Heiko Mell

Taugt mein Entwurf?

Frage: Ich bin nach fünfjähriger Dienstzeit auf der Suche nach neuen Perspektiven. Nun bin ich in der glücklichen Lage, über einen längeren Zeitraum die Entstehung meines Zwischenzeugnisses direkt mit beeinflussen zu können (in einem Familienunternehmen ist alles und in jeder Kombination möglich; vor allem das Unerwartete).

Dies beinhaltet nun die Anforderung an mich, dieses Thema konstruktiv zu beleuchten. Meine Geschäftsführer wie auch ich sind in diesem Metier wenig geübt.

Gern möchte ich mich in dieser Situation Ihnen anvertrauen. Zum einen bin ich ein Verfechter knappen und weniger blumigen Schreibstils; zum anderen höre und lese auch ich über vermeintlich übliche Redewendungen sowie Adjektive und Abverben in Zeugnissen, die ich gemeinhin meide. Zudem schätze ich ein, daß in meinem Beispiel die Aneinanderreihung der Fakten für sich sprechen könnte und ich somit auf ausschweifende Huldigungen verzichten möchte.

Ich bitte Sie um Ihre Analyse und Kritik an Inhalt, Aufbau, Stil und Formulierungen, die wir Laienspieler in der Anlage präsentieren.

Antwort:

Zunächst als allgemeine Warnung: Produkte müssen dem „Käufer“ gefallen, nicht dem Produzenten. Das gilt auch für Zeugnisse aller Art; hier sind die Bewerbungsempfänger alleinige Zielgruppe. Und es geht darum, was die im Text erwarten – ob Sie für oder gegen einfache oder blumige Formulierungen sind, ist ohne jede Bedeutung bzw. eventuell sogar eine gefährliche Einstellung.

Bei der Gelegenheit: Es scheint ein wenig so zu sein als beruhe Ihre Aussage „… bin ich ein Verfechter knappen und weniger blumigen Schreibstils“ auf einer gewissen Selbsttäuschung. Ihr Brief zeigt, daß Sie vielleicht nicht blumig schreiben, aber doch zu „schwierig, geschraubt und verschachtelt“ klingenden Formulierungen neigen. Diese Anmerkung ist überhaupt nicht kritisch gemeint, ich reagiere nur auf Ihre Selbsteinschätzung. Schließlich muß jeder von uns seine Stärken und Schwächen(!) genau kennen, wenn er sich in den Existenzkampf stürzt.

Nun zum Zeugnis. Zunächst eine wichtige grundsätzliche Bemerkung: Alle Regeln beziehen sich auf das Endzeugnis, das beim Ausscheiden überreicht wird. Ein wesentliches Kriterium dabei: Wenn der Mitarbeiter das in die Hand bekommt, ist er endgültig „draußen“. In keinem Fall kann er aus einer besonders guten Beurteilung Forderungen an den formuliert habenden Arbeitgeber ableiten. Beispielsweise diese: „Ich bin so gut bewertet worden und man hat mir so tolle Fakten/Erfolge bescheinigt, da beantrage ich sofort eine Gehaltserhöhung/Beförderung und begründe sie mit diesem Dokument (oder ich lege selbiges als Beweis bei, wenn ich eine Klage gegen die spätere arbeitgeberseitige Kündigung einreiche).“

Bei Zwischenzeugnissen jedoch ist das alles denkbar und auch alles schon dagewesen – deshalb sind so viele Unternehmen dort so vorsichtig mit lobenden Formulierungen und deshalb sind Zwischenzeugnisse aus ungekündigten Arbeitsverhältnissen auch keineswegs üblich (sie werden bei Bewerbungen auch nicht vorausgesetzt!). Da es keine zentralen, allgemeingültigen Regeln für Zwischenzeugnisse gibt, wende ich hier die für Enddokumente dieser Art an.

