Heiko Mell

Selbst geschrieben – sich selbst gelobt?

Frage: Inwieweit ist es üblich, daß Zwischen- und Endzeugnisse von den jeweiligen Mitarbeitern vorformuliert und den Vorgesetzten vorgelegt werden, um dann – mit in der Regel geringfügigen Änderungen – in Reinschrift gebracht und unterschrieben zu werden (dies ist gängige Praxis in unserem Unternehmen)? Welche Chancen und Risiken birgt dieses Vorgehen? Zeugt es nicht von einer gewissen Führungsschwäche der Vorgesetzten?

Antwort:

Nehmen wir einmal die Führungsschwäche zuerst: Formal findet ja am Ende des Beschäftigungsverhältnisses gar keine Führung mehr statt. Ein Vorgesetzter könnte also der (falschen) Auffassung anhängen, jetzt müsse er sich um den Mitarbeiter nicht mehr kümmern, nun sei ja bei dem ohnehin nichts mehr zu retten oder falsch zu machen, also könne auch jemand anderes die „Arbeit“ der Zeugnisformulierung übernehmen.

Mir scheint in solchen Fällen also eher eine gewisse Trägheit als Führungsschwäche vorzuliegen.

Klug ist ein solches Vorgehen von Vorgesetzten niemals. Wenn sich bei den Mitarbeitern erst herumspricht, daß ihre Chefs ein wesentliches Führungsinstrument aus der Hand geben – dann darf sich auch niemand wundern, daß die Mitarbeiter nicht mehr viel um das geben, was die Vorgesetzten von ihnen wollen oder von ihnen halten (ins Zeugnis kommt ja doch nichts davon).

In einem vernünftig geführten Unternehmen kümmert sich die Personalabteilung sehr zuverlässig und sehr intensiv um das Ausstellen von Zeugnissen. Sie hat ein eigenes Beurteilungs-/Fragesystem entwickelt, das den Vorgesetzten einige Wochen vor dem Ausscheiden automatisch vorgelegt wird und mittels dessen diese ihre Bewertung zu Papier bringen. Daraus wiederum formuliert dann ein erfahrener Mann des Personalwesens unter Berücksichtigung arbeitsrechtlicher Gegebenheiten und üblicher Gepflogenheiten ein Zeugnis, das schließlich das Urteil des Unternehmens(!) über diesen Mitarbeiter wiedergibt.

Gerade in kleineren Unternehmen kommt es jedoch häufig vor, daß genervte Vorgesetzte (die durchaus auch nicht alle Formulierungskünstler sind) ihre Mitarbeiter um einen Entwurf bitten. Formal ist dagegen auch nichts einzuwenden. Wichtig ist nicht, wer ein Zeugnis getextet hat – sondern daß es vom Unternehmen rechtsverbindlich unterschrieben wurde.

Für die Mitarbeiter bedeutet das eigenhändige Ausfertigen ihres Zeugnisses durchaus nicht nur Chancen:

1. Wenn schon die Vorgesetzten nicht viel darüber wissen, wie man Zeugnisse schreibt, dann ist dieses Wissen bei den Mitarbeitern noch weniger verbreitet. Hinzu kommt, daß bei jedem halbwegs anständigen Menschen eine gewisse Scheu besteht, sich selbst schriftlich und damit nachweisbar die höchste aller Wertungen zuzuordnen. Also dürfte der Mitarbeiter in diesen Fragen ganz schön „ins Schwitzen“ kommen – und könnte vielleicht aus lauter Bescheidenheit eine schlechtere Wertung wählen als der Vorgesetzte dies ggf. getan hätte.

Nicht unüblich und absolut nicht zu beanstanden ist folgendes Verfahren in solchen Fällen: Der Vorgesetzte bittet den Mitarbeiter um eine Aufstellung der Fakten zu seiner Tätigkeit in diesem Unternehmen. Dabei wird es vor allem um Aufgaben und Projekte gehen, an denen dieser Mitarbeiter mitgewirkt hat.

