Heiko Mell

Mitarbeitergespräch

Ich bin 32 Jahre alt und im vierten Jahr in einem mittelständischen …unternehmen tätig. Nach zweijähriger Tätigkeit im Vertrieb besteht meine Aufgabe inzwischen aus Vertriebstätigkeit, Angebotsausarbeitung und Projektleitung. Personalverantwortung trage ich dabei nicht, übrigens auch nicht in der Funktion des Projektleiters.

Ihre Karriereberatung verfolgend habe ich stets zu Beginn des neuen Jahres ein Gespräch mit meinem Vorgesetzten über meine Leistung und neue Ziele geführt. Im Hinblick auf positive Rückmeldungen, erweiterte Aufgaben und Gehaltseinstufung hatte ich dabei auch Erfolg. Allerdings verliefen die Gespräche ohne schriftliche Fixierung. Hinweise auf gezielte Verbesserungen meiner Arbeit erhielt ich leider nicht. Unzufriedenheit wurde nicht geäußert.

Im Zusammenhang mit Umstrukturierungen, Wechsel der Abteilungszugehörigkeit und des Vorgesetzten sind nun „offiziell“ Personalgespräche angekündigt worden. Diese könnten zu kritischen Bewertungen des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber werden („dieses und jenes muß besser werden“) oder aber zur Motivation durch Perspektiven dienen.

Ich habe inzwischen einen Aufbaustudiengang absolviert und möchte das Gespräch eben als Chance für mich nutzen.

Folgende Fragen werfen sich für mich auf:

a) Sollte man das Gespräch defensiv, mit kritischer Reflexion der vergangenen Arbeit, oder offensiv, mit Forderungen und Visionen für die eigene Zukunft im Unternehmen angehen oder wie verbindet man beides geschickt?
b) Worauf sollte man achten, wenn man auf eine gewünschte Abänderung des Arbeitsvertrages hinweist? Ich möchte meine Tätigkeit nun im Vertrag beschrieben sehen, bisher bin ich lt. Vertrag noch immer Verkäufer.
c) Bei einer Tätigkeit als Projektleiter: Wie sollten im Vertrag die Verantwortung und die Befugnisse geregelt werden?
d) Wie bereitet man sich am besten vor?

Antwort:

Zunächst ein ganz spezieller Hinweis an Sie, geehrter Einsender: Ihr Brief, den ich nach bestem Wissen etwas überarbeitet habe und der im Original noch ein paar Zeilen mehr enthält, gibt mir Anlaß, Sie auf einen Aspekt hinzuweisen, der wichtig sein kann (ich will Ihnen damit helfen, nichts anderes). Sie könnten ein extrem gründlicher, in den Augen anderer schon fast schwieriger oder zumindest kompliziert erscheinender Mensch sein. Und es liegt Ihnen weniger, komplexe Sachverhalte schriftlich so auszudrücken, daß die Zusammenhänge für die Leser problemlos nachzuvollziehen sind. Beides könnten wichtige Eckpfeiler für berufliche Planungen sein. Überprüfen Sie also bitte, ob ich recht haben könnte (so darf, ja muß man auf Umwegen aus Ihren Worten schließen, daß Sie in eine andere Abteilung versetzt und einen neuen Chef bekommen werden – und daß das jetzt anstehende „offizielle“ Personalgespräch vermutlich mit dem neuen Chef geführt wird, der Sie ja wohl kaum kennt. Das aber hätten Sie doch klar sagen können/müssen. Dies ist nur ein Beispiel).

Zur Sache: Wir müssen hier unbedingt drei Themenkomplexe sorgfältig trennen:

1. Ihre bisherigen, allein auf Ihrer Initiative beruhenden Personal- (oder Mitarbeiter-)Gespräche sind eine heikle Geschichte. Grundsätzlich ist Ihre Initiative, selbst herauszufinden, was Ihr Vorgesetzter über Sie denkt und wie er Sie beurteilt, absolut lobenswert. Aber wenn Sie diese Gespräche eigenmächtig institutionalisieren („stets zu Beginn des neuen Jahres“) und sie jedesmal auch mit Forderungen verbinden, dann können Sie einem Chef damit schnell lästig fallen.