Ihr Zeugnis beschreibt die fünfjährige Dienstzeit eines Akademikers in verantwortlicher Position. Da sollte es idealerweise über eine Seite hinausgehen, aber keinesfalls mehr als zwei Seiten umfassen. Ihres hat zwei volle Seiten, das liegt am oberen Rand der Toleranzgrenze. Es ist eine „alte Erfahrung“: Wenn man Mitarbeiter ihr Zeugnis selbst formulieren läßt, dann werden sie insbesondere bei der Schilderung von Aufgabendetails zu weitschweifig. Hinterher liest das kaum jemand, es ermüdet die Leute bloß.

Was der Bewerber gemacht hat und damit kann (hoffentlich), ist am wirksamsten darzustellen in Lebenslauf und Anschreiben. Was dort steht, wird geglaubt: Der Bewerber mit fünfjähriger Dienstzeit beim derzeitigen Arbeitgeber und mit ungekündigtem Arbeitsverhältnis ist der stets gesuchte Normalfall – der ja noch gar kein Zeugnis hat! Andererseits ist das letzte (derzeitige) Arbeitsverhältnis das wichtigste des ganzen Werdeganges. Daraus folgt zwangsläufig: Die wichtigsten Informationen über das, was ein Bewerber sachlich gemacht hat, sucht man gar nicht erst in Zeugnissen, sondern gleich im Lebenslauf! Oder noch konkreter: Verhält sich der Mitarbeiter regelgerecht, wird sein (End-)Zeugnis erstmals fünf Jahre nach seiner Ausstellung von einem fremden (potentiellen) Arbeitgeber gelesen. Und dann ist jede Sachaussage veraltet (Beurteilungen hingegen veralten nie).

Also kann, wer Zeugnisse formuliert, diese rein beschreibende Aufzählung von Fakten kurzhalten – und sich auf die Darstellung von Erfolgen, die Wertung erzielter Ergebnisse und die eigentliche Beurteilung konzentrieren.

Ein sehr interessanter Aspekt wird von Amateur-Zeugnisformulierern gern übersehen: Weil die reine Beschreibung von Tätigkeiten in Zeugnissen eben meist veraltet ist, wenn man das Dokument vorgelegt bekommt, liest man diesen Bereich routinemäßig nur sehr oberflächlich oder gar nicht. Stehen innerhalb dieses Blocks nun ständig auch Wertungen, die mit beschreibenden Formulierungen verknüpft sind, so besteht die Gefahr, daß diese Wertungen überlesen werden.

Als übliche Ordnung des Zeugnisaufbaus gilt etwa:

Block 1: Identifizierung des Mitarbeiters durch Name und Geburtsdatum (Wohnanschrift ist albern, da vergänglich); Nennung des Ein- und möglichst auch gleich des Austrittsdatums; Nennung der Eintrittsposition.

Block 2: Auflistung der wichtigsten Aufgaben und Tätigkeiten in dieser Funktion.

Block 2a (wenn die Gegebenheiten so waren): spätere Ernennungen, Beförderungen mit Datum – jeweils wieder mit Auflistung der wichtigsten Aufgaben und Tätigkeiten in der neuen Funktion.

Block 3 (entfällt, wenn es nichts in dieser Art zu sagen gibt): besondere Erwähnung von Erfolgen und erzielten Ergebnissen aus 2 und 2a.

Block 4 (obligatorisch): wertende Erwähnung bestimmter Eigenschaften und Fähigkeiten, allgemeine Beurteilung einzelner Aspekte.

Block 5 (hier wegen zentraler Bedeutung separat aufgeführt): Zusammenfassung der Beurteilung in einem Satz, in dem die „Zufriedenheit“ des Arbeitgebers zum Ausdruck kommt.

Block 6 (obligatorisch, aber natürlich nur in Endzeugnissen): Darstellung der Umstände des Ausscheidens (z. B. „auf eigenen Wunsch“ oder als Gegensatz dazu „im gegenseitigen Einvernehmen“), ggf. Nennung des Ausscheidedatums; ggf. Ausdruck des Bedauerns über den „Verlust“; Wünsche für die Zukunft (mehr eine Floskel als von wirklicher Bedeutung).

