Heiko Mell

Per E-Mail, aber wie?

Frage/1: Ich lese gerade, dass 39 Prozent der Unternehmen Bewerbungen per Internet verlangen (28 Prozent per E-Mail und weitere 11 Prozent setzen auf ihren Webseiten Online-Formulare ein).

Es geht nur um Bewerbungen, die per E-Mail zugeschickt werden sollen, denn bei Online-Bewerbungen stecken die Firmen die Kandidaten in der Regel in ein so enges Korsett, dass sie kaum noch formale Fehler machen können.Frage/2 (bezogen auf die „frei gestaltete“ E-Mail-Bewerbung):

1. Was gehört alles in den Klartext der Mail?

2. Welches Dateiformat empfiehlt sich für die Anlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse)?

3. Kopiert man alles in eine Datei zusammen oder teilt man die Bewerbung auf? Wenn ja, wie?

4. Wie geht man mit seiner Unterschrift um? Druckt man Anschreiben und Lebenslauf aus, unterschreibt sie und scannt sie wieder? Verwendet man gescannte Unterschriften oder unterschreibt man einfach mit „gez. Lischen Müller“?

5. Wie geht man mit dem beizufügenden Bild um?

6. Mit der Qualität der eingescannten Zeugnisse steigt automatisch die Dateigröße. Was empfehlen Sie? Schwarzweiß-Scans, Halbton- oder farbige Scans?

7. Wie groß sollte die gesamte Mail maximal werden, damit sie in den Unternehmen handhabbar bleibt?

8. Gibt es sonst noch etwas, außer dass die Regeln einer Papierbewerbung weiter gelten, was Bewerbungsempfängern Freude bereitet?

Antwort:

Antwort/1: Der Trend zur E-Mail-Bewerbung ist unaufhaltsam. Die von Ihnen genannten Zahlen sind Forderungen der Unternehmen, in der Praxis liegt die E-Mail-Quote bei den täglich hereinkommenden Bewerbungen bereits bei mehr als 85%. Als nach wie vor aktuelle Empfehlung: Achten Sie bei jeder Ausschreibung darauf, ob der Inserent einen Versandweg erkennbar bevorzugt oder sogar vorschreibt. Und dann folgen Sie diesem Wunsch. Wenn beide Wege (E-Mail und Post) offen sind, haben Sie auch keinen Nachteil, wenn Sie einen davon beschreiten. Firmen stellen ihren Bewerbern keine Fallen, indem sie erst beide Möglichkeiten zulassen und dann doch alle Kandidaten ablehnen, die eine davon auswählen.

Die Bewerbung per Online-Formular ist ein eigenes Kapitel! Das „Korsett“ ist nicht nur so eng, dass die Bewerber eigentlich keine Fehler machen können – es ist sogar so eng, dass es vielen Kandidaten schwerfällt, alles richtig zu machen. Das erbost viele potenzielle Bewerber. Wir stoßen bei Bewerberseminaren, die wir u. a. für Doktoranden an Instituten halten, auf massive Ablehnung solcher Systeme bis hin zur klar geäußerten Weigerung, sich bei entsprechenden Unternehmen überhaupt zu bewerben. Es bleibt zu viel von der eigenen individuellen Persönlichkeit auf der Strecke; zu vieles von dem, was dem Kandidaten wichtig ist, fällt unter den Tisch. Bei einem Arbeitgeber, der Menschen in so enge Raster zwängt, möchten viele Kandidaten nicht arbeiten (Unternehmen, die so etwas einsetzen, sollten bei ausbleibenden Erfolgen einmal ihre Einstellung zu dieser Frage überprüfen).

Antwort/2: Sie haben, geehrter Herr Professor, hoffentlich Humor, ich unterstelle das einmal.

Auf dieser Basis habe ich eine schlechte Nachricht für Sie: Sie können Ihre Briefe leider nicht mit „Lischen Müller“ unterzeichnen, tut mir leid. Natürlich nicht etwa deshalb nicht, weil Sie nicht so heißen – das wäre dann doch zu primitiv gekontert. Nein, weil sich „Lieschen“ in aller Regel doch eher mit „ie“ schreibt (obwohl, bei Namen weiß man nie“).

Nach dieser tiefschürfenden Betrachtung zum Thema:

Ich fasse zunächst einmal die Fragen 1 – 3 zusammen. Empfehlenswert ist folgender Aufbau:

Sie schreiben eine Kurz-E-Mail von ein bis zwei Sätzen. Dort geben Sie als Betreff die „Bewerbung um die Position XY“ an. Dann schreiben Sie etwa: „Sehr geehrter Herr Müller, als Anlage erhalten Sie meine Bewerbungsunterlagen. Mit freundlichen Grüßen.“ Das dient nur zur Identifizierung/Zuordnung des Vorganges.

Daran ist die eigentliche Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf (inkl. Foto) und den wichtigsten Zeugnissen angehängt – im Dateiformat PDF. Bitte keinesfalls für jedes Zeugnis und jede Bescheinigung eine eigene PDF – da sucht sich der Leser zu Tode. Bewährt hat sich- eine PDF-Datei, enthaltend Anschreiben und Lebenslauf,- eine zweite PDF-Datei, enthaltend alle Zeugnisse.

Gegen eine einzige PDF-Datei, die alle Bewerbungsunterlagen enthält, spricht auch nicht viel. Nur wenn man im Laufe des Auswahlprozesses gezielt etwas sucht, findet man das in einer kleineren, nur zwei Dokumente umfassenden Datei schneller, daher die vorgeschlagene Aufteilung.

Zu 4/Unterschrift: Akzeptiert wird die am PC gesetzte „Unterschrift“, die keine ist, aber den guten Willen zeigt, etwa „gez. Lieschen Müller“. Ein Ausdrucken, „echtes“ Unterschreiben und Einscannen ist nicht erforderlich.

