Personalmanagement

Hallo, spricht da der neue Mitarbeiter?

Viele Unternehmen sind noch skeptisch. Aber der Trend ist nicht zu übersehen. Die Vorauswahl von Bewerbern per Telefon stellt eine interessante Methode dar, die Zeit und damit Geld spart. Aber auch hier gilt es, Nach- und Vorteile gegeneinander aufzuwiegen.

Guten Tag, mein Name ist Gerhard Meier, Personalabteilung. Sie haben sich bei uns beworben. Wir hatten angekündigt, ein Telefoninterview mit Ihnen zu führen. Ist es jetzt günstig für Sie?“ Auch wenn Mitarbeiter von Personalabteilungen sich in der Rolle des Telefon-Interviewers im ersten Moment nicht wohl fühlen, könnten ihre Chefs doch auf die Idee kommen, dieses Mittel der Bewerber-Vorauswahl künftig einzusetzen.
Der Hintergrund: In manchen Branchen folgt auf ein Stellenangebot eine wahre Bewerberflut. Dies gilt vor allem dann, wenn Absolventen frisch von der Universität oder Fachhochschule eingestellt werden. Bislang bedeuteten viele Bewerbungen lange Vor- und Nachbearbeitungszeit für die Personalabteilung. Und nicht nur dort fallen hohe Kosten an. Gut bezahlte Führungskräfte werden durch die Vorstellungsgespräche stundenlang gebunden und für andere Tätigkeiten blockiert. Die Kandidatenkür führt zu erheblichen Reise- und Übernachtungskosten, die in der Regel das einladende Unternehmen für die Bewerber trägt.
„Dieses Verfahren kann man Kosten sparender und effektiver gestalten“, meint Wolfgang Nett, Personalberater beim Zentrum für Management und Personalberatung Edmund Mastiaux und Partner in Bonn. Er rät zur „Vor-Wahl“, nämlich zum telefonischen Einstellinterview als Zusatzinstrument bei der Bewerberauswahl. In 20 bis 30 Minuten könne man auf diesem Wege viele wichtige Punkte klären und sich ein genaueres Bild vom Bewerber machen. Daraus ergebe sich, ob der Kandidat überhaupt zum persönlichen Gespräch eingeladen werden solle. Das telefonische Einstellungsinterview, derzeit noch in den Kinderschuhen, wird im Unternehmen von Wolfgang Nett schon seit 1993 bei der Besetzung von Positionen erfolgreich eingesetzt. Besonders zu empfehlen sei diese Auswahlform bei der Besetzung von Stellen in Call-Centern, aber auch bei der Vergabe von Praktikumplätzen, Hospitanzen, bis hin zu Stellen im mittleren Management.
Noch zeigen sich große Unternehmen dieser Methode gegenüber skeptisch. Elke Ickenstein von der Bayer AG in Leverkusen: „Telefonische Einstellungsinterviews gibt es bei uns nicht. Wir wollen die Bewerber persönlich kennen lernen, ihr Auftreten erleben und ihre fachliche Kompetenz erfahren. Dies gilt sowohl für die Personalabteilung als auch für den Fachbereich, der neue Mitarbeiter sucht. Und für die Frage, wer zu einem solchen Gespräch eingeladen wird, reichen uns die schriftlichen Bewerbungsunterlagen.“ Ähnlich sieht es Alexandra Boy von der Henkel AG in Düsseldorf: „Wir führen keine telefonischen Einstellinterviews, wir legen von Anfang an Wert auf das persönliche Gespräch.“
Dennoch: Das Interesse an der telefonischen Bewerberselektion wächst, weiß Wolfgang Nett, der immer häufiger als Referent zu entsprechenden Trainings und Workshops eingeladen wird. Die Teilnehmer erfahren dabei mehr über die Möglichkeiten, Techniken und Besonderheiten des telefonischen Einstellinterviews und trainieren unterschiedliche Situationen an einer Telefontrainingsanlage. Schon die Übungssituation macht deutlich: Beim Telefonieren entsteht aufgrund der Stimme des Gesprächspartners ein bestimmtes Bild von seiner Person. Subjektive Einflüsse, die sich zum Vorteil oder Nachteil für den Bewerber auswirken können, schließt der Personalberater dabei nicht gänzlich aus: „Natürlich hört man lieber jemandem zu, der eine sonore, klare Stimme hat, als einem Gesprächspartner, der kiekst und nuschelt. Richtig ist, dass vieles unbewusst stattfindet, zum Beispiel, wenn einem das Sprechtempo, die Lautstärke, oder die Stimmlage angenehm ist“, stellt der Personalberater fest. „Beim richtig geführten Telefoninterview zählen aber hauptsächlich die Fakten und die Art und Weise, wie sie transportiert werden.“ Ganz entscheidend ist der professionell gestaltete Fragenkatalog. Ein gut geführtes „Vor-Wahl“-Interview am Telefon beinhaltet für Wolfgang Nett vier Schritte. Zunächst gibt es die ein- bis dreiminütige „Kontaktphase“, in der sich der Anrufer aus dem Unternehmen vorstellt, seine Position erklärt, sowie die Form und die Bedeutung des folgenden Gespräches deutlich macht. „Hier tritt der Vertreter aus dem Unternehmen zunächst in Vorleistung, er schafft eine gewisse Gesprächsatmosphäre, die dem Bewerber einen leichteren Einstieg ermöglicht.“ In der nächsten Gesprächsphase sollte der Bewerber eine präzise Kurzbiographie abgeben. Schon hier zeige sich, ob der Kandidat strukturiert denken und formulieren könne.
Dann folgen die sogenannten K.-o.-Kriterien. In dieser dritten Phase des Gesprächs werden Anforderungs- und Qualitätsprofil abgeglichen. Der Personalfachmann fragt Kenntnisse und Eigenschaften ab, die der Stellenbewerber für die neue Aufgabe mitbringen müsste. Außerdem versucht er zu erfragen, wie kreativ und effektiv ein Bewerber mit Aufgabenstellungen umgehen und wie er auf Stress und besondere Belastungen reagieren würde. Es folgt der Gesprächsausstieg mit einem Ausblick auf die weitere Verfahrensweise. Für das einstellende Unternehmen sollte es übrigens guter Stil sein, ein solches Interview generell anzukündigen und beim Einstieg in das Gespräch zu erfragen, ob der Zeitpunkt gerade günstig ist.
„Natürlich kann das telefonische Interview das persönliche Gespräch nicht ersetzen“, lenkt Wolfgang Nett ein. „Aber als Instrument der Vorauswahl kann es ein elementarer Bestandteil bei der Einstellung sein, unabhängig davon, ob die vakante Stelle ein Praktikum oder eine Position im mittleren Management ist. BIRGIT WILMS
Der Griff zum Hörer gestattet schnelle Kontaktaufnahe. Er ist vor allem wirtschaftlicher als die oftmals finanziell aufwendigen Bewerberbesuche.

Von Birgit Wilms
Von Birgit Wilms

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