Ich bin eigentlich nie so recht dahinter gekommen, warum das so ist, aber Tatsache bleibt: Vorgesetzte loben überwiegend recht ungern. Sie kritisieren noch viel weniger gern offen negative Aspekte – und am unangenehmsten ist ihnen (das ist nun wieder halbwegs verständlich) die Frage nach Perspektiven, Gehaltserhöhungen u. ä. Also lautet mein Rat pauschal:

– Versuchen Sie so oft und so intensiv wie möglich herauszufinden, was Ihre Chefs von Ihnen halten, wie sie einzelne Leistungen, Eigenschaften und Fähigkeiten bewerten.

– Werden Sie dabei aber weder penetrant noch lästig. Am besten ist es, Sie hören aufmerksam zu, wenn Vorgesetzte im Laufe der verschiedenen Kontakte bewußt und unbewußt ihre Signale aussenden (sie tun es!). Meist arbeiten sie mehr mit versteckten Andeutungen als mit klaren Aussagen.

– Für konkrete Fragen Ihrerseits, insbesondere auch für Wünsche (streichen Sie offiziell das Wort „Forderungen“ aus Ihrer Liste) wählen Sie einen günstigen Anlaß.

– Zwei Dinge dürften viele Vorgesetzte hassen: Wenn sie schon Weihnachten zittern müssen in der Gewißheit, bald ist wieder Januar „und dann kommt der schon wieder, will gelobt werden, Gehaltserhöhung haben und über Beförderungen reden“- und wenn sie das ganze Jahr über „praktisch kein Sachgespräch mit dem Mann führen können, ohne daß der die Gelegenheit nutzt, über seine Wünsche und Forderungen zu reden“. Insbesondere bei gemeinsamen Dienstreisen und/oder abendlichen Hotel-aufenthalten, wo also die Vorgesetzten nicht weglaufen oder sich anderweitig entziehen können, halte man sich konsequent zurück, auch wenn die vertraulich/halbprivate Atmosphäre noch so verlockend ist.

 

2. Der gerade absolvierte Aufbaustudiengang (gilt sinngemäß für alle nebenberuflich erworbenen Zusatzqualifikationen) ist insofern gefährlich, als er beim Mitarbeiter nahezu unausweichlich zusätzliche Ansprüche weckt – die dem Arbeitgeber im Prinzip nicht einleuchten. Schließlich ist das immer noch derselbe Mann, nur daß er plötzlich ein zusätzliches „Papier“ in der Tasche hat. Der Mitarbeiter erwartet einen „Ausgleich für die jahrelange Quälerei und zwar sofort“ – der Vorgesetzte murmelt etwas von „könnte in den nächsten Jahren durchaus einmal interessant werden, wenn sich entsprechende Anforderungen ergeben“ (und erwartet, daß der Mitarbeiter zunächst den alten Job zum alten Gehalt weitermacht). Als Ergebnis kündigen sehr viele Absolventen von Aufbaustudiengängen anschließend ihre alte Position. Bleiben Sie also gelassen, Ihre Chance kommt – aber vielleicht erst übermorgen.Richtig angewandt, müßten eigentlich auch die im hier angesprochenen Aufbaustudiengang erworbenen Kenntnisse Sie befähigen, „einfach nur“ Ihren derzeitigen Job stellenweise noch besser zu machen (und wieder ein Stück näher an die nächste Erhöhung heranzukommen).

 

3. „Offizielle“, also institutionalisierte, Personalgespräche gehen vom Arbeitgeber/Vor-gesetzten aus. Der einzelne Chef bekommt dazu ein im Detail ausgearbeitetes Verfahren vorgelegt. Er ergreift die Initiative zur Durchführung, er ist Ihnen gegenüber „Herr des Verfahrens“.

Die Schöpfer des jeweiligen Systems für solche Gespräche im Unternehmen haben sich auch Gedanken über die Interessen des Mitarbeiters gemacht und diese „formulartechnisch“ berücksichtigt. Im Gegenteil: Zu einem großen Teil dient das ganze Verfahren den Interessen des Mitarbeiters – der muß also keinesfalls befürchten, dabei zu kurz zu kommen.

Da das Gespräch nun im Ablauf und hinsichtlich der zu erzielenden Resultate weitgehend vorgegeben ist, sollten sich dann auch Vorgesetzte und Mitarbeiter zunächst einmal daran halten. Natürlich spricht nichts dagegen, wenn beide auch über Themen reden, die nicht im Formular enthalten sind. Aber der Mitarbeiter sollte schon sehr sorgfältig darauf achten, nicht mit zu vielen vorbereiteten Fragen in das Gespräch zu gehen und den Vorgesetzten, der mehrere Kontakte dieser Art „durchziehen“ muß, nicht zu nerven und/oder zu überfordern. Es wäre das gute Recht des Vorgesetzten, unter Hinweis auf das vorgegebene Verfahren alle ihm zu weit gehenden zusätzlichen Themen zunächst einmal abzublocken.Beginnt aber der Mitarbeiter bei einem solchen Gespräch eine vorbereitete Liste mit Fragen aus der Tasche zu ziehen, vibrieren die ersten Magennerven des Vorgesetzten.

