Heiko Mell

„Angstgegner“ Anschreiben? II

Antwort:

Vorbemerkung: Ich lehne mich hier weit aus dem Fenster. Nichts greift der Mensch so gern an wie Muster-Formulierungen anderer Leute. Und nur zu groß ist die Gefahr, dass ein anderer Fachmann schwört, ganz anders müsse man das machen, dann würde ein Schuh daraus. Ein beweisbares „Allein Richtig“ gibt es nicht, also nehmen Sie das hier als Denkanstoß, der zu Ihren eigenen höchst individuellen Formulierungen führt.

Problemlösung Anschreiben:

1. Charakter

1.1 Äußerlich

Seriöser Geschäftsbrief; das Anschreiben soll aussehen, wie z. B. eine Absage von Daimler Chrysler, Siemens o. ä. vermutlich aussehen würde – also keine PC-Spielereien mit Bildchen, Farben, Schriftarten, Grafikelementen, Fettdrucken im Text etc.

1.2 Inhaltlich

Entsprechend 1.1; die Absicht, sich aus der Masse der Mitbewerber herauszuheben, ist legitim, aber der Weg dahin führt über herausragende Leistungen vor diesem Augenblick (also in den Bereichen Studium, Examen, Aufstiegskurve, Zeugnisse, Fachqualifikation, Arbeitserfolge), nicht über herausragende „Leistungen“ im Moment der Formulierung; wenn man sich nicht gerade als Werbetexter bewirbt, sind schlichte, sachliche Informationen absolut angemessen; also keine Gags, gekünstelten Darstellungen, keine Fremdwörter, die nicht sicher beherrscht werden; Richtschnur: Der Leser ist Profi, liest ständig solche Briefe, weiß, dass 90 % aller Bewerbungen ungeeignet sind und will nichts anderes als für ihn relevante Informationen schnell und problemlos aufnehmen; dafür hat er pro Anschreiben nur wenige Sekunden(!) Zeit – in diesen will er sich weder mit volkswirtschaftlichen Allgemeinplätzen, noch mit berufsphilosophischen Ausführungen herumschlagen.

2. Äußerer Aufbau

Grundregel: mit einer Seite auskommen – aber dieses Prinzip nicht „zu Tode reiten“; wenn mehr gesagt werden muss, sind 1,5 Seiten besser als eine, auf der durch „Textquetschung“ ein unschönes Bild entsteht; Teilnehmer an Massenaktionen (Berufsanfänger bewerben sich um den Einstieg bei Top-Konzernen) sind eher gehalten, mit einer Seite auszukommen als z. B. Führungskräfte, die mehr Erklärungsbedarf haben und sich gezielt um eine einzeln ausgeschriebene Position bewerben; weißes Papier; oben Absender mit Anschrift, Telefon etc. entweder vom PC-Drucker erstellt oder als Briefpapier gedruckt (letzteres bei Führungspositionen generell besser, aber nicht entscheidend); Name und Adresse des Empfängers so auf das Papier bringen, dass bei einer Faltung des Bogens in drei Drittel diese Anschrift durch das Fenster eines Fensterumschlags DIN lang problemlos lesbar wäre (nicht versuchen, diesen Textblock höher zu setzen, um mehr Text auf die Seite zu bekommen); Achtung: niemals einen Fehler bei Namen und Adressen machen!

3. Inhalt

3.1 Betreff

Steht über der Anrede, hier ist – ausnahmsweise – ein etwas fetterer Schriftgrad denkbar bis empfehlenswert; aber: Man schreibt die Zeile einfach hin, man setzt nichts davor (weder „Betreff“ noch „betr.:“);

Beispiel: „Bewerbung um die Position Konstrukteur Serienprodukte, Ihre Anzeige am 12.01.2002 in den VDI nachrichten“;die Angabe erleichtert der Poststelle das Sortieren und der Personalabteilung die Zuordnung zum richtigen Fall.

3.2 Anrede

Sofern die Anzeige einen Namen enthält, diese Person anreden; sonst „Sehr geehrte Damen und Herren“; statt dessen „Guten Tag, sehr geehrte …“ zu sagen, geht noch an, „Hallo, Herr …“ ist Teenager-Umgangssprache; nach der Anrede steht ein Komma(!); Achtung: Sofern das erste Wort des nächsten Satzes dies zulässt, wird nach dem Komma hinter der Anrede mit kleinem Anfangsbuchstaben begonnen.

