Heiko Mell

Schriftliche Begründung oder besser nicht?

Ich werde voraussichtlich in Kürze meine derzeitige Position als Abteilungsleiter kündigen. Nun mache ich mir Gedanken darüber, ob ich diese Kündigung schriftlich begründen soll, zumal sie für meinen Arbeitgeber äußerst überraschend kommen wird. Dies würde es mir ersparen, meine Begründung jeweils dem Bereichsleiter und den zuständigen Geschäftsführern gegenüber zu liefern.
Andererseits: Gibt es Regeln, was man besser nicht sagt, um das ausstehende Zeugnis nicht negativ zu beeinflussen?

Antwort:

Tun Sie es nicht! Die Kündigung ist ja in jedem Fall ein wichtiger Vorgang, der eine ganz besondere psychologische Komponente enthält. Wobei es zwei höchst unterschiedliche Ausgangssituationen gibt:

a) Das Unternehmen ist seit längerer Zeit höchst unzufrieden mit dem Mitarbeiter, möchte ihn loswerden und atmet befreit auf, wenn er „von selbst“ geht. Endlich.

b) Der Mitarbeiter ist eine „Säule“ des Hauses, gilt klar als Aktivposten und Hoffnungsträger. Das Unternehmen wird von der plötzlichen Kündigung überrascht, reagiert geschockt, enttäuscht.

Der direkte Vorgesetzte ist darüber hinaus auch noch persönlich „beleidigt“, zeigt sich gekränkt. Für ihn kann der Verlust eines wichtigen Mitarbeiters eine herbe innenpolitische Niederlage sein, für die er sich „oben“ unangenehmen Fragen stellen muß. Nicht ohne Grund sagt man in vielen mittelständischen Firmen (etwas) überzogen: „Kündigung ist Hochverrat.“

Unterstellen wir bei Ihnen Situation b. Ein ohne Vorwarnung hereinplatzender Brief würde nun zu ganz besonderer Aufregung führen. Ist es doch üblich, daß in Harmonie zusammenarbeitende Menschen zunächst einmal das Gespräch suchen, wenn etwas „ansteht“.

Hinzu kommt ein wichtiger Aspekt: Es ist sehr, sehr schwierig, in komplizierten, psychologisch „belasteten“ Angelegenheiten Briefe so zu schreiben, daß die Sache korrekt behandelt wird, eigene Argumente mit Erfolg vorgetragen werden ohne daß sich die andere Seite maßlos aufregt, getroffen fühlt etc.

Bewerbungen, beispielsweise, sind ein verhältnismäßig einfaches Vorhaben. Das Ziel ist klar, alles soll nur positiv dargestellt werden, weder auf den Absender, noch auf den Empfänger oder einen Dritten darf ein Schatten fallen. Eine simple Sache. Wenn man dann aber sieht, wie akademisch gebildete Menschen dabei herumstümpern dann rät man ihnen gern, sich bitte bloß nicht an schwierigere Dinge heranzuwagen wie es schriftliche Kündigungsbegründungen nun einmal sind.

Es geht übrigens nicht nur um den Kurzfristeffekt „Zeugnis“, sondern um Ihre langfristige Reputation in diesem Hause. Noch in fünf, ja in zehn Jahren könnten Bewerbungsempfänger bei Ihrem Arbeitgeber eine Referenz über Sie einholen. Ich kenne beispielsweise einen Beiratsvorsitzenden, der stets persönlich zu Referenzgebern fährt, wenn es um Geschäftsführerbewerber geht. Er will dem früheren Chef ins Gesicht sehen, wenn dieser über den Kandidaten spricht das Telefon reicht ihm nicht aus (das ist empfehlenswert!).

Noch eine Warnung: Wer kündigt, hat einen neuen Job. Praktisch (nicht juristisch) ist er ab Kündigungsaussage „draußen“. Die Gewißheit, einen neuen Vertrag in der Tasche zu haben, macht vermeintlich „stark“ (wie es kleine Jungs im Sandkasten sind, die wissen, daß ihr großer Bruder hinter ihnen steht).

