Heiko Mell

Wie formuliere ich eines?

Frage: Als n + 1. Person möchte ich Ihnen zu Ihrer Karriereberatung in den VDI nachrichten, die mich schon seit über acht Jahren begleitet, gratulieren. Die Übertragung der durch das Lesen der Karriereberatung gesammelten Erfahrungen haben mir bisher stets geholfen und mich in die Lage versetzt, auch kritische und sensible Situationen zu meistern. Ich kann sagen, Sie haben meinen Werdegang maßgeblich beeinflußt.

Nachdem ich vor kurzem meine erste Position nach dem Studium kündigte, um eine Anstellung als Mitglied der Geschäftsführung in einem mittelständischen …-Unternehmen anzunehmen, gab mein (noch) „alter“ Arbeitgeber mir die Möglichkeit, einen Zeugnisentwurf vorzulegen. Ich will von dieser Möglichkeit unbedingt Gebrauch machen und möchte gerne Ihre professionelle Beratung in Anspruch nehmen. Es würde mich deshalb sehr freuen, wenn Sie Interesse an meinem Fall hätten.

Antwort:

Ihre positive Würdigung unserer Serie ist schon wichtig; wie groß „n“ auch sein mag. Es geht nicht nur darum, daß natürlich auch mich Lob beflügelt, sondern solche Aussagen erhöhen die Akzeptanz meiner Worte insbesondere bei den jungen Lesern. Letztere glauben oft einfach nicht, daß die „Verhältnisse“ so sein könnten, wie sie sind (und wie sie hier geschildert werden). Also vielen Dank dafür.

Mehr Informationen als im abgedruckten Brief enthalten sind, habe ich in Ihrer Angelegenheit nicht. Zeugnisse „aus dem hohlen Bauch“ heraus zu formulieren, wäre weder seriös noch überhaupt machbar. Ich interpretiere also Ihre Bitte um professionelle Beratung als Frage nach den Grundsätzen der Zeugnisgestaltung. Ich weiß, daß viele Leser solche Dokumente selbst erstellen sollen/müssen/dürfen – und sehr interessiert an entsprechenden Ratschlägen sind.

Als Einschränkung: Das Thema reicht für Bücher, ja Buchreihen. Allein die komplizierte rechtliche Problematik hat es in sich. Daher wird das hier nur eine Rahmendarstellung werden – anhand derer Sie aber bereits einen Entwurf ausarbeiten können. Den wiederum würden in Ihrem Auftrag – ebenso wie „fertige“ Dokumente dieser Art – darauf spezialisierte Personalberater begutachten.

Hier also Grundsätze zum Zeugnisaufbau (wegen des Platzes kann das nur grobe Durchschnittsaussagen enthalten; Basis sind die vielen Dokumente, mit denen ich täglich umgehe und zahlreiche Gutachten dazu, die ich im Auftrag betroffener Mitarbeiter und Unternehmen erstelle), angesprochen ist das Endzeugnis am Ende der Beschäftigungszeit:

1. Äußere Form– Firmenbriefbogen (zwingend), ggf. ein eigenes Zeugnisformular des Arbeitgebers;- „Zeugnis“ steht groß obendrauf;- die Länge ist auch wichtig, sie steigt mit der Beschäftigungsdauer und der Bedeutung der (letzten) Position; 1/2 Seite ist auffallend kurz, 1 Seite ist recht knapp, 1,5 Seiten sind angenehm, mehr als 2 Seiten mag man nicht mehr lesen;- Tipp-, Rechtschreibe-, Briefform- und Fakten-Fehler (falsche Daten etc.) sind nicht akzeptabel (überreicht der Arbeitgeber das Zeugnis, sollte der Arbeitnehmer es akribisch prüfen und ggf. sofort auf Neuausfertigung bestehen; beliebtester Fehler derzeit: „wir verdanken Ihm …“, was nur dem Papst zukommt).