3.3 Text-EinleitungUngeübten fällt der Anfang besonders schwer, deshalb hier die Empfehlung für einen kurzen, harmlosen Satz (dem der Leser ebenso wenig Aufmerksamkeit schenkt wie den „freundlichen Grüßen“ am Schluss):

Beispiel: „die ausgeschriebene Position interessiert mich sehr“ (alternativ: „Ihre Anzeige hat mein besonderes Interesse gefunden“ oder „gern sende ich Ihnen meine Bewerbung um diese Position“ o. ä.);der Aussagewert solcher Floskeln geht gegen null – aber Sie sind „drin“ im Text und haben nichts wirklich falsch gemacht; ein Briefanfang mit „ich“ gilt nicht als geglückt – fangen Sie auch keinesfalls mehrere der weiteren Absätze damit an („Ichbezogenheit“).

3.4 Der zweite Absatz

Ziel des Anschreibens ist es, sich durch Darlegung ausgewählter Informationen für den Leser so interessant zu machen, dass er aufmerksam und mit großen Erwartungen den „Rest“ der Unterlagen anschaut; Hauptträger der entsprechenden Bemühungen soll dieser Absatz sein;

Achtung: 90 % der Bewerbungen um eine Position erweisen sich als ungeeignet – es ist eine Sensation(!), wenn ein Bewerber das ist und das kann, was gefordert war. Sofern das bei Ihnen zutrifft, sollten Sie es laut und deutlich sagen – es ist absolut nicht selbstverständlich! Der erfahrene Leser rechnet damit, dass auch Ihre Bewerbung eine von den 90 % ungeeigneten Zuschriften ist, beweisen Sie ihm, dass dies nicht zutrifft! Falsch wären pauschale Aussagen, Sie passten exakt zum Job, erfüllten „alle Anforderungen“ o. ä. m. Das glaubt niemand, das stimmt merkwürdigerweise auch nie.

Positives Beispiel: Ausgeschrieben wird (Anzeige) ein Gruppenleiter Produktionsplanung, es geht um große Serien, gesucht wird ein FH-Ingenieur, Ende 20 bis Mitte 30, er soll Erfahrungen mit PPS-Systemen haben, Serienfertigungen kennen, sehr gut Englisch sprechen. Der zweite Absatz des Anschreibens könnte hier lauten:

„Ich bin Dipl.-Ing. (FH), 31 Jahre alt und seit fünf Jahren in der Arbeitsvorbereitung eines Großserienherstellers tätig. Dort arbeite ich ständig mit einem PPS-System, zusätzlich betreue ich die … Die englische Sprache wende ich nahezu täglich in Wort und Schrift an, sie ist Arbeitssprache im Konzern.“

Fazit: Die Sensation ist perfekt! Der Bewerber ist erst einmal interessant – er passt voll ins Bild. Eine(!) Abweichung vom Anforderungsprofil ist meist erlaubt, bei zweien davon ist die Bewerbung fast aussichtslos.

Das Prinzip lautet also: Scheinbar rein zufällig passt das, was der Bewerber ebenso scheinbar „einfach so“ über sich erzählt, sehr gut zum Aufgabenbereich und vor allem zum Anforderungsprofil. In Wirklichkeit hat der Kandidat seine Schilderung genau auf den Text der Anzeige ausgerichtet und sieht zu, dass die zentralen „Reizwörter“ daraus in seiner so scheinbar einfach nur die Tatsachen berichtenden Schilderung unübersehbar vorkommen.

3.5 Ein bis zwei weitere Absätze

Hier haben Sie Gelegenheit, weitere positive Aussagen über sich zu machen, wobei Sie sich – getreu dem Motto „seriöser Geschäftsbrief“ – vor allzu plumpem Eigenlob hüten müssen. Aber hier ist Raum für erzielte Sacherfolge („Die Arbeit in dem von mir geleiteten Projekt führte zu einer Halbierung der Ausschussquote“), für Hinweise auf spezielle, halbwegs zur angestrebten Position passende Fachqualifikationen und auf erfolgreich durchgeführte, im Sinne der Anzeige interessante Weiterbildungsmaßnahmen.“Weiche“ Anforderungskriterien der Anzeige (solche, die man weder messen, noch beweisen kann, wie z. B. „dynamisch“, „engagiert“ etc.) ignoriert man am besten. Hat man das Gefühl, einer dieser Punkte werde im Inserat als besonders wichtig herausgestellt, geht man vorsichtig damit um.