In dieser Situation tritt die Versuchung an den Mitarbeiter heran, jetzt „endlich einmal Klartext“ zu reden und alles auszusprechen, was man bisher nie zu sagen wagte. Das wird von der anderen Seite stets als „billig“ empfunden, hat in der Sache keine Wirkung und ruiniert das Image auf Jahre hinaus!

Im Grunde ist man gut beraten, ein Kündigungsgespräch wie eine Bewerbung zu sehen: Man „bewirbt“ sich um eine gute, langfristig anhaltende Reputation in diesem Unternehmen. Also gelten die gleichen Regeln wie beim eigentlichen Bewerbungsprozeß: nur positive Aspekte betonen, keine Abrechnung, keine Vorwürfe, keine drastische Kritik.

Gehen Sie so vor, daß Sie sich in die Rolle Ihrer Chefs versetzen und argumentieren Sie dergestalt, daß die „damit leben“ können. Es kann auch nicht schaden, sich ausdrücklich für die Chancen, die Sie dort hatten und für das, was Sie lernen durften, zu bedanken. Und keinesfalls schadet es, Ihre „Bauchschmerzen“ erkennen zu lassen, die Sie haben, weil Sie nun doch gehen. Leider. Aber da war ein Angebot, das Sie unmöglich ausschlagen konnten (oder was Ihnen sonst so an sachlich-harmlosen Begründungen einfällt).

Ich weiß, daß dieser Rat eine Schwachstelle hat: So erfahren die Unternehmen vermeintlich ja niemals, was bei ihnen nicht in Ordnung ist etc. Das ist scheinbar völlig richtig, aber: Einmal, siehe oben, wollen Vorgesetzte von denen, die gehen, in diesem Moment keine „Abrechnung“ präsentiert bekommen (das hat nichts mit Austrittsgesprächen zu tun, in denen Personalchefs generell nach Gründen für Mitarbeiterkündigungen suchen). Weitaus wichtiger ist die Meinung derjenigen Mitarbeiter, die (noch) im Unternehmen sind. Eine kluge Firmenleitung interessiert sich stets dafür.

Generell gilt: Um Veränderungen, Verbesserungen, Fehlerbeseitigung müssen die Mitarbeiter kämpfen, die dort bleiben, nicht jedoch solche, die das Band schon zerschnitten haben. Es gilt auch: Wer geht, weil er glaubt, sich über vieles dort ärgern zu müssen, aber bisher niemals in sachlichen Gesprächen seine Meinung, seine Vorschläge verdeutlicht und aktive Beiträge zur Verbesserung angeboten hat, der hat eine Chance verschenkt die beim „Kündigungsakt“ nicht mehr wiederzugewinnen ist.

Zum Ablauf: Man informiert also zunächst den Vorgesetzten mündlich im Sinne obiger Darstellung und überreicht dann ihm oder der Personalabteilung einen Brief, in dem nur noch die kurze Kündigungsaussage steht. Eine schriftliche Begründung ist dabei nicht erforderlich und nicht ratsam.

Kurzantwort:

Bei der Kündigung ist das Gespräch mit dem Chef einer schriftlichen Begründung stets vorzuziehen. Mit der Kündigung „bewirbt“ sich der Angestellte gleichzeitig um eine langfristig positive Reputation bei seinem Arbeitgeber. Diese dient seinen Interessen (Zeugnis, Referenzen in fünf Jahren etc.). Eine Kritik am Vorgesetzten oder am Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Kündigung oder gar am letzten Arbeitstag (mit dem neuen Vertrag im Rücken) wird als „billig“ empfunden. Ein aufrechter Mitarbeiter sagt entweder stets, was er denkt oder er schweigt auch beim Abschied.

Frage-Nr.: 1170
Nummer der VDI nachrichten Ausgabe: 44
Datum der VDI nachrichten Ausgabe: 1998-10-30

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