Also gehe man ruhig und gelassen, nicht aber „übertrainiert“ in dieses Gespräch. Auf dieser Basis zu den konkret gestellten Fragen:

Zu a: Bei institutionalisierten, vorgegebenen Personalgesprächen liegt die Offensive beim Vorgesetzten. Der Mitarbeiter sollte zunächst einmal defensiv abwarten, was man überhaupt von ihm will – und zu den einzelnen Fragen dann im Sinne der Themenstellung sprechen: offen, engagiert , die Interessen des Unternehmens/Chefs in den Vordergrund stellend, aber seine eigenen durchaus (jedoch taktisch geschickt) mit berücksichtigend.

Gegenbeispiel: Für Vorgesetzte, die man als guter Mitarbeiter ja nicht mehr als zweimal täglich verärgern soll, gibt es Horrorbilder. Ein solches ist ein Mitarbeiter, der zu einem anberaumten Gespräch dieser Art aufmarschiert und wie folgt eröffnet: „Bevor Sie etwas sagen, darf ich Ihnen einmal meine Vision über meine Zukunft im Unternehmen unterbreiten“ (Zitat aus der Frage am Beginn dieses Beitrags).

Zu b + c) Firmen haben es meist nicht so mit der exakten Darstellung der jeweils eingenommenen Positionen mit Rang, Aufgaben und Kompetenzen im Arbeitsvertrag. Das ist oft schon bei der Einstellung so und setzt sich fort im Laufe des Beschäftigungsverhältnisses. Entweder beschränken sie sich darauf, nur wirklich gravierende Beförderungen zum Anlaß von Vertragsänderungen zu nehmen oder sie geben nur die „nackte“ Positionsbezeichnung an oder sie schreiben pauschal etwa „maßgeblich ist die Stellenbeschreibung in ihrer geltenden Fassung“.

Übertreiben Sie es also nicht mit den Details. Die heute üblichen schnellen und ständigen Veränderungen führten zu ungeheurem Verwaltungsaufwand, würde wegen jeder Veränderung in der Positionsbezeichnung oder im Aufgabenbereich eine Neuformulierung des Vertrages erfolgen. Anders ist das bei „echten“ Beförderungen, z. B. zum Abteilungsleiter.Außerdem ist gerade ein Projektleiter gemäß der Definition ein Mitarbeiter mit laufend wechselnden Funktionen und Aufgaben – Projekte sind zeitlich begrenzte Aktionen, da wäre ein ständiger Vertragsänderungsdienst vorprogrammiert.

Zu d) Gehen Sie gelassen und ohne allzu viele selbst formulierte Vorgaben und Erwartungen zu Ihrem (neuen) Vorgesetzten. Das System „Personalgespräche“, das da auf Sie zukommt, ist für beide Seiten neu. Warten Sie, wie es läuft – und reagieren Sie situationsbedingt flexibel. Und wenn Ihnen Ihr Chef eines Tages ein Papier in die Hand drückt, auf dem Sie mit der Leitung des Projektes XY betraut werden (oder es gibt einen Aushang), dann reicht das nach allgemeiner Auffassung aus. Wer sich im Tagesgeschäft auf Befugnisse berufen müßte, die in seinem Arbeitsvertrag stehen, hätte ohnehin nicht viel Freude daran.

Als Grundregel: Sie müssen so gut sein, daß Ihr Arbeitgeber aus lauter Angst, Sie zu verlieren, freiwillig etwas für Sie tut (eigentlich tut er es für sich, aber das ist ein anderes Thema).

Kurzantwort:

Das exakte Fixieren der jeweils eingenommenen Position mit Aufgabenbeschreibung und Auflistung von Befugnissen, Rechten und Pflichten in Arbeitsverträgen ist eher nicht üblich. Es ist auch nicht üblich, bei jeder kleineren Änderung den Arbeitsvertrag zu ändern.

Frage-Nr.: 1420
Nummer der VDI nachrichten Ausgabe: 35
Datum der VDI nachrichten Ausgabe: 1999-09-10

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