Heiko Mell

Überfordert das System den Akademiker?

Antwort:

Die pauschale Antwort muss, auch wenn man sie so weder gern gibt noch hört, „ja“ lauten: „Ja, unser Bewerbungssystem aus Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen stellt in unverantwortlicher Art und Weise deutlich höhere Anforderungen als etwa ein Studienexamen an der Hochschule.“

Denn: Fast alle derjenigen Bewerber, die in so großer Quote (90 %) am Bewerbungssystem scheitern, können ein bestandenes Examen nachweisen. Damit ist klar: Wir verlangen in diesem Spezialbereich berufsrelevanten Tuns irgendwie zu viel. (Man könnte umgekehrt natürlich auch das letztlich überschaubare Bewerbungssystem zum Standard erheben und dann aus der eben dargestellten Relation folgern, wir verlangten im Studienbereich zu wenig – aber brächte uns das tatsächlich weiter? Also bleiben wir schön beim herkömmlichen Betrachten.)

Ich will versuchen, die Zusammenhänge so einfach darzustellen, wie sie eigentlich sind. Getrieben werde ich dabei vom Ehrgeiz des sendungsbewussten Beraters, der mit der Ausgangslage keinesfalls zufrieden sein kann: Die überwältigende Mehrheit der eingesandten Bewerbungen, ob von Geschäftsführern oder Sachbearbeitern, erfährt auf Empfängerseite nach kurzer Durchsicht die Einstufung „Frei zur Absage“. Wenn Sie diesen Beitrag gelesen und meine Empfehlungen umgesetzt haben, werden Sie in Zukunft kaum noch dazu gehören.

1. Die Fakten sind das Fundament der Bewerbung„Gute“ Fakten innerhalb Ihres Werdeganges sprechen für sich selbst, kritisch zu sehende müssen mit hohem Aufwand und zweifelhaften Erfolgsaussichten bewerbungstechnisch kaschiert werden. Da das Ziel „Erfolg im Beruf“ ohne Aufwand nicht erreichbar ist, stecken Sie diesen am besten von Berufsbeginn an in die Fakten. Als pauschale Regel dafür kann gelten:

Alles, was Sie ab Studienexamen (einschließlich) berufsrelevant tun, was Sie erreichen und was Ihnen widerfährt, findet seinen Niederschlag in Ihrem Lebenslauf und beeinflusst immer wieder Ihre Chancen bei Bewerbungen.

Es ist schon viel gewonnen, wenn Sie daran denken, bevor(!) Sie eine berufsrelevante Entscheidung treffen („Wie sieht das später im Lebenslauf aus?“).

Dabei müssen Sie leider zwei Besonderheiten berücksichtigen:

a) In Arbeitgeberaugen kritische Abweichungen vom Ideal addieren sich (Das schwache Examen nach überlangem Studium, die daraus resultierende lange Suche nach dem ersten Job, die kurze Dienstzeit dort und die ebenfalls kurze, diesmal insolvenzbedingte beim zweiten Unternehmen ergeben gemeinsam mit dem schwachen letzten Arbeitgeber-Zeugnis ein verheerendes Gesamtbild).

b) Der Mensch denkt nur zu leicht, mit der nächsten gefundenen Anstellung seien alle Probleme der Vergangenheit gelöst oder im aktuellen Job seien auf Dauer keine Schwierigkeiten zu erwarten. Das ist eine Illusion! Rechnen Sie immer mit kritischen Entwicklungen und rechnen Sie vor allem dann damit, wenn Sie gerade keine Katastrophen gebrauchen können. Nicht ohne Grund weiß der Volksmund: „Spare in der Zeit, so hast du in der Not“ – und er weiß auch: „Die Not wird schon kommen.“ Für einen Angestellten gibt es keine absolute Sicherheit, niemals und nirgendwo. Und: Insbesondere jedes neue Engagement kann als Misserfolg enden, ob Sie daran nun Schuld tragen oder nicht.

