Verbindung von Dienstreise und Urlaub bleibt kritisch
VDI nachrichten, Berlin, 22. 2. 08, rok – Bei Reisen von Selbstständigen und Arbeitnehmern stellt sich häufig die Frage, wann und in welchem Umfang Reisekosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten geltend gemacht werden können, bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Seit diesem Jahr gelten hierfür neue Vorgaben der Finanzverwaltung, die insbesondere dazu führen, dass für sämtliche auswärtige Dienstgeschäfte inhaltlich und betragsmäßig einheitliche Reisekostensätze gelten.
Während bisher zwischen Dienstreisen, Einsatzwechseltätigkeiten und Fahrtätigkeiten differenziert wurde, wird zukünftig jegliche berufliche Reisetätigkeit als „Auswärtstätigkeit“ erfasst. Diese liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig wird. Hierbei gilt, dass ein Arbeitnehmer grundsätzlich dort seine regelmäßige Arbeitsstätte hat, wo er zumindest einmal wöchentlich tätig wird.
Reisekosten sind jedoch nur dann steuerlich absetzbar, wenn die Auswärtstätigkeit beruflich veranlasst ist. Hierunter fällt z. B. der auswärtige Kundenbesuch, der Besuch einer Fachmesse oder die Teilnahme an einer Fortbildungsveranstaltung. Sprechen jedoch Indizien wie die Art der Reise (z. B. Gruppenreise) oder das Reiseziel gegen eine nahezu ausschließlich berufliche veranlasste Auswärtstätigkeit, so muss gegenüber dem Finanzamt nachgewiesen werden, dass die Reise berwiegend im Interesse des Arbeitgebers liegt. Dies kann zum Beispiel durch den Nachweis des Veranstaltungsprogramms geschehen. Der private Erlebniswert der Reise darf nur von untergeordneter Bedeutung sein.
Handelt es sich um eine auch privat mitveranlasste Reise, gilt grundsätzlich ein Aufteilungsverbot für entstandene Aufwendungen. Die Finanzverwaltung lässt eine Trennung zwischen beruflich und privat veranlassten Aufwendungen jedoch ausnahmsweise zu, wenn dies leicht und einwandfrei möglich ist (z. B. Tagungsgebühr bzw. Kosten für Ausflüge). Dies kann grundsätzlich auch im Rahmen einer sachgerechten Schätzung erfolgen. Ist nach Ansicht der Finanzverwaltung jedoch eine Trennung der Aufwendungen (typischerweise bei Hotelkosten und Verpflegung) nicht möglich, so sind die gesamten Aufwendungen grundsätzlich nicht abzugsfähig bzw. können nicht steuerfrei erstattet werden. Eine endgültige Entscheidung durch den BGH, ob bei gemischt veranlassten Reisen die Aufwendungen ggf. aufgeteilt werden können, wird erwartet.
Dem Betroffenen kann bis dahin nur geraten werden, so genau wie möglich Nachweise zu erbringen, bei denen sich die beruflich und privat veranlassten Kostenteile klar voneinander abgrenzen.
Der Umfang der Abzugs- bzw. Erstattungsfähigkeit von Reisekosten ist je nach Aufwendungsart beschränkt. Grundsätzlich gilt jedoch, dass der Anlass der Reisekosten sowie die Art und Höhe der Aufwendungen durch geeignete Unterlagen, z. B. Schriftverkehr mit Hotels, Hotelrechnungen, Tankquittungen, Fahrtenbuch etc., nachzuweisen bzw. glaubhaft zu machen sind. Fahrtkosten für Fahrten, die nicht zwischen Wohnung und Arbeitsstätte erfolgen, sind bei entsprechendem Einzelnachweis (z. B. Bahn- oder Flugticket) in tatsächlicher Höhe abzugsfähig.
Werden Gesamtkosten nicht einzeln nachgewiesen, so können auch Pauschbeträge für gefahrene Kilometer angesetzt werden. Bei Übernachtungskosten hingegen ist der Ansatz von Pauschbeträgen zum Zwecke des Werbungskostenabzugs nicht gestattet.
Dies gilt seit dem 1. 1. 2008 auch für Auslandstätigkeiten. Lediglich die tatsächlich nachgewiesenen Übernachtungskosten können als Werbungskosten geltend gemacht werden. Ist in einer Hotelrechnung nur ein Gesamtpreis für Übernachtung und Verpflegung angegeben, so ist zur Ermittlung der Übernachtungskosten im Inland der Gesamtpreis jeweils pro Übernachtung um 4,80 € (Frühstück) bzw. 9,60 € (Mittag-/Abendessen) zu kürzen.
Eine erhebliche Verbesserung seit diesem Jahr stellt der Wegfall der 3-Monatsfrist für Übernachtungs- und Fahrtkosten bei längerfristigen Auswärtseinsätzen dar. Nunmehr können diese Reisekosten unbefristet geltend gemacht werden.
Im Hinblick auf Verpflegungsmehraufwendungen ergeben sich keine wesentlichen Änderungen. Die bisher geltenden zeitlich gestaffelten Pauschbeträge bei einer inländischen Auswärtstätigkeit sind unverändert anzuwenden. Ein Einzelnachweis zur Berücksichtigung höherer Aufwendungen ist auch weiterhin ausgeschlossen.
Im Übrigen sind alle sonstigen Reisenebenkosten, wie Telefonate, Parkgebühren etc. bei entsprechendem Einzelnachweis in tatsächlicher Höhe abzugs- bzw. durch den Arbeitgeber erstattungsfähig. MICHAEL LANGER
Mit „geeigneten Unterlagen“ den Reiseaufwand glaubhaft machen
Ein Beitrag von:
