Heiko Mell

Wie gestalte ich einen „Rückzieher“?

Ich stehe vor dem Abschluß meiner Promotion. Nach rechtzeitig begonnenen Bewerbungsaktivitäten kann ich auf der Basis von vier konkreten Angeboten der Industrie meine Auswahlentscheidung treffen.

Die spezifischen Vor- und Nachteile der Tätigkeiten sind nur marginal. Es handelt sich ausnahmslos um Unternehmen, die auch zukünftig für mich interessant sein könnten. Um nicht drei dieser vier Häuser im Hinblick auf spätere Eintrittsmöglichkeiten zu verärgern, möchte ich die jetzt anstehenden Absagen möglichst optimal gestalten.

1. Welche Entscheidungshintergründe und Zusammenhänge spielen bei der späteren Beurteilung von Bewerbern eine Rolle, die früher dem Unternehmen eine Absage erteilt hatten?

Aus eigner Erfahrung weiß ich, daß hier persönliche Faktoren eine große Rolle spielen können. So habe ich gegenüber Diplomarbeitern, die früher mir gegenüber andere Arbeiten (z. B. Studienarbeiten) abgelehnt hatten, eine gewisse Distanz gehabt.

2. Wie gestalte ich eine Absage inhaltlich am günstigsten, welche „tragfähigen“ Beweggründe gebe ich an? Wie wirkungsvoll sind Äußerungen, die signalisieren, daß das Unternehmen nach wie vor in der eigenen Karriereplanung eine Rolle spielt?

3. Wie sieht das Verfahren der Absage aus? Wird sie mündlich oder schriftlich durchgeführt? An welchen Ansprechpartner (Personalabteilung oder Fachabteilung) wird sie gerichtet?

Antwort:

Zwei Sonderaspekte vorab:

a) Ich bin, das sei an der Stelle einmal gesagt, sehr stolz auf das Vertrauen, das die überwältigende Mehrheit der Einsender uns hier entgegenbringt. Wenn man das auch – natürlich – den von mir für den Abdruck aufbereiteten Fragen später nicht mehr ansieht: Fast immer werden Arbeitgebernamen sowie andere Daten und Fakten ganz offen genannt. So auch hier, alle vier angesprochenen Firmen sind im Brief offen bezeichnet. An dieser Stelle, auch im Namen der VDI nachrichten, ein herzliches Dankeschön für diese Einschätzung unserer Arbeit.

 

b) Dankbar bin ich aus sachlichen Gründen für den am Rande gegebenen Hinweis am Ende von Teilfrage 1. Wie ich hier immer wieder betone: Es „menschelt“ überall. Oder flapsiger: Chefs sind auch nur Menschen. Gerade den ausbildungsbedingt meist viel zu sachlich denkenden Ingenieuren kann man nicht oft genug sagen, daß im Berufsleben die nicht-fachlichen Faktoren einen sehr großen, meist deutlich gegenüber fachlichen Aspekten dominierenden Einfluß ausüben.

Dabei ist eine Erkenntnis nicht nur verblüffend, sie hat auch großes „Karriere-Gefährdungspotential“: Macht macht stark – und Stärke scheint empfindlich zu machen. Ich weiß nicht, warum das so ist, verbürge mich aber dafür, daß diese Aussage so stimmt.

Ein Beispiel: Ein normaler Arbeitskollege ist Ihnen gegenüber in einer ziemlich „neutralen“ Position. Er ist nicht Ihr Chef, Sie sind nicht seiner. Er braucht Sie mitunter, dann Sie wieder ihn. Schlagen Sie ihm nun eine Bitte ab, widersprechen Sie ihm vor anderen oder verweigern Sie ihm in einer Frage Unterstützung: Er wird sich ärgern, ist vielleicht kurzfristig enttäuscht, vielleicht auch wütend – und beruhigt sich wieder. Ein paar Tage später renkt sich, durch ein paar nette Worte unterstützt, alles wieder ein.