Praktisch schreibt der zu Beurteilende damit sein Zeugnis im sachlichen Teil selbst, der Vorgesetzte kann dies ja anhand der Personalakte kontrollieren, viele Aufgabendetails wird er auch im Kopf haben und nachvollziehen können. Dann setzt sich der Vorgesetzte hin und schreibt die eigentliche Beurteilung(!). Dabei dürfte allen Beteiligten wohler sein als bei dem von Ihnen erwähnten Verfahren.Bei der Gelegenheit eine Warnung: Wenn „Amateure“ schon Zeugnisse schreiben, dann neigen sie erfahrungsgemäß dazu, andere Dokumente dieser Art als Muster zu benutzen. Dagegen ist ja auch grundsätzlich nichts zu sagen. Sie, die Amateure, sollten aber doch bitteschön unter allen Umständen vermeiden, beim letzten Zeugnis gerade dieses zu beurteilenden Mitarbeiters abzuschreiben! Selbst ein Trottel muß doch wissen, daß in einer späteren Bewerbung diese beiden Zeugnisse unmittelbar nacheinander folgen und daß selbst ein minderbegabter Leser die auffälligen Übereinstimmungen in der Formulierung erkennen muß!

Wenn man also schon irgendwo abschreibt, dann bei fremden Leuten. Ich bin schon über 30 Jahre im Beruf und werde niemals verstehen, wie gut ausgebildete Menschen mit Studium und anschließender Lebens- und Berufserfahrung solche – verzeihen Sie – dämlichen Fehler machen können.

Ach ja: Erfahrene Leute wie beispielsweise ich (es werden aber noch ein paar mehr sein im Lande, verlassen Sie sich darauf) vermögen an einem Zeugnis abzulesen, ob dies vom Betroffenen selbst formuliert wurde oder nicht. Ein sicheres Indiz für die Eigenformulierung ist der ständige Gebrauch von extrem lobenden Adjektiven bei allen möglichen Gelegenheiten.

Beispiel: Ein Vorgesetzter pflegt zu schreiben: „… erarbeitete Herr A. ein Kostensenkungskonzept, das nach seiner Umsetzung zu beachtlichen Einsparungen führte.“ Mitarbeiter neigen dazu, diesen Tatbestand wie folgt auszudrücken: „… gelang es Herrn A. in bewundernswerter Weise auch hier wieder, ein vorzügliches Konzept zur Kostensenkung vorzulegen, das die Geschäftsführung sehr beeindruckte und dem Unternehmen extrem wertvolle Einsparungen bei den heute so überaus drückenden Kosten brachte, wofür wir Herrn A. außerordentlich dankbar sind.

„Und um auch das noch klarzustellen: In Ihrem Unternehmen sind nicht die Vorgesetzten schwach, sondern die Unternehmensleitung nimmt ihre Pflichten in diesem Bereich nicht hinreichend wahr. Teils stellt sie den Vorgesetzten offensichtlich kein hinreichendes Instrumentarium zur Verfügung, mit dem diese ihrer Führungspflicht genügen könnten (und seien es Seminare zum Führen, in denen dann auch über Zeugnisse zu reden wäre), teils scheut sie die Ausgaben für eine Personalabteilung, die diesen Namen verdient.

Kurzantwort:

Vorgesetzte, die ihre Mitarbeiter um die Abgabe eines kompletten Zeugnisentwurfes einschließlich der Beurteilungspassagen bitten, geben ein wichtiges Führungsinstrument aus der Hand. Meist tun sie dies aus Trägheit, nicht aus Schwäche. Und: Es ist nicht sicher, daß von Mitarbeitern selbstgefertigte Zeugnistexte später den besseren Eindruck machen.

Frage-Nr.: 1269
Nummer der VDI nachrichten Ausgabe: 44
Datum der VDI nachrichten Ausgabe: 1998-10-30

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