Fazit: Für den Erfolg einer im Jahre 2035 fällig werdenden Bewerbung stellen Sie vielleicht schon 2015 eine wichtige Weiche.

 

2. Grundregeln der BewerbungstechnikHier die wichtigsten Empfehlungen in größtmöglicher Kürze (Um die Dinge übersichtlich zu halten, wird vorrangig die Standardsituation „berufserfahrener Bewerber, Position wird per Stellenanzeige ausgeschrieben“, behandelt). Wenn Ihnen die meisten davon oder gar alle sehr einfach vorkommen, dann liegen Sie richtig: Die Zusammenhänge sind einfach. Vielleicht aber können Sie dann wenigstens herausfinden, warum der Anteil ungeeigneter, falscher, sinnloser Zuschriften dennoch so hoch ist.

2.1 Lesen und analysieren Sie die StellenausschreibungTatsächlich erkennt man an telefonischen Vorab-Anfragen, am Bewerbungsaufbau und sogar in Vorstellungsgesprächen, dass sehr viele Bewerber die betreffende Stellenanzeige nicht oder nicht bis zum Ende gelesen haben. Sie bewerben sich „auf alles, was sich bewegt“, wenn es dort nur irgendwie „Entwicklungsingenieur“ oder „technischer Geschäftsführer“ heißt. Aber „viel hilft viel“ funktioniert auch hier nicht.

Interessant für potenzielle Bewerber ist nicht nur die Auflistung der gesuchten Qualifikation in dem Inserat. Besonders wichtig ist die Darstellung der zu lösenden Aufgaben: Was da steht, soll man in den meisten Fällen nicht nur später tun, sondern auch heute schon möglichst nachweisbar können.

Denken Sie logisch: Wenn im Inserat steht, man suche jemanden „mit erster Berufspraxis im Metier“, dann will man den Bewerber vom Typ „ca. ein bis zwei Jahre Erfahrung, jung, formbar, billig, aber auch kein Anfänger mehr“. Wenn Sie nun zehn Jahre Praxis haben, dürfen Sie es zwar versuchen, aber ob Sie sich damit einen Gefallen tun, bleibt absolut offen. Sie sind überqualifiziert und teuer.Oder: Man sagt oft, der Bewerber dürfte es probieren, wenn er ein(!) Anforderungskriterium nicht erfülle. Aber Sie müssen erkennen, ob das, was Sie nicht mitbringen, etwa ein K.-o.-Kriterium ist („Wegen unserer Einbindung in einen internationalen Konzern ist fließendes Englisch erforderlich“ – da ist es sinnlos, wenn man schreiben muss: „Gern besuche ich demnächst einen Volkshochschulkurs“).

2.2 Die drei Grundelemente Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse müssen aufeinander abgestimmt sein.Häufig decken die Zeugnisse die Behauptungen im Lebenslauf nicht; beide Dokumente sind im Bereich der Fakten sorgfältig abzugleichen. Dabei gilt: Zeugnisse sind Dokumente, sie gelten als „Fels in der Brandung“, weicht der Lebenslauf erkennbar ab, so wurde dort gelogen.Oft sieht man auch Anschreiben, in denen versucht wurde, die eigene Qualifikation auf die Stellenanzeige „hinzutrimmen“ – der anhängende Lebenslauf zieht bei dieser Aussage aber nicht mit, widerspricht teilweise dem Anschreiben sogar. Das ist chancenlos.

2.3 Es darf keine zwei textgleichen Bewerbungen geben – weil es auch keine zwei identischen Positionen gibt.Es ist ein Irrglaube, dass die Einführung von PC und Internet die Bewerbung wesentlich vereinfacht hätten: Wie schon vorher sind Anschreiben und Lebenslauf (!) sorgfältig und individuell auf die konkret ausgeschriebene Position auszurichten. Wer nur das absendet, was ohnehin in seinem Computer gespeichert ist, reduziert seine Chancen erheblich bis total.