Ein Vorgesetzter hingegen ist Ihnen gegenüber in einer völlig anderen Position: Er hat Macht über Sie, ist viel „stärker“ als Sie. Das reicht von seiner Möglichkeit, Ihnen eine Gehaltserhöhung zu gewähren, bis zur Entscheidungsgewalt in Fragen, die Ihre Existenz betreffen (Entlassung). Wenn Sie ihm nun – wie eben dargestellt – eine Bitte abschlagen o. ä., „rastet“ er nicht nur tiefer ein, Sie haben auch viel länger etwas (Negatives) davon. Und selbst wenn einige Zeit verstrichen sein sollte: „Gott vergibt, Django nie.“

Der Witz dabei: Je höher der Chef angesiedelt ist, desto größer seine Macht – und desto größer seine Empfindlichkeit gegenüber Kleinigkeiten. Ich habe selbst erlebt, wie der Vorstandsvorsitzer eines Konzerns mit 30.000 Mitarbeitern das „halbe Unternehmen“ mit Nachforschungen durcheinanderwirbelte, um den Verantwortlichen für eine Ungeheuerlichkeit erster Güte herauszufinden und zusammenzustauchen: Zwei ganz junge Leute waren ihm auf der Treppe begegnet, hatten ihn weder gegrüßt, noch den geringsten Respekt gezeigt – und auf seine Vorhaltungen („Sie wissen wohl nicht, wen Sie vor sich haben“) unbeeindruckt reagiert. Am Ende waren die zwei Lehrlinge(!) gefunden – den Namen des Ausbildungsleiters durfte man mehrere Jahre lang nicht in der Führungsetage nennen (auch nicht auf Tantieme-Listen).

Das Verhalten dieses Chefs ist – Standard. Nicht jeder von ihnen ist derart unklug, ganz offen so zu reagieren, aber sehr viele empfinden entsprechend. Nicht ohne Grund rät der Amerikaner Peter, wenn Sie im Konzern aus bestimmten Gründen nicht weiter aufsteigen möchten (weil Sie z. B. Ihre Qualifikationsgrenze erreicht haben, ohne daß Ihre Chefs das wissen): „Parken Sie gelegentlich auf dem für den Präsidenten der Gesellschaft reservierten Parkplatz. Das reicht nicht für den Rausschmiß; aber es reicht zuverlässig, um jede weitere Beförderung zu verhindern? (sinngemäß aus dem Gedächtnis zitiert).

Es ist ratsam, sich stets der besonderen Empfindlichkeit besonders mächtiger (die eigentlich auch besonders gelassen sein sollten) Entscheidungsträger bewußt zu sein. Macht macht entweder extrem empfindlich – oder vielleicht streben nur völlig uneitle Menschen niemals nach derselben …

Nun zur Absage von Bewerbungen: Grundsätzlich können Sie das Thema sehr viel „tiefer“ hängen – so dramatisch ist das alles nicht.Es beginnt mit einer Tatsache, der Sie ins Auge sehen müssen: Kaum jemand merkt sich die Namen von Bewerbern. Alterfahrene Profis müssen mitunter schon während des Vorstellungsgesprächs verstohlen auf die Unterlagen schauen, um den Kandidaten richtig anreden zu können. Wenn dann drei oder vier Bewerber nach diesen Gesprächen in die engere Wahl gekommen sind – merkt sich immer noch kaum jemand deren Namen.Ich ersehe das aus Kontakten mit meinen Kunden, die mir in dieser Bearbeitungsphase beispielsweise über ihre Eindrücke berichten. Da sind es dann häufig statt der Namen hervorstechende Besonderheiten des Einzelnen, die zur Identifizierung benutzt werden: „Dieser ganz besonders junge Bewerber“ oder „der Mann, der mit der Asiatin verheiratet ist“ oder „der Kandidat von BMW“ (große Namen der derzeitigen Arbeitgeber machen immer interessant). Auch äußere Besonderheiten werden genannt wie „roter Bart“, „der besonders Dicke“ o. ä. m. Auch das ist menschlich.

