Heiko Mell

Referenz von nicht vorgesetzten Firmen-Managern?

Frage: Ich bin als Team- und Projektleiter eines großen …konzerns tätig. Im Rahmen eines Projekts mit unserem Partner in einem asiatischen Land habe ich drei Jahre mit der dortigen deutschen Leitung meines Fachgebietes (Ebene Direktor) zusammengearbeitet. Nun kehrt diese Führungskraft wieder in die Zentrale nach Deutschland zurück.
Das Projekt ist gut gelaufen, mit der Führungskraft hatte ich ein als sehr angenehm und konstruktiv empfundenes Arbeitsverhältnis. Gern würde ich mir von dieser Persönlichkeit eine Art Zeugnis ausstellen lassen, welches auch meine Erfahrungen in globalen Kooperationen mit anderen Kulturkreisen dokumentieren würde. Oft hört man von Schreiben in der Art „to whom it may concern“. Können Sie eine Struktur und/oder ein Muster für ein derartiges Schreiben vorschlagen?

Antwort:

Es ist schon interessant zu sehen, wie bestimmte Denk- und Entscheidungsprozesse ablaufen. Meine erste Reaktion war aufgeschlossen-positiv. Ich hatte spontan den Wunsch als berechtigt, die Aufgabe (Muster) als lösbar eingestuft und wollte mit der Antwort in diesem Sinne beginnen. Dann kam eine Art Alarmsignal, das zunächst nur als simple Feststellung formuliert war: Du siehst ständig Bewerbungen von Fach- und Führungskräften. Du siehst auch solche Empfehlungsbriefe – aber nur als Ersatz für Zeugnisse (aus dem angelsächsischen Sprachraum), praktisch niemals als Beilage zu offiziellen deutschen Zwischen- oder Endzeugnissen. Das muss einen Grund haben! Also habe ich danach gesucht und bin fündig geworden.

In einem geordneten Großbetrieb verkauft das Rechnungswesen keine Produkte, baut das Personalwesen keine Fertigungshallen und kauft die IT keine Rohstoffe ein. Allein der Gedanke wäre Hochverrat. Und zuständig für die Beurteilung eines Mitarbeiters ist „der Arbeitgeber“, vertreten durch den direkten Vorgesetzten, der in engster Zusammenarbeit mit dem Personalwesen arbeitet, das die Prozesshoheit dafür hat.

Ein außenstehender Direktor des Hauses, der jetzt auch noch seinen „Senf“ dazu gibt, bringt nur Unruhe hinein. Vor allem aber nimmt er unter Umständen Einfluss auf das Arbeitsverhältnis: Eines Tages haben der Vorgesetzte und das HR-Ressort mühsam einen Entlassungsprozess gerichtswirksam vorbereitet, da legt der Mitarbeiter plötzlich zehn (warum nicht, wo eines möglich ist, sind es auch sehr viel mehr) interne Lobesschreiben ranghoher Führungskräfte vor. Das wird dem Arbeitsrichter, dem man eben noch diesen Mann als total unfähig beschrieben hat, überhaupt nicht gefallen.

Und unser Beispiel-Direktor aus der Frage ist auch Direktor geworden, weil er diese Art von Strukturen und die aus deren Missachtung resultierenden Gefahren sofort erkennen kann. Also lässt er die Finger davon. Zumindest in der Regel. Und deswegen sehe ich nie solche Briefe neben offiziellen Zeugnissen, was vermutlich so bleiben wird.Hinzu käme bei einer Umsetzung dieser Idee der gewaltige Aufwand für alle Führungskräfte, wenn jeder Mitarbeiter bei jedem intensiven Kontakt so handelte. Und natürlich gäbe es dann die Extreme: Während Sie nach drei gemeinsamen Jahren am Asien-Projekt ein Referenzschreiben möchten, erbäte sich Ihr Kollege eines nach einem Tag eines gemeinsamen Seminarbesuchs.

Offiziell haben Sie die Möglichkeit, nach Ende des Auslandsprojekts um ein Zwischenzeugnis zu bitten. Zuständig für den Inhalt: Ihr (damaliger) Vorgesetzter. Den könnten Sie durchaus darüber informieren, dass Sie im Ausland eng mit Direktor X zusammengearbeitet hätten. Der sei wieder im Lande und könne sicher zu besonderen Punkten Auskunft geben. Ob der dann auch gefragt wird, liegt jedoch nicht mehr in Ihrer Hand.Falls Sie dennoch versuchen möchten, jenen Direktor zu einem solchen Schreiben zu bewegen, hier mein Vorschlag für einen Text:

Privat-Briefbogen des Referenzgebers, Anschrift des betroffenen Mitarbeiters:“Sehr geehrter Herr Müller,gern entspreche ich Ihrer Bitte um eine kurze Darstellung meiner Eindrücke aus einer Phase gemeinsamer Arbeit:

In der Zeit von … bis … war ich als Direktor …der … AG nach China delegiert und hatte dort die Leitung der … inne. In dieser Zeit habe ich eng mit Ihnen in Ihrer Funktion als … zusammengearbeitet.

Dabei waren Sie mir und meinen Mitarbeitern ein sehr kompetenter Partner, dessen aktive Unterstützung ich als ausgesprochen hilfreich empfunden habe. Sie haben stets ein besonderes Engagement für unsere Belange in China gezeigt. Ich kann Ihnen bestätigen, dass auch unser chinesischer Kooperationspartner Ihren Einsatz und Ihre Arbeit entsprechend uneingeschränkt positiv eingeschätzt hat.

Insbesondere erinnere ich mich an Ihre von uns allen als äußerst wertvoll empfundene … (hier sollte etwas Konkretes zum Projekt und zu Ihrer Tätigkeit darin stehen).

Ich habe die Zusammenarbeit mit Ihnen als sehr angenehm, Ihre Beiträge als überaus konstruktiv empfunden. Aus eigener Erfahrung weiß ich, welche zusätzlichen Anforderungen die Mitwirkung in globalen Kooperationen und die Zusammenarbeit mit Menschen aus anderen Kulturkreisen bedingen. Auch auf diesem Gebiet haben Sie in dieser Phase unserer Zusammenarbeit Leistungen gezeigt, die mich beeindruckt haben.

Ich wünsche Ihnen für Ihren weiteren Berufsweg alles Gute und weiterhin viel Erfolg. Sollte sich für mich eines Tages erneut die Möglichkeit einer entsprechenden Zusammenarbeit ergeben, freue ich mich darauf.

Mit freundlichen Grüßen“

Anmerkung: Sie sehen, im Gegensatz zum Zeugnis mit seinen „in Marmor gemeißelten“ absoluten Aussagen gibt hier ein Mensch seine Meinung wieder – und erhebt keinen Anspruch auf Allgemeinverbindlichkeit.

Kurzantwort:

Während eines noch bestehenden Arbeitsverhältnisses ist die Anforderung schriftlicher Referenzen/Empfehlungen durch Führungskräfte des eigenen Arbeitgebers, die nicht Vorgesetzte sind, nicht üblich und auch nicht pauschal empfehlenswert.

Frage-Nr.: 2224
Nummer der VDI nachrichten Ausgabe: 22
Datum der VDI nachrichten Ausgabe: 2008-05-28

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