Dabei gelten die Blöcke 1, 2a, 5 und 6 als „harter Kern“ des Dokumentes, 3 und 4 sind „wichtig“. 2 muß sein, tritt aber in der Bedeutung z. B. gegenüber 5 sehr zurück.Nun zum konkreten Fall (ich zitiere dazu einige ausgewählte Absätze aus dem Entwurf des Einsenders):

a) „Herr … ist seit … bei der … beschäftigt. Er ist der … direkt unterstellt und bekleidet die Funktionen des …-beauftragten sowie des Leiters für Projekte in ….“

b) „Unternehmensgegenstand ist … … mit …für ….“

c) „Zu Beginn arbeitete er am Start des Projektes … mit. Nach einem halben Jahr selbständiger und effektiver Einarbeitung konnten wir ihm die Leitung eines Projektes übertragen.“Kommentar: Schön, schön. Aber die Aneinanderreihung der beiden Absätze b und c in dieser Form ist sprachlich unfein (wer ist in c plötzlich „er“?).

Dann folgen einige Absätze gemäß „Block 3“ meiner Aufstellung, alle wertvoll und positiv.Weiter unten heißt es dann:

d) „Mit einem hohen Maß an Fach- und Sozialkompetenz wird er Mitte 1998 die Projekte … … in einem engen Zeit- und Budgetrahmen erwartungsgerecht in die Phase des Normalbetriebes überführen.“Kommentar: Also wissen Sie, nee. Da ist zunächst einmal die pure (Zukunfts-)Prognose. Ihr Text stammt etwa von Anfang März 1998. Es ist absolut nicht Sache eines Zeugnisses, Horoskope abzugeben. Und wenn, dann interessiert das niemanden. Außerdem (ganz sachlich, nicht persönlich gesehen): Mitte 1998 könnten Sie bereits gestorben sein.

Endzeugnisse sind stets ausschließlich auf die Vergangenheit ausgerichtet und sprechen auch stets in der Vergangenheit („er war fleißig“). Zwischenzeugnisse beschreiben auch schon einmal laufende Angelegenheiten, sie sprechen stets in der Gegenwartsform („er ist fleißig“). Aber beide können Zukunftsereignisse nur als Hoffnungen oder Erwartungen ausdrücken („haben wir keinen Zweifel daran, daß …“). Die kritisierte Formulierung hingegen nimmt das Ergebnis als sicher vorweg – das kann man so nicht machen.

Außerdem ist die einzige Erwähnung der Fach- und Sozialkompetenz in dieser Prognose sehr unglücklich. Bisher also gab es keine solche Kompetenz – aber „in Zukunft wird er …“? Also: Als neutralen, abgeschlossenen Satz etwa „Kompetenz hat er“ und statt Prognosen nur Zuversicht wie „… rechnen wir fest mit …“.

e) „In Anbetracht des Projektfortschritts … beauftragten wir Herrn … … parallel mit der Projektleitung … in unserem Tochterunternehmen in (folgt ein bestimmtes Land).Schließlich können wir auf seine analytischen Fähigkeiten bei … der Organisation unserer …-Töchter in … … bauen.“Kommentar: Der erste Absatz ist in Ordnung. Den zweiten versteht man nicht: Hat er schon oder soll er erst? Auch hier dann wieder die unglückliche Verknüpfung bestimmter positiver Eigenschaften mit einem Einzelereignis. Besser: Allgemeingültige Kernaussage: „… hat ausgezeichnete analytische Fähigkeiten.“ Dann eine klare Sachaussage. z. B.: „wir haben vor, ihm die … zu übertragen.“

f) „Fachwissen, Lernbereitschaft und schnelle Auffassungsgabe, eine sachbezogene, team- und ergebnisorientierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit zur interdisziplinären Kommunikation mit allen Unternehmensstrukturen sind ausschlaggebend für den Erfolg seiner Projektarbeit. Beachtenswert ist sein unermüdlicher persönlicher Einsatz für die Erreichung der gesteckten Ziele.Wir danken Herrn … für die erbrachten Leistungen und wünschen uns weiterhin diesen Erfolg bei unserer gemeinsamen Arbeit.“ Ende.