Daraus resultiert: Ein Kandidat, der vor einer Einladung zum Vorstellungsgespräch aus dem Bewerbungsprozeß wieder aussteigt, leitet einen ganz normalen Verwaltungsvorgang ein, mehr nicht. Es reicht, wenn er dem Unternehmen schlicht mitteilt, er ziehe seine Bewerbung wegen seiner Entscheidung für ein anderes Unternehmen zurück. Punkt, aus, Ende.

Eine Rücknahme der Bewerbung nach dem ersten Vorstellungsgespräch, aber vor einem Vertragsangebot, ist immer noch kein besonderes Problem. Hier könnte man eine ähnliche Begründung geben wie eben erwähnt, sollte aber noch ein paar nette Worte anfügen (Dank für das freundliche und informative Vorstellungsgespräch, Erwähnung der als sehr interessant eingestuften Position und Tätigkeit; aber nun liege das Angebot eines anderen Unternehmens aus einer etwas früher eingereichten(!) Bewerbung vor und man habe sich nun doch entschieden, das anzunehmen; leider ziehe man demnach nun hier die Bewerbung zurück und bedanke sich noch einmal für die der Bewerbung entgegengebrachte Aufmerksamkeit …).

In diesen beiden Fällen bleibt kaum jemals etwas Negatives zurück. Hinzu kommt: Viele Firmen – Sie können nur nicht wissen, welche – führen auch keine zentrale Bewerberdatei. Sie sagen sich ganz realistisch, daß der eben abgelehnte Kandidat in drei Jahren ganz andere Kenntnisse und Erfahrungen haben und sich noch dazu um eine ganz andere Position bewerben könnte. In einer ganz anderen Konjunktursituation als Teil eines ganz anderen Bewerberfeldes. Warum also ohne Not die „Bewerbung von morgen“ ruinieren, indem man alte Geschichten aufwärmt?

Jetzt aber zum Extremfall der Rücknahme einer Bewerbung: Der Kandidat hat sich gegen alle anderen Mitinteressenten durchgesetzt und diese auf die Plätze verwiesen. Damit ist auch der nach ihm folgende Zweite in der Rangreihe absolut „zweitklassig“ (und hätte dieses tolle Unternehmen es etwa nötig, jemals zweitklassige Bewerber einzustellen?).

Wenn jetzt der Spitzenkandidat, mit dem man sich durch alle Details der Vergütungsdiskussion gequält, dem man die Urlaubsdauer und die Altersversorgung erläutert und mit dem man um die Formulierung gerungen hat, daß weiterer Aufstieg zwar möglich, aber nicht garantiert ist, den man dem Chef des potentiellen Chefs vorgestellt hat – wenn dieser Bewerber nach sorgfältiger Ausarbeitung des schriftlichen Vertragsangebotes, nach Erhalt desselben und 14tägiger Wartefrist dann doch absagt, dann ist das eine ganz andere Dimension. Dieser Mann nun hat echten Schaden angerichtet, der sogar in Mark oder Euro meßbar ist.

Schließlich muß die offene Position weiterhin besetzt werden – und die anderen Bewerber waren ja nun alle „zweitklassig“. Also müssen neue her, das aber verursacht erhebliche Kosten. Vom Zeitverlust ganz zu schweigen.

Die Rücknahme der Bewerbung nach Erhalt des schriftlichen Vertragsangebotes will also gut überlegt sein. Formal und juristisch ist das kein Problem: Ein kurzer Brief reicht, Begründung ist nicht erforderlich. Aber man kann sich so drei bis vier Jahre lang bei diesem Unternehmen nicht mehr sehen lassen. Weil Namen, mit deren Träger man Negatives verbindet, länger im Gedächtnis bleiben – oder weil sich manche Personalabteilung „wenigstens die Leute aufschreibt, die uns Ärger gemacht haben“.

Daraus folgt: Nach drei bis vier, sicher nach fünf Jahren ist vermutlich alles vergessen. Die Partner von damals (aus Bewerbersicht) sind nicht mehr an ihrem Platz, die Struktur des Unternehmens ist mindestens einmal auf den Kopf gestellt worden und so weiter. Wobei es keine Garantie gibt, daß das auch in jedem Einzelfall so läuft.