Die ideale Bewerbung sieht aus, als sei sie einfach sachlich entsprechend den tatsächlichen Gegebenheiten niedergeschrieben worden – und passe hier zufällig recht genau zur ausgeschriebenen Position. In Wirklichkeit steckt viel Arbeit dahinter.

2.4 Die Bewerbungselemente im Detail

2.4.1 Zeugnisse
Examens- und Arbeitgeberzeugnisse sind zum Bewerbungszeitpunkt grundsätzlich bereits „statische Elemente“, also unveränderbare Fakten. Aus einem – deutschen – Angestelltenverhältnis, das inzwischen abgeschlossen ist, kein Zeugnis zu haben, ist nicht akzeptabel.

Die Zeit- und Positionsangaben aus diesen Dokumenten geben vor, was im Lebenslauf grundsätzlich dazu stehen darf oder muss.Sonderfall Zwischenzeugnis:Sie müssen nicht zwangsläufig eines (oder mehrere) haben; viele Unternehmen stellen keine aus. Wenn Sie ein schwächeres haben, müssen Sie es nicht beifügen.

2.4.2 Lebenslauf
Erstellen Sie eine sehr ausführliche Rohfassung, die einfach alle Fakten und relevanten Details umfasst. Wichtig: Gleichen Sie alle dafür relevanten Angaben mit eventuell vorhandenen Zeugnissen aus den einzelnen Phasen ab, vermeiden Sie Abweichungen.

Dann nehmen Sie im konkreten Fall die Anzeige der ausgeschriebenen Position (Zielposition Ihrer Bewerbung) als Anforderungsbasis und variieren Sie die Rohfassung des Lebenslaufes so, dass möglichst alle Details zu den Aufgaben und zum Anforderungsprofil der Zielposition passen. Ihre Mittel sind Weglassen (z. B. des im Einzelfall nicht passenden Themas Ihrer Diplomarbeit, hier störender Aufgabendetails aus einzelnen Positionen Ihres Werdeganges, einzelner hier absolut nicht hinpassender Fach- oder Spezialkenntnisse); Neusortierung der Reihenfolge von Aufgabendetails (der Leser unterstellt, was vorn steht, sei wichtig); Relativierung von Positionsbezeichnungen, die nicht zur Zielposition passen, durch hinzugefügte Erklärungen (Beispiel: Zielposition „Leiter Entwicklung“, heutige Position „Geschäftsführer Technik“; der daraus resultierende Abstieg würde wegen hohen Alters oder fehlender Umzugsbereitschaft vielleicht hingenommen, ist jedoch nach den klassischen Regeln so nicht möglich; als Lösung schreiben Sie: „01/09 – 10/15 technische Gesamtleitung mit Schwerpunkt Entwicklung; [aus formalen Gründen und zur Erleichterung von Kundenkontakten war ich auch als Geschäftsführer eingetragen, dem kam jedoch in unserem inhabergeführten Unternehmen keine Bedeutung bei]“).

Hochspezielle, ungebräuchliche oder stark ausländisch geprägte Positionsbezeichnungen, die der Leser vermutlich kaum richtig einordnen kann und die nicht der Bezeichnung der Zielposition entsprechen, werden so übersetzt, dass sie der Zielposition nahekommen; um Korrektheit sicherzustellen, wird die Originalbezeichnung in Klammern dahinter gesetzt.

Auch Angaben zu den einzelnen Arbeitgebern (Branche, Größe, ggf. Typ) werden angepasst (Beispiel: heutige Position in einem 500 MA-Unternehmen, das zu einem Konzern gehört; ist die Zielposition im Mittelstand, werden zum heutigen Unternehmen nur die 500 MA genannt; geht die Bewerbung an eine größere Firma/Gruppe, wird der heutige Konzern mit Umsatzgröße zusätzlich genannt).