Zu 5/Bild: Einscannen (oder gleich digital aufnehmen und sich die Dateien geben lassen) und in den Lebenslauf einfügen. Schön wirken diese Bilder beim eventuellen Ausdruck durch den Empfänger selten, daher gilt:

Nicht etwa formatfüllend auf eine ganze oder halbe Seite „quälen“, sondern rechts oben in den Lebenslauf einfügen (Sie bekommen den Job nicht, weil Sie schön sind, man will nur sehen, ob Sie wenigstens halbwegs als anständiger Vertreter Ihrer Berufsgruppe durchgehen – wobei ein sympathischer Eindruck auch nicht schaden kann; aber kaum jemand sagt etwa: „Katastrophaler Werdegang, aber ein schnuckeliges Foto, her mit dem Kerl“).

Zu 6/Zeugnisse: Bei Zeugnissen reicht – auch wenn das Original vielleicht farbige Firmenlogos enthält – der Schwarzweiß-Scan. Halbton-Scans (mit Grauabstufungen etwa wie beim Einscannen eines Papier-Fotos) sind hier nicht erforderlich, man will die Schrift gut lesen, das reicht. Feinheiten auf dem Firmenlogo eines früheren Arbeitgebers interessieren niemanden.

Zu 7/Dateigröße: Versuchen Sie immer (manche Inserenten geben eigene Maximal-Dateigrößen an), mit der gesamten Bewerbung unterhalb von 3 – 4 MB zu bleiben. Ab 5 MB flucht der Leser, ab 10 wird er spätestens wütend.

Zu 8/Sonstiges bei E-Mail-Bewerbungen: Die Qualität der Papierbewerbungen war/ist schlecht, die Qualität der per E-Mail übersandten Anschreiben und Lebensläufe (die Zeugnisse sind, wie sie sind) ist noch viel schlechter!

Irgendjemand hat den Leuten eingeredet, bei E-Mails käme es nicht darauf an, man dürfe schreiben wie der „eigene Schnabel gewachsen“ ist. Das finden manche Bewerber toll: Schreiben ohne nachzudenken. Und ist eine E-Mail-Bewerbung etwa keine E-Mail? Also dann. Und so sehen die Dinger auch aus:

Der Lebenslauf, Kern der Bewerbung und zentraler „Faktenträger“ steckt einmal im PC – also immer raus damit, der ist ja nun „fertig fürs Leben“. Bloß keinen Aufwand treiben. Wer aber so dumm ist, die Version von vor vier Wochen zu verwenden, hat dort vielleicht noch etwas drinstehen, was jetzt eher stört. Neu und besonders „erfolgversprechend“ ist es, aus der „Bringschuld“ des Bewerbers eine „Holschuld“ des Empfängers zu machen. Also nicht der Bewerber liefert seine Daten anständig ab, er informiert den künftigen Arbeitgeber nur noch, wo der sie sich gefälligst abholen kann („bei Interesse siehe auf meiner Homepage oder bei Xing“).

Und die Anschreiben? Schnell heruntergeklappert – und weg damit. Logik, grammatische Details, allgemeine Rechtschreibung, Eingehen auf die spezielle Anzeige – das alles bleibt gern auf der Strecke. Von „Sehr geehrte Herr Müller“ ganz zu schweigen.

Der Rat lautet: Fertigstellen (das dauert einige Stunden pro Stück zumindest bei der ersten Bewerbung, weniger bei weiteren aus der „Aktion“), ausdrucken, ein paar Stunden liegenlassen, dann das Gedruckte sorgfältig und langsam lesen, am besten laut! Sagen wir es so: Wer pro Anschreiben nicht zur Sicherheit drei- bis viermal im Duden nachschaut, ist deutlich besser als ich (was ich gerne akzeptiere). Die Rechtschreibprüfung Ihrer Schreibsoftware können Sie vergessen, solange sie z. B. nicht „das“ und „dass“ unterscheidet.

Wem die E-Mail-Bewerbung „einfacher“ vorkommt als die traditionelle Mappe, lebt gefährlich. Immerhin, er spart einen Plastikordner und einen Umschlag mit Briefmarke. Das aber ist gegenüber der existenziellen Bedeutung eines optimalen Jobs für die eigene Existenz nicht eben viel.

Ach und rufen Sie nicht an, ob Ihre E-Mail-Bewerbung angekommen ist. Damit treiben Sie nur die Empfänger in den Wahnsinn. Gleiches Recht für alle: Firmen rufen ja auch nicht an, ob ihre Eingangsbestätigung oder Absage angekommen ist. Sollte das Medium E-Mail so unsicher sein, dass man hinterhertelefonieren muss, dann benutzen Sie doch lieber die Postkutsche oder Brieftauben. Ein halbwegs engagierter Bewerbungsempfänger versendet ohnehin Eingangsbestätigungen, allerdings meist innerhalb von Tagen, nicht von Stunden.

Kurzantwort:

1. E-Mail-Bewerbungen mögen einfacher zu versenden sein, einfacher zu erstellen sind sie nicht. Die üblichen Schlampereien bei den zahlreichen E-Mails im Tagesgeschäft haben in Bewerbungen nichts verloren.

2. Grundempfehlung für E-Mail-Bewerbungen: eine Kurz-E-Mail (1 – 2 Sätze) mit z. B. zwei angehängten PDFs, von denen eine Anschreiben + Lebenslauf mit eingearbeitetem Bild, die andere die Zeugnisse enthält, insgesamt weniger als 3 – 4 MB.

Frage-Nr.: 2491
Nummer der VDI nachrichten Ausgabe: 23
Datum der VDI nachrichten Ausgabe: 2011-06-09

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