Der Mittelstand braucht schlanke Archivlösungen  

Ohne moderne Softwaresysteme zum Verwalten, Speichern, Erschließen und Kontrollieren von Daten, Dokumenten, Inhalten und Wissen kann heute kein Unternehmen mehr seine Geschäfte führen. „Es ist keine Frage mehr des ¿Ob¿ oder einer vermeintlichen Wirtschaftlichkeit, es ist eine Frage des ¿Wie¿ und des ¿Wann¿“, erklärt Ulrich Kampffmeyer, Chef der Unternehmensberatung Project Consult, die sich seit Jahren mit dem Thema Dokumentenmanagement (DMS) beschäftigt.

Was früher nur Großunternehmen beschäftigte, ist inzwischen beim Mittelständler und bei kleinen Ingenieurbüros angekommen. „Der Markt hat sich verändert“, bestätigt Knuth Lange, Marketingmanager beim DMS-Experten IQDoQ aus Bad Vilbel. „Hintergrund sind die zahlreichen gesetzlichen Vorgaben sowie nicht zuletzt auch die Notwendigkeit, Prozesse schlanker und wirtschaftlicher zu gestalten.“

Wichtig dabei: Auch für die kleinen und mittleren Unternehmen machen Lösungen von der Stange wenig Sinn. „Der Mittelstand ist keine homogene Anwendergruppe, sondern branchen- und anwendungsorientiert“, so Lange. Themenlösungen seien gefragt, die auf die jeweilige Branche beziehungsweise abteilungsspezifischen Anforderungen zugeschnitten sind.

Nach Jahren herrscht wieder Aufbruchstimmung in der DMS-Branche. „Das Ergebnis unserer jährlichen Mitgliederbefragung zeigt deutlich, dass das Konjunkturbarometer für den DMS-Markt weiter nach oben steigt“, erklärt Henner von der Banck, Geschäftsführer des deutschen Anbieterverbandes Organisations- und Informationssysteme (VOI).

Die vor ihrem Umzug nach Köln letztmalig in Essen stattfindende Fachmesse DMS EXPO präsentiert auf rund 15 000 m² über 300 Aussteller. Die Fachbesucher bekommen eine Übersicht, wie sämtliche Informationen und Dokumente vollständig in elektronischen Prozessen abgebildet werden können. Schlagworte wie Enterprise Content Management (ECM), Information Lifecycle Management (ILM) und der Einfluss gesetzlicher Regelungen wie GDPdU, Sarbanes-Oxley, Basel II oder GoBS (s. Glossar) stehen im Mittelpunkt.

Beim Information Lifecycle Management geht es im Kern darum geht, Daten nach Alter, Nutzungshäufigkeit und Inhalt zu gewichten. Hier steht die Branche noch am Anfang. Beim Enterprise Content Management darf man ausgereifte Lösungen erwarten. ECM ist ein Sammelbegriff für Technologien und Produkte mit deren Hilfe Unternehmen ihre unstrukturierten Daten wie Dokumente, Berichte, Bilder oder Multimediainhalte effizient verwalten können.

Trotz mehr Software-Funktionalität zeigt die Preiskurve, nicht zuletzt aufgrund des harten Wettbewerbs, eher nach unten. Zugute kommen Anbietern und Anwendern beständig sinkende Hardwarepreise, etwa bei LCDs, Servern oder Speicherkomponenten.

Nicht nur Platten- und Bandspeicher, auch optische Jukebox-Systeme, das Herz vieler Archivsysteme, werden preiswerter. Hintergrund ist der Einsatz von Blaulicht-Lasertechnologien wie UDO oder der Professional Disk for Data (PDD). Das bringt mehr Gigabyte fürs Geld auf weniger Datenmedien.

Mit der Einführung von „Compliant-Write-Once-Medium“ adressiert Hardwarehersteller Plasmon Anwendungen für die gesetzeskonforme Datenarchivierung. Der neue Datenträger ist ein Hybrid. Er garantiert einerseits die Datenlanglebigkeit und -authentizität der „True-Write-Once-Medien“. Andererseits bietet er aber die Möglichkeit, ausgewählte Daten zu vernichten.

Mit Hilfe einer speziellen „Schredder“-Funktion lassen sich bei Compliant-Write-Once-Medien definierte Datensektoren physikalisch zerstören. Im Gegensatz zum Löschvorgang bei Magnetplatten hinterlässt diese „Schredder“-Funktion auf den verwendeten optischen Speichermedien keine Rückstände zuvor geschriebener Daten.

„Organisationen geraten zunehmend unter Druck, den Vorschriften zur Datenspeicherung zu entsprechen und gleichzeitig ihre eigenen Prioritäten für Risikovorsorge und Ressourcemanagement zu erfüllen“, erläutert Nigel Street, CEO von Plasmon. Diese Medien seien ein effektives Werkzeug, um Daten über ihren gesamten Lebenszyklus zu verwalten: Vom Schreiben über die unveränderlicher Speicherung bis zur endgültigen Vernichtung.

SIEGFRIED DANNEHL