser-Oberfäche eine entsprechende Applikation möglich. Auf dem 7. I.I.R.-Personalkongreß plädierten Fachleute dafür, das Intranet als Mittel zur Personalarbeit einzusetzen. Bei der SNI AG in München gibt es noch eine friedliche Koexistenz von Papierakten der Mitarbeiter vor Ort und einer weltweiten Intranet-Projektdatenbank für den Personalbereich. Aber das könnte bald der Vergangenheit angehören. Die Datenbank enthält den Personal- und Sozialbericht, aktuelle Rundschreiben und Richtlinien. Die Personalabteilung deklariert offene Stellen und per Chiffre können sich die Mitarbeiter bewerben. Auch Selbsteinschätzungen auf freiwilliger Basis werden in der Skills Datenbank anonym abgegeben. Informationen, die geschützt werden müssen, sind mit einer Kennziffer versehen. Klaus Diefenbach, BSH Bosch und Siemens Hausgeräte, warnt allerdings vor einer Überschätzung des Mediums. „Häufig fehlt eine klare Anwendungsstrategie. Führung bedeutet auch persönliche Kommunikation und die läßt sich durch das Intranet nicht ersetzen.“ Nach seiner Ansicht seien z. B. abrufbare Formulare und eine Kombination von Information und Qualifizierung sinnvoll.
Die Mitarbeiter scheinen das Intranet zu akzeptieren. Zu diesem Schluß kommt man bei Hewlett-Packard. Eine interne Studie ergab, daß nur persönliche Gespräche und Informationen durch den Vorgesetzten als Informationsquelle höher rangieren. Ob das Netz damit aber auch sinnvoll genutzt wird, belegen solche Erhebungen nicht. Jean Pütz, EVD-Leiter von Henkel – der Konzern hat noch kein Intranet implementiert -, gibt zu bedenken, daß der Zugriff auf die Seiten zunächst einmal mit der Neugier der Mitarbeiter zu begründen ist. Ein neues Tool oder eine neue Software löse noch keine Probleme, die Unternehmensphilosophie müsse einen vernünftigen Gebrauch stützen.
„Unbeliebt ist das Intranet oft in den oberen Führungsetagen, da nun Teile des Herrschaftswissens verbreitet werden“, meint Ravi Metha von Pixel Park. Mitarbeiter schätzen das Intranet, da nun Sachangelegenheiten zugänglich seien, die früher als geheim galten, wie die Umsatzzahlen, so Kurt-Walter Blum, Betriebsrat bei der Veba Oel AG. Nach anfänglicher Unsicherheit und einer Pilotphase, in der auch Zugriffsrechte geklärt wurden, sei die Akzeptanz in der Belegschaft hoch. Genauso wie bei der Einführung von SAP gibt es in den meisten Unternehmen für das Intranet eine Betriebsvereinbarung, die besagt, daß das Netz nicht zur Verhaltenskontrolle und Leistungsüberprüfung genutzt werden dürfe. Bei Veba Oel findet ein Expertenkreis aus IT-Fachleuten, Datenschutzbeauftragten und Betriebsrat für die Anwendung jedes Moduls eine eigene Formulierung, die konkret festlegt, welche Anwendungen nicht stattfinden dürfen, um Mißbrauch vorzubeugen. Die Regelungen gelten auch für Mitarbeiter.
In den Anfängen der betrieblichen Internet-Nutzung fiel in einigen Unternehmen bei der Pflege der Server auf, daß riesige Dateien das System „verstopften“: Dahinter verbargen sich Pornobilder, die aus dem Netz heruntergeladen wurden. Je selbstverständlicher aber das Medium werde, um so weniger würde herumgespielt. „Auf dem Papier steht, das Leistungsüberprüfung nicht statthaft ist. Aber ob das eingehalten wird, können wir natürlich nicht überprüfen. Letztlich ist dies immer eine Frage der Unternehmenskultur, ob man in die Regelungen Vertrauen hat oder nicht“, so Kurt Blum.
Jede Art von DV-Systemen ermöglicht die Erhebung von arbeitsbezogenem Verhalten. Im Rahmen des Mitbestimmungsrechts der Betriebsräte wurden bislang Datenschutzregeln für den Umgang mit Personalcomputern, Telefonanlagen und Telefax aufgestellt, jetzt ist auch das Intranet Gegenstand von Betriebsregelungen (siehe Kasten). Die Informationstechnologien verändern die Methoden der Kommunikation am Arbeitsplatz, in welchem Ausmaß die Arbeitsstrukturen der Mitarbeiter dadurch eine Veränderung erfahren, läßt sich nur erahnen.
CHRISTIANE SIEMANN

Von Christiane Siemann
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