Heiko Mell

Die optimale Vorbereitung

Frage: Ich habe demnächst ein Vorstellungsgespräch für eine Stelle als Betriebsleiter. Wie bereite ich mich optimal darauf vor?
Wie gehe ich damit um, dass ich nicht alle Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle erfülle (z. B. einzelne fachliche Qualifikationen oder Führungserfahrungen)?

Antwort:

In diesem Stadium haben Sie Ihre Bewerbung bereits geschrieben und abgesandt, Korrekturen daran sind nicht mehr möglich. Aber Sie können und sollten dennoch eine Menge tun:

1. Die eigenen Unterlagen durcharbeiten

1.1 Kopie der abgeschickten Bewerbung

Selbstverständlich haben Sie eine komplette Zweitausfertigung Ihrer Bewerbung zur Hand – mit allen Details, vom Foto bis zur letzten Kopie einer Seminarbescheinigung einschließlich einer Textkopie des Anschreibens. Darauf heften Sie eine Ablichtung der Stellenanzeige. Dann gehen Sie das alles noch einmal systematisch durch. Versuchen Sie, mit den Augen des potenziellen neuen Arbeitgebers zu schauen.

Überprüfen Sie vor allem noch einmal Ihre beigefügten Zeugniskopien und machen Sie einen systematischen Vergleich zwischen den drei Informationsquellen- schriftlicher Lebenslauf/Anschreiben- Zeugnisse- Gedächtnis.

Letzteres hat bereits wesentlich den schriftlichen Lebenslauf (und auch das Anschreiben) beeinflusst und wird im Gespräch den von Ihnen erwarteten Vortrag über Ihr „Leben“ (s. 3.) beeinflussen. Sie werden sich wundern, wie oft es zu deutlichen Detailabweichungen kommt, insbesondere zwischen Lebenslauf und Zeugnissen. Die Ursache liegt darin, dass die meisten Bewerber ihren Lebenslauf und ihr Anschreiben nach dem Gedächtnis erstellen, erst später die Zeugnisse aus der Schublade holen und ungelesen dazulegen.

Natürlich hätten Sie diesen Schritt vor dem Absenden der Bewerbung tun sollen, aber vollziehen Sie diese Kontrolle wenigstens jetzt. Dann sind Sie auf mögliche Fragen zu Abweichungen immerhin vorbereitet. Spätestens jetzt sollten Sie auch grobe Tippfehler und Merkwürdigkeiten in Ihren Zeugnissen erkennen – damit Sie nicht „aus allen Wolken fallen“, wenn Ihr Gesprächspartner Sie auf irgendeine Auffälligkeit anspricht.

1.2 Zusätzliche Kopien von DokumentenPacken Sie Kopien aller in Ihrem Fall überhaupt nur annähernd interessanten Dokumente in Ihre Aktentasche – zur Vorsicht. Dazu gehören Seminar- u. ä. Bescheinigungen sowie ältere Schulzeugnisse (immer nur Abschlüsse), sofern Sie diese nicht Ihrer Bewerbung beigefügt hatten. Wenn es um den Berufseinsteig nach dem Studium geht, könnte das sogar ein Textexemplar Ihrer Diplomarbeit sein. Auch ältere Praktikumszeugnisse, interne Beurteilungen, bisher von Ihnen nicht verwendete Zwischenzeugnisse könnten dazugehören – man weiß nie, worauf sich in einem solchen Gespräch plötzlich das Interesse des möglichen künftigen Vorgesetzten konzentriert.

Zu diesem Komplex gehören auch Prospekte oder Ausdrucke von Internetdarstellungen Ihrer letzten Arbeitgeber – damit Sie optimal vorbereitet sind auf die Frage: „Was war/ist denn das für ein Unternehmen, was machen die eigentlich?“

2. Vorbereitung auf Fragen, die sich aus Abweichungen zwischen dem Anforderungsprofil und Ihrer Qualifikation ergebenAchtung: Das „Anforderungsprofil“ umfasst zwei Textbereiche der Anzeige, aber nur über einem steht dieser Begriff! Der andere Teil steckt „automatisch“ in der Schilderung der auszuübenden Tätigkeit – denn von dem, was der neue Mitarbeiter tun soll, kann er gar nicht genug aus eigener Praxis heraus kennen (daher scheitern so oft Bewerber, die nur stur alles abhaken, was unter „Anforderungen“ aufgeführt ist).