Beispiel: Die Anzeige sagt: „Da hier zwei Abteilungen zusammengelegt werden und die Personalstärke anschließend um ein Drittel zu reduzieren ist, sind Führungsstärke, Stehvermögen und Durchsetzungskraft erforderlich.“ Man erkennt: Das ist nicht nur so dahingesagt, diese Eigenschaften sind hier wirklich erfolgsentscheidend.Man schreibt nicht: „Ich bin führungs- und durchsetzungsstark“, auch nicht: „Ich zeichne mich durch … aus.“ Das ist Eigenlob, plump und unbewiesen.

Besser klingt: „Ich war maßgeblich an der Restrukturierung unseres Bereiches beteiligt. Diese Aufgabe erforderte ausgeprägte Führungsstärke und konnte erfolgreich gelöst werden.“ Aber auch dies wäre ein schlichtes, gutes Argument: „Ich führe seit mehreren Jahren erfolgreich etwa 150 Mitarbeiter unterschiedlicher Ausbildungs- und Alterskategorien sowie Staatsangehörigkeiten.“

3.6 Das WechselmotivJeder potenzielle Arbeitgeber will wissen, warum der Bewerber vom heutigen Unternehmen (so vorhanden) weg will. Die Frage, warum er unbedingt diesen Job anstrebt, ist schon weniger wichtig: Die Antwort darauf würde zu schwülstigen Lobhudeleien über die Zielfirma verleiten; bei Aufstiegspositionen erklärt sie sich fast schon von selbst. Fehlt dieser Absatz ganz, könnten Fragen offen bleiben („Was will der hier? Hat der eigentlich im Inserat gelesen, dass …? Da ist doch für ihn gar kein Fortschritt erkennbar!“).

Positives Beispiel A: „Unser Unternehmen wurde verkauft, jetzt stehen umfassende Restrukturierungen an. Mein Geschäftsbereich wird dann nicht mehr zur Kernkompetenz gehören, seine Zukunft ist ungewiss. An der ausgeschriebenen Position reizen mich ganz besonders die komplexen Projektaufgaben, in denen ich eine interessante Herausforderung sehe. Meine bisherigen Tätigkeiten haben mich darauf gut vorbereitet.“

Oder B: „Die geschilderten Aufgaben reizen mich fachlich sehr. Ich könnte viele meiner Erfahrungen einbringen und mich gleichzeitig in neue, besonders anspruchsvolle Gebiete einarbeiten.“

Oder C: „Die ausgeschriebene Position wäre für mich der folgerichtige nächste Schritt in meiner Laufbahnplanung. Entsprechende Aufstiegsmöglichkeiten gibt es bei meinem Arbeitgeber derzeit nicht.“

Sonderfall Berufseinsteiger: Dass jetzt ein Job gesucht werden soll, muss nicht begründet werden, der Hinweis auf den bevorstehenden Studienabschluss (im zweiten Absatz) reicht aus. Aber es sollte erkennbar werden, dass diese Bewerbung gezielt auf diese Position gerichtet ist (sofern sie in einer Anzeige umschrieben wurde). Beispiel: „Die dargestellte Tätigkeit im Versuchsbereich reizt mich besonders. Ich könnte dort nicht nur Teile meines erworbenen theoretischen Wissens anwenden, sondern auch meine ausgeprägten praktischen Fähigkeiten einsetzen.“ (Dann sieht man, dass Sie zumindest die Anzeige vollständig gelesen haben, was gerade bei Anfängern nicht etwa selbstverständlich ist.)

Sonderfall Arbeitslosigkeit: Die Begründung für die Bewerbung an und für sich ist überflüssig, aber was an der Zielposition reizt, sollte schon deutlich werden.

3.7 Gehalt

Jeder(!) Bewerbungsempfänger möchte wissen, was der Bewerber „kostet“, er könnte ja auch die Möglichkeiten der Position überfordern. Problemlos, da es im Vorstellungsgespräch ohnehin abgefragt wird, ist – unabhängig vom Text der Anzeige – die kommentarlose Angabe des heutigen (letzten) Brutto-Jahreseinkommens. Eine Aufteilung in fixe und variable Bezüge muss nicht unbedingt vorgenommen werden. Ersatzweise (auch in Kombination denkbar; bei Berufseinsteigern die einzig mögliche Aussage) ist die Angabe des gewünschten Einkommens erlaubt.

