02.01.2016, 00:32 Uhr

Wann Reisekosten abrechnen?

Ich habe mich um eine Stelle beworben, die einen Karrieresprung bedeuten würde. Am Ende des Gesprächs bin ich aufgefordert worden, weitere Dokumente zu liefern. Dabei legte ich meine Reisekostenabrechnung (ca. 300 EUR) bei.Mein Bruder ist der Meinung, dass ich einen Fehler begangen habe, da das Verfahren noch nicht abgeschlossen ist. Er schicke seine Abrechnungen erst nach Erhalt einer Absage. Bei einer Einstellung trage er die Kosten in der genannten Größenordnung selbst. Nur bei sehr hohen anfallenden Rechnungen (Flugreisen etc.) würde er Erstattung einfordern. Meinem Bruder sagte ich sofort am Telefon, dass ich dieses Problem Heiko Mell vorlegen werde.

Antwort:

Ich hoffe, Ihr Bruder war angemessen beeindruckt. Aber im Ernst:Reisekosten im Zusammenhang mit Vorstellungsgesprächen sind ein nicht ganz einfaches Thema. Es ist denkbar, dass man mit ungeschicktem Vorgehen in diesem Bereich die Chancen seiner Bewerbung ruiniert.Grundsätzlich gilt: Sie haben einen Anspruch auf Erstattung von Reisekosten, wenn man Sie zur Vorstellung eingeladen hat – es sei denn, man hat in der Einladung klar erklärt, man erstatte keine Kosten.So weit, so gut: Es bleiben drei Fragen offen:Machen Sie überhaupt Kosten geltend, wenn ja, in welcher Höhe und zu welchem Zeitpunkt?1. Überhaupt: Sie glauben ja gar nicht, was da alles möglich ist: Z. B. die Anreise aus dem Nachbardorf mit einer Forderung von 8,75 EUR gesamt bei einem Jahreseinkommen von deutlich über 100.000 EUR. Oder die korrekte Aussage, die Anreise sei mit dem vom derzeitigen Arbeitgeber finanzierten Dienstwagen erfolgt, dafür sei keine Erstattung angebracht. Aber man habe in der Autobahnraststätte eine Bratwurst à 3,60 EUR verzehrt – und die hätte man gern zurück (die Euro, nicht die Wurst). So etwas wirkt kleinkariert, insbesondere bei Managementbewerbern.Regel dazu: Wenn die Kosten im Bagatellbereich bleiben, verzichten Sie. Die Verbuchung des Betrages würde mehr verschlingen als die Erstattung an Sie. Faustregel: Bei 100.000 EUR Jahreseinkommen wirken erst Beträge oberhalb von ca. 50 EUR (Faustformel) so richtig angemessen. Schließlich wollen Sie einen neuen (besseren) Job.2. Höhe: Fahrtkosten (Bahn nach Fahrkarte, Pkw nach steuerlicher Pauschale von derzeit 0,30 EUR pro Kilometer, Flug nur bei vorheriger Zusage der Übernahme oder bei gehobenen Positionen) sind absolut unkritisch. Aber 300 EUR Bahnkosten „+ 7,40 EUR Parkhaus am Bahnhof“ oder gar Taxikosten „+ x EUR Anruf bei Taxizentrale“ wirken derart kleinkariert, dass Sie damit Ihren Ruf bei diesem Unternehmen beschädigen oder ruinieren können. Dies ist natürlich vor allem dann gefährlich, wenn Sie die Abrechnung während der Laufzeit Ihrer Bewerbung oder nach erfolgter Einstellung vorlegen.3. Zeitpunkt: Wenn man sie nicht ausdrücklich auffordert, vorher abzurechnen, reichen viele Bewerber tatsächlich ihre Abrechnung erst nach erhaltener Absage ein. Achtung: Zu diesem Zeitpunkt („mir kann ja jetzt nichts mehr geschehen, eine Einstellung dort erfolgt ja ohnehin nicht“) so richtig zuzuschlagen und auch noch 2 EUR Trinkgeld für den Taxifahrer draufzurechnen, wirkt erst richtig negativ („der Bewerber zeigt sein wahres Gesicht“). Und man weiß nie, wann man sich wieder trifft.Da aber vor einer Einstellung mehrere Gespräche bei diesem Unternehmen zu erwarten sind, spricht einiges dafür, bis zur endgültigen Entscheidung zu warten. Nur der Verzicht Ihres Bruders bei einer Einstellung ist nicht erforderlich, niemand erwartet das.Da wir nun einmal dabei sind, sprechen wir das nicht ganz einfache Problem „Anreise zum Vorstellungsgespräch mit dem Dienstwagen vom heutigen Arbeitgeber“ noch einmal gesondert an:a) Mit dem Dienstwagen anzureisen, den der heutige Arbeitgeber auch zur privaten Nutzung voll bezahlt, und dann hier Kilometergeld zu fordern, ist Betrug.b) Sofern Sie die einfach zu realisierende Möglichkeit haben, Privatfahrten auch privat mit Ihrem Arbeitgeber abzurechnen, wäre das hier angebracht. Dann könnten Sie die Pkw-Kilometer bei den Reisekosten geltend machen (dass Sie diese Privatabrechnung mit Ihrem Arbeitgeber durchführen, wird geglaubt und muss nicht bewiesen werden). Die Sache hinterlässt einen guten Eindruck!c) Wenn eine Privatabrechnung bei solchen Reisen mit dem heutigen Arbeitgeber nicht vorgesehen/nicht möglich ist: Es empfiehlt sich ein kurzer schulterzuckender Hinweis, Sie reisten ungern auf Kosten des heutigen Arbeitgebers an, aber jeder Versuch, ausgerechnet diese Reise irgendwie privat abzurechnen, würde nur Verblüffung erregen und Aufmerksamkeit auf die Angelegenheit lenken. Das akzeptiert man.

Kurzantwort:

Eine souveräne Persönlichkeit ist auch in der Frage der Abrechnung von Reisekosten zum Vorstellungsgespräch eine solche.
Frage-Nr.: 2238
Nummer der VDI nachrichten Ausgabe: 29
Datum der VDI nachrichten Ausgabe: 2008-07-16

Ein Beitrag von:

  • Heiko Mell

    Heiko Mell ist Karriereberater, Buchautor und freier Mitarbeiter der VDI nachrichten. Er verantwortet die Serie Karriereberatung innerhalb der VDI nachrichten.

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