Als Empfehlung: Keine Eigenbeurteilung Ihrer Person (Eigenschaften, Fähigkeiten, Stärken) vornehmen und keine „Zielvorstellung“ angeben: Das Ziel ist völlig klar, es ist die in der Anzeige vorgestellte Position.

Kein Zusatzblatt „Was Sie sonst noch über mich wissen sollten“ o. Ä.; aber ein Zusatzblatt mit einer Aufstellung „spezielle Kenntnisse/Erfahrungen“ oder „durchgeführte Projekte“ ist bei gegebenem Anlass möglich.

Empfehlung: Bei Bewerbungen an große internationale Konzerne umgekehrt chronologischer („amerikanischer“) Aufbau, bei Zuschriften an deutschen Mittelstand eher klassischer chronologischer Aufbau.

Auch hier gilt das Prinzip: Ausrichtung aller dafür geeigneter Details auf die jeweilige Zielposition, aber dabei korrekte, wahrheitsgemäße Darstellung der Daten und Fakten. Prinzip: Wer „fließende chinesische Sprachkenntnisse“ erfindet, lügt und betrügt; wer vorhandene Kenntnisse dieser Art weglässt, macht sich ggf. passender – und nichts falsch.

2.4.3 Anschreiben
Hier stellen Sie sich mit den wichtigsten berufsrelevanten Gegebenheiten kurz vor. Dabei konzentrieren Sie sich auf in diesem speziellen Fall interessierende Schwerpunkte (die also gerade bei der konkret ausgeschriebenen Position für den Leser interessant sein könnten). Das muss keine umfassende Berufswegschilderung werden, dafür gibt es ja den Lebenslauf.

Dann schildern Sie etwaige „hier und jetzt“ interessante Spezialkenntnisse oder spezielle Erfahrungen und beantworten etwaige „Fragen“, die das Inserat stellt (wenn z. B. SAP-Anwenderkenntnisse gefordert waren). Anschließend gehen Sie darauf ein, was Sie gerade an dieser konkreten Position reizt oder anspricht (daran sieht man u. a., dass Sie keine stets gleichlautenden Standardschreiben versenden).

Ein weiterer Absatz beantwortet die für den Leser sehr(!) wichtige Frage, warum Sie Ihre heutige Position aufgeben wollen oder müssen bzw. warum Sie Ihre letzte Anstellung verloren haben. Achten Sie darauf, hier möglichst nur sachliche (keine persönlichen) Gründe zu formulieren.

Dann nennen Sie Ihr heutiges oder Ihr letztes Gehalt oder auch Einkommensvorstellungen, sprechen über Ihr frühestes Eintrittsdatum – das war es dann.Zusammenfassung:
Man kann über die optimale Bewerbungstechnik Bücher schreiben (was ja auch gemacht wird). Aber wenn Sie die hier dargestellten Richtlinien beachten, sollten Sie das erste Ziel, bei möglichst vielen Ihrer Bewerbungsaktionen unter die 10 % der ernst zu nehmenden Kandidaten zu kommen, mit deutlich größerer Wahrscheinlichkeit erreichen.

Und falls Sie, liebe Leser, so jung sind, dass Sie noch viel Gestaltungsspielraum haben: Vielleicht stimmt ja meine Annahme, dass der Mensch instinktiv Wichtiges an den Beginn einer Aufzählung setzt. Das hieße dann: Beachten Sie insbesondere meinen Punkt 1. Damit nämlich kommen Sie dem Ideal einer aussichtsreichen Bewerbung nahe: Die Daten und Fakten des Lebenslaufes (und der Zeugnisse) überzeugen spontan – und der Rest der Bewerbung macht wenigstens nichts kaputt. Mehr wird ja gar nicht verlangt …

Kurzantwort:

Frage-Nr.: 453
Nummer der VDI nachrichten Ausgabe: 17
Datum der VDI nachrichten Ausgabe: 2015-04-23

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