Und: Wer ein Vertragsangebot (um das er ja zuvor mit vollem Einsatz gekämpft hat!) zurückweist, ist gut beraten, sich Mühe zu geben bei der Begründung. Telefon ist besser als Brief, freundliches Verhalten ist angesagt. Gefragt ist eine Begründung, die es dem Unternehmen erlaubt, sein Gesicht zu wahren, die sachlich nachvollziehbar ist und die natürlich ein neues Element beinhalten sollte (sonst hätte der Bewerber ja schon vorher mit seinen Bemühungen aufhören können).

Ob man das gegenüber der Personalabteilung oder dem potentiellen Vorgesetzten erklärt, hängt vom Gesprächsverlauf ab. In jedem Fall bedankt man sich für die freundliche Aufnahme der Bewerbung, für das Vertrauen, das das Unternehmen diesem Bewerber entgegengebracht hat – und läßt die „Bauchschmerzen“ erkennen, die man ob dieses Schrittes hat. Man darf auch ruhig dazusagen, die eigene Entscheidung könne durchaus falsch sein („vielleicht mache ich einen Fehler“), aber man habe sie nun einmal so getroffen.

Ist ein „Andere haben mehr geboten“ eine gute Erklärung? Klar, etwa so wie in diesem Fall: Hans-Georg wirbt um Tatjana. Schließlich erhört sie ihn und willigt in eine enge Bindung ein. Da sagt Hans-Georg, er ginge nun doch zu Marion, die böte ihm mehr. So rundum glücklich wie Tatjana daraufhin ist, wird dann das Unternehmen sein, dem der Bewerber verkündet, ein anderer Arbeitgeber böte eben mehr. Was durchaus stimmen kann -„Tatjana“ aber auch dann nicht erheitert, wenn Hans-Georg Fotos der anderen („Marion“) als Beweis vorlegt.

Konkret: Wer sich nach langen Verhandlungen und nach Vorliegen eines Vertragsangebotes für einen Arbeitgeber entscheidet, spricht sich damit automatisch gegen andere aus. Es ist nur bedingt möglich, auch diese als „Freunde fürs Leben“ zu behalten. Was ja wohl auch bei Tatjana, der Zurückgestoßenen schwierig wäre. Wobei das Beispiel mein voller Ernst ist – die Dinge sind tatsächlich vergleichbar. Es „menschelt“ halt jenseits von Sachargumenten. Und deswegen tröstet „Tatjana“ auch das Argument nicht, man käme „ggf. später noch einmal“ auf sie zurück.Und nun am Schluß noch einmal der Blick auf den Gesamtzusammenhang, damit Sie sehen, daß das Regelwerk dieses Metiers eine Einheit ist, in der (fast) alles zueinander paßt: Fünf Jahre sollten Sie ohnehin bei dem Arbeitgeber bleiben, für den Sie sich jetzt entscheiden. Wenn Sie sich also bei einem der jetzt „abgelehnten“ drei Unternehmen wieder bewerben, dann in fünf Jahren. Zu jenem Zeitpunkt ist – der Zeitgeist, Märkte und die Mode wollen es so – in zwei von den drei Firmen kein Stein mehr auf dem anderen und niemand hat dort je von Ihnen gehört. Nach nur sechs Monaten wäre das anders – aber so früh sollen/dürfen Sie ja ohnehin nicht wechseln.

Kurzantwort:

Ein Bewerber, der im Laufe dieses Prozesses eine Entscheidung gegen ein Unternehmen trifft, kann grundsätzlich später wieder dort „anklopfen“. Ist es aber bereits zur Ausarbeitung eines schriftlichen Vertragsangebotes gekommen, hinterläßt sein Rückzug „verbrannte Erde“ (die sich erst nach einigen Jahren wieder „begrünt“).

Frage-Nr.: 1352
Nummer der VDI nachrichten Ausgabe: 50
Datum der VDI nachrichten Ausgabe: 1998-12-19

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