2. Datum / Unterschrift– Ausstellungsdatum in engem zeitlichen Zusammenhang mit dem Ausscheidedatum (notfalls rückdatieren; mehr als zwei bis vier Wochen Differenz sind „verdächtig“);- ob eine oder zwei Unterschriften, ob von hoch- oder niederrangigen Führungskräften, ob der letzte Vorgesetzte dabei ist oder nicht, ist alles eher unwichtig.

3. Zeitform– alle Schilderungen, die mit dem Mitarbeiter zu tun haben (auch Bewertungen) stehen in der ersten Vergangenheitsform („er war“).

4. Einleitungsabsatz– Identifizierung des Mitarbeiters durch Name und Vorname mit akademischem Titel (letzte-rer entfällt im weiteren Verlauf des Dokumentes, ausgenommen ein Doktorgrad) sowie Geburtsdatum (Wohnanschrift ist Unsinn);- Nennung des Eintrittsdatums und der Einstiegsposition („… als Leiter der …“);- mitunter stellen sich Unternehmen anschließend kurz vor, beschreiben ihre Branche, Produkte, Konzernzugehörigkeit etc.; das ist für Leser angenehm, aber nicht zu verlangen.

5. Aufgabenbeschreibung (wertfrei)– größter Teil des Zeugnisses; enthält diverse Absätze, ggf. Strichaufzählungen o. ä.;- auf wertende/beurteilende Aussagen sollte hier völlig verzichtet werden (die stehen später im letzten Drittel/Viertel zusammenhängend);- zunächst werden zur Einstiegsposition die wichtigsten Aufgaben und – soweit interessant und nennenswert – Kompetenzen erwähnt;- danach stehen eventuell innegehabte Folgepositionen, die sich z. B. durch Versetzungen, Neustrukturierungen, Beförderungen ergeben haben; Angabe jeweils des Übernahmedatums; dabei werden Aufgaben und Zuständigkeiten wie bei der Einstiegsposition geschildert;- Erwähnungen von Handlungsvollmacht, Prokura o. ä. mit Datum oder sonstigem zeitlichen Bezug.

6. Sachliche Wertung– sehr wichtiger Zeugnisteil, dem wegen des nächsten Punktes oft zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt wird; bei Einstiegs- und rangniederen Positionen muß er oft entfallen;- positive (negative wäre ohnehin nicht erlaubt) Würdigung konkreter Resultate oder greifbarer Ergebnisse, die der Mitarbeiter in Erfüllung seiner Aufgaben erzielte; soweit möglich und gewollt mit Daten und klaren Aussagen („… erreichte er eine Senkung des Krankenstandes von … auf … %, verdanken wir insbesondere seinem Einsatz mehrere Großaufträge von erheblicher Bedeutung für die Auslastung des Werkes“);

7. Persönliche Wertung– harter Kern des Dokumentes, der in jedem Fall vom Bewerbungsempfänger gelesen wird (bei Nr. 5 ist das nicht sicher);- in ganzen Sätzen (keine Strichpunktaufzählung wie bei Aufgaben) werden einzelne Fähigkeiten und Eigenschaften gewürdigt, Fach- und Sprachkenntnisse dargestellt;- es ist weniger wichtig, wie viele Einzelfaktoren dort stehen – die gesamte Wertung soll im positiven Fall „Wärme“ und Wohlwollen ausstrahlen, die Arbeitgeber/Vorgesetzte dem Mitarbeiter entgegengebracht haben;- Länge etwa zwei bis drei Absätze bei „gu-ten“ Zeugnissen.

8. Gesamtwertung/“Schulnote“– zentraler Punkt des Zeugnisses;- Zusammenfassung der Beurteilung in einem Satz; üblich ist die Verwendung des Wortes „Zufriedenheit“; Notenskala reicht von „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ (sehr gut) bis „zu unserer Zufriedenheit“ (ausreichend); sprachliche Bedenken gegen „vollste“ sind nicht gerechtfertigt!

