Nicht der Verfasser, der Leser muss gut sein

Eine Ihrer Äußerungen beschäftigt mich schon seit längerer Zeit: Sie schreiben häufiger, dass „ein Fachmann aus einem Zeugnis erstaunlich viel herausliest, auch wenn es lauter Floskeln enthält“ (siehe auch Frage Nr. 2.716). Das setzt aber voraus, dass auch der Verfasser des Zeugnisses ein Fachmann ist und die „Geheimsprache“ kennt. Ich arbeite seit vielen Jahren bei einem großen deutschen OEM und habe genau das Gegenteil erfahren. Viele der Tätigkeiten einer Personalabteilung sind outgesourct, auch die Zeugniserstellung. Ich als Vorgesetzter des zu beurteilenden Mitarbeiters muss einen Multiple-Choice-Bogen ausfüllen, aus dem dann ein Zeugnis erstellt wird. Ich gehe nicht davon aus, dass dies ein Fachmann oder eine Fachfrau macht. Insofern frage ich mich, ob Zeugnisformulierungen wirklich so viele versteckte Informationen enthalten, wie Sie behaupten. PS. Seit 20 Jahren lese ich Ihre Karriereberatung, und sie ist das Erste, was ich in jeder neuen Ausgabe aufschlage.

Antwort:

Sicher bestünde eine vernünftige Problemlösung darin, dass der Arbeitgeber (in der Praxis der Disziplinarvorgesetzte) schreiben dürfte, was er wirklich empfindet, man könnte ihn zwingen, in fünf oder sechs Einzelkategorien Einzelnoten zu geben und diese am Schluss zu einer Gesamtnote zusammenzufassen. So wie beim Studien-/Examenszeugnis auch. Diese denkbare Variante ist durch Gesetz und Rechtsprechung ausgeschlossen. Eine weitere Lösung könnte darin bestehen, dass Schreiber und Leser wenigstens eine einheitliche Spezialausbildung auf dem Sektor „Personalwesen, spez. Zeugnisformulierung“ haben, dazu laufend Auffrischungsseminare besuchen und Fachliteratur mit Beispielen lesen. Das können wir ebenfalls abschreiben. Um diesen Aufwand zu rechtfertigen, ist „Personal“, sind insgesamt die Mitarbeiter nicht wichtig genug – wobei Zeugnisse auch noch diejenigen bekommen, die das Unternehmen ohnehin verlassen und also für weitere Planungen des Hauses vollständig uninteressant sind. Nein, auf Verfasserseite dieser Dokumente anzusetzen, bringt wenig. Hier gibt es z. B. Desinteresse, wie Sie es aus dem Konzern beschreiben sowie gepflegtes, nur alle zwei oder drei Jahre einmal gebrauchtes Halbwissen (bei allerbesten Absichten, z. B. im soliden Mittelstand) und sogar jene Inhaber, die – im Extremfall – die Zeugnisse ihrer wichtigsten Leute bewusst selbst formulieren, aber nicht dazu kommen, jemals ein Buch darüber zu lesen, wie man so etwas macht. Dann gibt es Laien (Vorgesetzte), die im Bedarfsfall im Internet nachlesen – oder, was den Gipfel der Originalität darstellt, von den alten Zeugnissen eben dieses Mitarbeiters aus der Personalakte abschreiben (was dem kundigen Leser, der schließlich alle Zeugnisse eines Bewerbers hintereinander weg liest, sofort auffällt). Ich bleibe dabei: Die Schreiberseite des Themas ist verloren für wirksame Optimierungsbemühungen. Ich sehe die Lösung beim anderen Partner in diesem „Spiel“, dem Empfänger von Bewerbungen, also dem Leser von Zeugnissen. 1. Er hat ein sehr großes, geradezu fundamentales Interesse an allen bewertenden Informationen über den Bewerber – er will teils verborgene Talente erkennen und für seine Zwecke nutzen, teils sich vor Schaden bewahren und „faule Früchte“ nicht in sein Mitarbeiter-„Sortiment“ aufnehmen. Von ihm kann man sogar verlangen oder doch erwarten, dass er Geld in die Hand nimmt, um Bewerbungsunterlagen noch zielsicherer bewerten zu können (Bücher, Seminarbesuche etc.). Dazu gehört als ein zentraler Punkt die Beurteilung des Bewerbungsteils „Zeugnisse“. 2. Um es einmal ganz schlicht zu sagen: Alle Mitarbeiter, die heute von ihren Vorgesetzten als „leistungsschwach“ oder sonst mit kritischen Begriffen beurteilt werden, sind irgendwann durch das Netz der Einstellung geschlüpft (manche sind auch erst später zum Problem geworden – als man ihnen größere Verantwortung übertrug als ihnen guttat). Investitionen hier können daher sehr lohnend sein! Das gilt für spezielle Schulungen des HR-Personals ebenso wie für das Outsourcen der Beurteilung schriftlicher Bewerbungen einschließlich der Zeugnisse an wirkliche Fachleute. Was für die Erstellung der Dokumente gilt – Sie schildern es – gilt auch für deren Analyse. Wir z. B. machen so etwas für bestimmte Kunden mit großem Erfolg, andere werden es auch tun. 3. Ein Fachmann, der dafür begabt ist und täglich damit umgeht, kann aus den Zeugnissen einer Bewerbung erstaunlich viel herauslesen – unabhängig von den von Ihnen angesprochenen „Merkwürdigkeiten“ bei der Zeugniserstellung. Ich z. B. prüfe u. a. in diesem Zusammenhang:

  • aus welcher Art von Unternehmen stammt das Dokument,
  • welcher Werdegang liegt vor (vom „roten Faden“ über Dienstzeiten pro Arbeitgeber bis zur Frage, welche Beförderungen/Ver­antwortungszuwächse es jeweils während der Beschäftigungszeit gab),
  • in welches Beurteilungsumfeld ist das einzelne Zeugnis eingebettet – von der Abiturnote über das Examen bis zum vorletzten Arbeitgeberzeugnis,
  • gibt es diverse handwerkliche Fehler im Dokument, die auf generelles Unvermögen des ausstellenden Unternehmens in diesen Fragen schließen lassen,
  • kommt eine gewisse „Wärme“ zum Ausdruck, die der Vorgesetzte diesem Mitarbeiter entgegengebracht hat,
  • gibt es ganz sachliche Hinweise darauf, was mit diesem Mitarbeiter los ist?

Und zum letzten Punkt ein Beispiel: Da steht im Zeugnis eines größeren Unternehmens über einen Hans Müller, „sie“ sei als … beschäftigt worden. Das spricht stark – gegen Hans Müller! Natürlich auch gegen das Unternehmen, aber um das geht es hier nicht. Hans Müller jedoch hätte im Moment der Überreichung des Dokumentes dasselbe sehr sorgfältig lesen und kontrollieren müssen, das Ding ist schließlich existenziell! Dann hätte er den dämlichen Fehler finden(!) und reklamieren(!) müssen, denn ein Mann mit Anspruch lässt sich nicht „sie“ nennen (eine Frau umgekehrt auch nicht „er“). Und er hätte auf Neuausfertigung bestehen müssen, die er problemlos bekommen hätte.Nein, wer Arbeitgeberzeugnisse (die nicht alles, aber viel aussagen) nicht lesen kann, verschenkt etwas.

Kurzantwort:

Frage-Nr.: 2726
Nummer der VDI nachrichten Ausgabe: 47
Datum der VDI nachrichten Ausgabe: 2014-11-20

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