Machen Sie sich zur Sicherheit eine Liste von den Punkten, in denen Sie sich stark fühlen und jenen, in denen Sie klare Defizite haben. Bereiten Sie sich gerade bei letzteren auf Fragen – und Ihre Antworten vor (siehe dazu auch 6.).

3. Mündliche Vorstellung des LebenslaufsStandardaufgabe in Vorstellungsgesprächen ist die Bitte: „Schildern Sie doch einmal Ihren berufsrelevanten Weg so vom Schulabschluss an bis heute“ (Varianten dazu sind möglich). Das können – und sollten – Sie üben! Lassen Sie irgendein Tonaufzeichnungsgerät mitlaufen und hören Sie sich das alles mit einigen Stunden Abstand noch einmal an: Ist das der klar strukturierte, Wichtiges betonende und Unwichtiges weglassende, insgesamt nicht länger als 15 bis 20 Minuten dauernde Vortrag eines souveränen (künftigen) Managers oder das hilflose Gestotter eines Menschen ohne Blick für das Wesentliche? Sie hören dann auch sonstige Ihrer Eigenarten wie etwa ein nervendes „Sag ich mal …, will ich mal sagen …“.

Und der Vortrag muss mit Ihrem eigenen Lebenslauf und mit den Zeugnissen übereinstimmen, in allen Details.

Sparen Sie sich jedes Argument in der Richtung: „Das Zeugnis ist in dem Bereich falsch“ – niemand will das hören. Es gilt: Das Dokument hat Recht, im Zweifel schwindelt der Kandidat! Sie hatten Ihre Chance zur Korrektur am Tag der Zeugnis-Aushändigung.

4. Vorbereitung auf Kernfragen, die immer kommen

4.1 „Warum wollen (oder mussten) Sie von Ihrem heutigen (oder letzten) Arbeitgeber weg?“

Es ist nicht so, dass der Gesprächspartner Ihnen Ihre Version vorbehaltlos glaubt, so naiv ist er auch nicht. Aber er will doch wenigstens prüfen, ob sich Ihre Geschichte gut anhört und vor allem, ob Sie beim Vortrag einen guten Eindruck machen. Achtung, der Teufel steckt im Detail: „Die Hälfte der Belegschaft wurde entlassen“, taugt nicht viel, wenn Sie dazugehören. Denn dann entsteht der Verdacht, die eigentliche Belegschaftselite sei in der anderen Hälfte konzentriert. Davon möchte Ihr Gesprächspartner dann gern jemanden einstellen.

In jedem Fall bevorzugt er sachlich/fachliche Gründe gegenüber persönlichen.

4.2 „Warum bewerben Sie sich gerade bei uns, gerade um diese Position?“

Diese – „gern genommene“ – Frage ist ein bisschen naiv, aber offenbar unausrottbar. Am besten ist es, wenn die angestrebte Position der logische nächste Schritt in Ihrer Laufbahnplanung sein könnte: Sie sind seit vier Jahren Gruppenleiter, die ausgeschriebene Position ist die eines Abteilungsleiters, da erklärt sich alles von selbst.Die suchende Firma ist entweder allseits bekannt, gilt als attraktiv, hat einen besseren Ruf als Ihre heutige. Oder Sie sagen beispielsweise: „Ich wusste kaum etwas über Ihr Unternehmen, als ich Ihre Anzeige las; aber die Position hat mich gereizt, dann habe ich mich über Ihr Haus informiert und nun bin ich sehr angetan von den Gegebenheiten. Ganz besonders interessant finde ich …“

5. Informationen über das suchende Unternehmen

(Einschränkung: Muss entfallen, wenn der Erstkontakt beim Personalberater stattfindet und Sie den Namen seines Auftraggebers erst dort kennen lernen.)