Beispiel: „Mein Einkommen beträgt ca. 90.000,- EUR/Jahr zuzüglich Dienstwagen.“ Dabei kann man hinzufügen: „…, entscheidend für mich ist jedoch die Aufgabenstellung.“ Das deutet eine diffuse, Sie nicht konkret verpflichtende Toleranzbereitschaft an.

3.8 Kündigungsfrist/frühester EintrittAuch diese Information hätte der Empfänger gern; an dieser Frage können Bewerbungen scheitern (zu lange Kündigungsfrist).

Beispiel: „Meine Kündigungsfrist beträgt sechs Wochen zum Quartalsende.“

Oder: „Ich könnte sofort eintreten.“Bei längeren Kündigungsfristen wäre ein Zusatz schön (falls zu verantworten): „… sechs Monate zum Quartalsende, ich gehe jedoch von der Möglichkeit einer deutlichen Verkürzung in Absprache mit meinem Arbeitgeber aus.“Gehalt und Kündigungsfrist sollten in einem Absatz zusammengefasst werden.

3.9 Sonstiges

Empfehlendwert ist ein Absatz mit dem Hinweis: „Ich bin unbegrenzt mobil“ oder „Ein Umzug nach Wiesweiler-West ist problemlos möglich“. Das beruhigt den Leser (Anmerkung: Nein, es ist nicht selbstverständlich, dass ein erwachsener Akademiker, der sich in Wiesweiler-West bewirbt, auch dorthin umzieht).

Dann kann dort als zweiter Satz stehen: „Zu einem Vorstellungsgespräch stehe ich gern zur Verfügung.“ Das ist zwar ohnehin selbstverständlich, es beruhigt aber den Absender, das gesagt zu haben. Nicht empfehlenswert sind komplizierte Hinweise zum ohnehin selbstverständlichen Verfahren wie: „In einem Gespräch möchte auch ich herausfinden, ob wir zusammenpassen.“

3.10. Sonderfall Berater-Anzeige

Tun Sie einfach so, als wäre die ausgeschriebene Position in seinem Hause angesiedelt oder als wäre er das suchende Unternehmen. Das vereinfacht die Sache. Sonst müssten Sie dauernd von „Ihrem Klienten“ reden, was die Formulierungen unnötig kompliziert macht. Der Berater steckt das weg.

4. Schlussfloskel

„Mit freundlichen Grüßen“, dann darunter unterschreiben (nicht vergessen!).

5. Bewerbungsphilosophie

Sie tun das ganze Anschreiben hinweg so als wollten Sie die Position unbedingt haben, obwohl Sie noch viel zu wenig darüber wissen. Das ist systemimmanent, nehmen Sie es hin und schreiben Sie nicht: „… bin ich ja erst in der Vorinformationsphase. Später werde ich dann entscheiden, ob ich mich bewerbe.“

6. Zusammenfassung

Nun besteht unser Brief aus dem harmlosen Einleitungssatz, dem entscheidenden zweiten Absatz zu Ihrer „passenden“ Qualifikation, einigen Ausführungen zu sonstigen Fähigkeiten, Informationen zur Wechselmotivation, Angaben zum Einkommen und Eintrittstermin sowie einer Standard-Schlussfloskel.

Kein Hexenwerk, nicht wahr? Wenn jetzt noch eine Frage auftaucht, beantworten Sie sich die mit Logik und gesundem Menschenverstand. Und am besten schreibt man wie man spricht. Es sei denn, …

Kurzantwort:

Vorbemerkung: Ich lehne mich hier weit aus dem Fenster. Nichts greift der Mensch so gern an wie Muster-Formulierungen anderer Leute. Und nur zu groß ist die Gefahr, dass ein anderer Fachmann schwört, ganz anders müsse man das machen, dann würde ein Schuh daraus. Ein beweisbares „Allein Richtig“ gibt es nicht, also nehmen Sie das hier als Denkanstoß, der zu Ihren eigenen höchst individuellen Formulierungen führt.

Frage-Nr.: 104
Nummer der VDI nachrichten Ausgabe: 8
Datum der VDI nachrichten Ausgabe: 2002-02-22

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