9. Verhalten gegenüber anderen– steht meist nach der Zufriedenheit und wird ausgedrückt z. B. mit „sein/ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Mitarbeiter war jederzeit einwandfrei“; Aussagekraft im positiven Fall gering, Bedeutung einer fehlenden Formulierung dieser Art ist unklar.

10. Ausscheiden– klares Ausscheidedatum muß enthalten sein, ggf. reicht deutlicher Bezug zum Ausstellungsdatum („mit dem heutigen Tage“);- „auf eigenen Wunsch“ ist die einzige Form, an der es nichts zu mäkeln gibt; Begründung für das Ausscheiden ist dabei weder üblich noch empfehlenswert;- „in (bestem) gegenseitigen Einvernehmen“ heißt, die Initiative ging vom Arbeitgeber aus, ebenso wird „verläßt uns zum …“ gedeutet (der Mitarbeiter ist in beiden Fällen arbeitgeberseitig entlassen worden);- „… wir bedauern sein/ihr Ausscheiden“ ist uneingeschränkt positiv und setzt ein +-Zei-chen neben die „Schulnote“;- „die besten Wünsche für die berufliche und private Zukunft“ haben nur abschließenden Floskelcharakter, werden aber erwartet.

Als Anmerkung: In Deutschland ist die Entlassung von Arbeitnehmern schwierig, daher wird bei der Einstellung sehr viel geprüft und abgewogen. Das führt auch zur besonderen Bedeutung von Arbeitgeberzeugnissen. Diese dürfen grundsätzlich nichts Negatives enthalten – auch nicht, wenn es berechtigt wäre. Also behilft man sich mit einer „Nuan-cierung des Positiven“. So bedeutet „… hat er sich außerordentlich engagiert der Verfolgung der ihm gesetzten Ziele gewidmet“ z: B. nicht, daß etwas dabei herausgekommen wäre.

Als Warnung: Für Laien ist die Formulierung eines Zeugnisses ebenso gefährlich wie die Interpretation. Der Fachmann wird auch in seine Interpretation einbeziehen, wer das Zeugnis ausgestellt hat (großer Konzern, kleiner Privatbetrieb etc.). Profis erkennen übrigens vom Mitarbeiter selbst erstellte Formulierungen meist an dem übertriebenen Lob an jeder möglichen und unmöglichen Stelle. Wenn Sie bei anderen Dokumenten abschreiben, bitte niemals bei eigenen „alten“!

Zur Beruhigung: Im Normalfall wird ein Endzeugnis erst etwa fünf Jahre nach seiner Ausfertigung erstmals analysiert. Weil der Mitarbeiter seinen nächsten Arbeitgeber aus ungekündigter Position und noch ohne dieses Dokument fand und dann fünf Jahre dort bleibt. Erst der Bewerbung beim „übernäch-sten“ Arbeitgeber liegt das Zeugnis bei. Bis dahin aber sind die vom Mitarbeiter meist extrem hoch bewerteten Aufgabenbeschreibungen etc. (Nr. 5) völlig veraltet. Nur die Beurteilung behält ihren Wert.

Als Trost: Es gibt keinen „Geheimcode“ bei Zeugnisformulierungen, auch wenn das Gerücht immer wieder aufkommt. Man muß nur richtig lesen: „Er war bei seinen Kollegen sehr beliebt“ – heißt, er war bei seinen Kollegen sehr beliebt. Mehr nicht. Aber ist es Aufgabe eines Mitarbeiters, bei seinen Kollegen sehr beliebt zu sein? Schauen Sie einmal in Ihren Arbeitsvertrag oder in Ihre Stellenbeschrei-bung, Sie werden nichts darüber fin-den …

Kurzantwort:

Laien sollten Zeugnisse verstehen können. Aber sie sollten sie weder allein formulieren, noch im Detail interpretieren. Der Umgang mit diesen brisanten Dokumenten erfordert fundierte Erfahrungen.

Frage-Nr.: 1425
Nummer der VDI nachrichten Ausgabe: 38
Datum der VDI nachrichten Ausgabe: 1999-10-01

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