Ein Kernpunkt der Vorbereitung! Nehmen Sie alles mit, was Sie bekommen können: Internet, Produkte anschauen, sich Prospekte und/oder Geschäftsberichte besorgen (nicht von der einladenden Personalabteilung!). „Was wissen Sie über uns?“ ist eine sehr beliebte Standardfrage. Gegebenenfalls führen Sie eine regelrechte Internet-Recherche durch, suchen nach Zeitungsberichten über die Firma, nehmen mit dem Mitarbeiter Kontakt auf, der für Presse und Öffentlichkeitsarbeit zuständig ist (Info-Material) etc. Das imponiert den Partnern im Gespräch: Interesse zeigen und sich Mühe geben!

Achtung: Eine Bewerbung bedeutet in den Augen des Unternehmens, dass Sie unbedingt dort arbeiten möchten. Unter diesen Umständen wäre es höchst blamabel, nichts über das Haus zu wissen.

6. Nur nicht ängstlich: Ihre Fakten sind dort bekanntAlles, was aus Ihren Unterlagen eindeutig hervorgeht, wusste der Gesprächspartner als er Sie einlud: Er kennt Ihr unpassendes Alter, Ihre fehlenden Sprachkenntnisse, Ihre nicht vorhandene Führungspraxis etc. – vorausgesetzt, dass man diese Gegebenheiten ziemlich eindeutig aus Ihren Unterlagen ablesen konnte und Sie nicht eine Art „Blindekuh“ mit ihm gespielt haben und unter falschen Voraussetzungen eingeladen worden sind. Lügen und Tricks haben kurze Beine.

Aber wenn Sie 53 sind, hat das Unternehmen beschlossen, daran erst einmal keinen Anstoß zu nehmen. Das bedeutet nicht, dass Sie den Vertrag schon in der Tasche hätten – Sie können immer noch im Wettbewerb von einem 38-jährigen Mitbewerber geschlagen werden. Aber: Man kennt dort Ihr Handikap, toleriert es vorläufig, wird aber dazu Fragen stellen.

1. Beispiel: „Sie haben ja nun leider noch keine Führungserfahrung sammeln können, die wir eigentlich gesucht hatten. Wie stellen Sie sich dazu?“

Schlechte Antwort: „Ich habe mich auch schon gefragt, warum Sie mich überhaupt eingeladen haben“ (diese Variante gibt es tatsächlich!).

Bessere Antwort: „Ich habe vor, Führungsverantwortung zu übernehmen, wenn ich jetzt wechsele. Und genau in diesem Aspekt liegt für mich der besondere Reiz dieser Position. Ich kann bisher noch keine fundierten Erfahrungen auf dem Gebiet nachweisen. Aber ich glaube fest daran, dass ich das kann. Ich habe mich seit Jahren damit beschäftigt, habe Führungskräfte bei ihrer Arbeit beobachtet, habe mir Gedanken darüber gemacht, was ich in der Situation tun würde und bin recht optimistisch, was meine entsprechenden Fähigkeiten angeht. Und ich habe interessante Erfahrungen aus der Stufe darunter gesammelt. So habe ich mehrfach Projekte geleitet, Mitarbeiter im Team koordiniert, musste sie motivieren und steuern. Ich weiß, dass ich führen will und traue mir das zu. Jeder muss einmal damit anfangen und ich glaube, für mich ist jetzt der richtige Zeitpunkt gekommen.“

2. Beispiel: „Wir brauchen zwingend gute Englischkenntnisse. Aus Ihren Unterlagen geht hervor, dass Ihre eher schwach sind. Sie müssen aber bei uns auf internationaler Ebene kommunizieren.“

Schlechte Antwort: „Ja leider ist das so. Ich könnte natürlich gelegentlich einen Kurs besuchen, wenn Sie ihn bezahlen.“