Kommentar: Schon wieder die Verknüpfung einzelner Eigenschaften mit einem einzigen „Ereignis“ (Projektarbeit). Getrennte Sätze sind stärker in der positiven Aussage:In einem könnte man Ihnen beispielsweise die (sehr) erfolgreiche Projektarbeit bestätigen. In einem zweiten sollte man Ihnen unabhängig davon diverse Eigenschaften und Fähigkeiten bescheinigen. Die Wertung, was nun genau wofür ausschlaggebend war, läßt man besser sein.

Der totale Verzicht auf schmückende Adjektive macht so manche Ihrer Detailaussagen „mager“. So heißt etwa die Sachaussage zu einem wichtigen Punkt nur: „Er hat Fachwissen.“ Das nun hat jeder. Aber der Grad desselben wäre interessant. Gegenbeispiel: „Herr .. zeichnet sich durch hervorragendes, ständig weiter vertieftes Fachwissen aus, seine ausgeprägte Lernbereitschaft und seine gute Auffassungsgabe kommen ihm dabei zugute. Er überzeugt uns durch eine sachbezogene, … Arbeitsweise. Beeindruckend ist insbesondere seine Fähigkeit zur ….“Ja und dann fehlt die sehr gern gelesene Zusammenfassung in einem Satz mit „Zufriedenheit“ (Block 5).

Gemessen am Endzeugnis-Standard fehlen weiterhin Aussagen über das (einwandfreie) Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Mitarbeitern. In vielen (guten) Zeugnissen liest man heute: „Er fördert die Zusammenarbeit“ – und sehr gern läse man etwas in der Art: „… genießt stets das uneingeschränkte Vertrauen seiner Vorgesetzten.“Und gerade bei Zwischenzeugnissen gilt: Die Bewerber denken immer, sie brauchten eines. Die Bewerbungsempfänger hingegen fragen sich meist: Warum überhaupt hat er es (ist über das Ausscheiden schon gesprochen worden)? Also gilt: Ein wirklich „unverdächtiger“ Anlaß, so es ihn gibt, sollte im Zwischenzeugnis stehen (z. B. Vorgesetztenwechsel). Das heißt: Gibt es keinen unverdächtig-seriösen, sachlichen Anlaß – gibt es besser auch kein Zwischenzeugnis. Das wäre nicht schade um ein Dokument, das so furchtbar viel schwieriger ist in allen Details als das Endzeugnis. Und das ist nun wahrlich kompliziert genug.

Wenn sich jemand weiter für das Thema interessiert: Ich empfehle aus gutem Grund niemals Bücher, kann aber hier eine Ausnahme machen (der sehr erfahrene Autor Dr. Kador ist mir seit 1965 bekannt, liebt u. a. dieselbe Hunderasse wie ich – und zitiert hier in seinen 42 Literaturhinweisen keines meiner 16 Werke, was ihn unverdächtig macht, was er aber ändern sollte):

„Kador, Fritz-Jürgen: Arbeitszeugnisse richtig lesen – richtig formulieren; 5. Aufl. 1997; Heider, Berg. Gladbach; ISBN 3-87314-317-8.

Kurzantwort:

In diesem Beitrag erfahren Sie (fast) alles über Zeugnisse und sei es durch direkte und indirekte Literaturhinweise.

Frage-Nr.: 1292
Nummer der VDI nachrichten Ausgabe: 44
Datum der VDI nachrichten Ausgabe: 1998-10-30

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