Bessere Antwort: „Sie sprechen einen für mich sehr wichtigen Punkt an. Ich bin mir dieser Schwachstelle bewusst und suche seit längerem gezielt eine Chance, internationaler zu arbeiten und dabei Englisch beruflich anzuwenden. Leider war das bei meinem heutigen Arbeitgeber nicht möglich. Ich hielt es daher auch bisher nicht für sinnvoll, die üblichen Kurse zu besuchen – die Sprache festigt sich nur, wenn sie laufend angewandt wird. Hier nun wäre genau das gegeben, was ich sehr begrüße. Selbstverständlich bin ich dafür gern zu Vorleistungen bereit. Ich habe bei meinem heutigen Arbeitgeber noch erhebliche Urlaubsansprüche. Die würde ich gern einsetzen, um vor Dienstantritt noch einen Crash-Kurs in England, gern auch auf eigene Kosten, zu absolvieren. Wenn ich dann später auch regelmäßig die Sprache anwenden kann, werde ich in Kürze das verlangte Niveau, das ja unbedingt in meinem Interesse liegt, erreicht haben.“

Anmerkung: Die Sache mit dem Urlaub und vielleicht auch noch den finanziellen Aufwendungen „bloß für die eigene Karriere“ ist für Arbeitgeber selbstverständlich, während manche Arbeitnehmer vielleicht doch lieber arbeitslos würden. Man muss sich halt entscheiden im Leben …

7. Was Sie sonst noch tun können

7.1 Sie sollten sich eine Strategie zurechtlegen, was Sie erreichen wollen. Sie haben nämlich zwei Ziele bei Ihrem ersten Vorstellungsgespräch: Teils müssen Sie einen guten Eindruck machen, teils möchten Sie möglichst viel über das Unternehmen, den Job und die Begleitumstände herausfinden. Beides jedoch geht nicht, schon gar nicht bei einem ungeübten Amateur.

Die Lösung: Konzentrieren Sie sich auf den guten Eindruck, ohne den alles andere nichts ist. Wichtige Fragen können Sie auch noch im 2. Gespräch stellen, das es vor Vertragsunterschrift in jedem Fall gibt. Zum guten Eindruck gehört, dass Sie zeigen, diesen Job zu wollen – so wie er ist, mit allen Vor- und Nachteilen.

Achtung: Sie wollen das Unternehmen nicht kaufen! Nur dann könnten Sie zweifelnd Ihr weises Haupt hin- und herwiegen, bedenklich die Augenbrauen hochziehen und Zweifel äußern. So müssen Sie lieben, was Ihnen angeboten wird! Ob Sie später wirklich dort hingehen, entscheiden Sie auch später. Oder Sie steigen direkt ganz aus.Bereiten Sie sich also auch auf diesen Aspekt vor, stellen Sie sich entsprechend ein.

7.2 Natürlich können Sie auch eine Liste mit offenen Fragen erstellen und dort zumindest die Informationen eintragen, die Sie bekommen. Dann wissen Sie, was Ihnen für das zweite Gespräch noch zu fragen bleibt. Aber haken Sie nicht Punkt für Punkt ab, das wirkt leicht kleinkariert. Die andere Seite hat meist schon ein standardisiertes Vorgehen und hakt Punkte auf einer Liste ab – wenn beide Parteien nach verschiedenen Standards vorgehen, ist Chaos unvermeidbar.

7.3 Als langfristiges Vorbereitungs-Projekt können Sie etwas sehr Nützliches tun: Routine hilft – viele andere Vorstellungskontakte sind eine gute Basis für das vielleicht entscheidende Gespräch. Der – zwangsläufig so einzustufende – Amateur „schmeißt“ sehr oft sein erstes Gespräch und gewinnt erst im fünften oder sechsten. Das bedeutet schon wieder Aufwand und Urlaubstage – es sieht nicht gut aus für Teneriffa in dem Jahr, in dem Sie Ihre berufliche und materielle Existenz für die nächsten 60 bis 120 Monate absichern.

Kurzantwort:

Von fünf Vorstellungskandidaten wird einer eingestellt. Manchmal war der besser als die anderen, manchmal auch nur besser vorbereitet.

Frage-Nr.: 1936
Nummer der VDI nachrichten Ausgabe: 23
Datum der VDI nachrichten Ausgabe: 2005-06-02

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