Materialwirtschaft

Elektronische Beschaffung steigert die Einkaufseffizienz  

Wachsender Kostendruck sowie infolge der Krise zunehmende Personalengpässe zwingen viele Unternehmen dazu, die Produktivität ihrer Einkaufsabteilungen zu steigern und die Beschaffungsprozesse künftig mit weniger Manpower zu bewältigen. Automatisierter elektronischer Einkauf ist der Schlüssel zu schlankeren Abläufen in den industriellen Wertschöpfungsketten. VDI nachrichten, Wien, 24. 7. 09, Si

Viel wurde über die großen ungenutzten Potenziale des Einkaufs in den letzten Jahren geschrieben, doch zu wenig hat sich nach Ansicht von Thomas Dieringer, Geschäftsführer von Selected Services, Wien, geändert. Immer noch fehlten vielerorts geeignete organisatorische Rahmenbedingungen, um den Einkauf auf Augenhöhe mit der Technik zu heben. Zwar nutzten immerhin knapp zwei Drittel der deutschen Unternehmen elektronische Kataloglösungen, so der IT-Experte, aber nur jeder zehnte Betrieb darunter habe nahezu alle relevanten katalogfähigen Güter und Dienstleistungen integriert.

Nicht einmal die Hälfte der Unternehmen führt elektronische Ausschreibungen durch, elektronische Auktionen sogar weniger als 30 %, wie der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME), Frankfurt am Main, im „BME-Stimmungsbarometer Elektronische Beschaffung 2009“ festgestellt hat. 188 Unternehmen hatten sich daran beteiligt, darunter 75 Klein- und Mittelbetriebe (KUM) sowie 113 Großunternehmen mit mehr als 2000 Mitarbeitern. „Damit“, so Dieringer, „lassen deutsche Unternehmen jedes Jahr Millionen von Euro buchstäblich auf der Straße liegen und verzichten vielfach auf dringend benötigte Einsparungen, um in Zeiten der Krise ihre Liquidität zu sichern.“ Denn in den Wertschöpfungsketten etwa der Stahl- und Elektronikbranche oder der Automobilindustrie würde heute rund 60 % bis 70 % der Produktionsleistung zugekauft.

Gerade die zahlreichen wiederkehrenden, manuellen Abläufe im Einkauf binden dabei Ressourcen und verursachen unverhältnismäßig hohe Prozesskosten. Werde beispielsweise eine Bestellung auf herkömmlichem Weg per Post, Fax oder E-Mail versendet, seien die Durchlaufzeiten tendenziell lang. Für die Übermittlung von Dokumenten, z. B. CAD-Zeichnungen oder technische Spezifikationen, die Kontrolle, ob der Lieferant die Bestellung bereits bearbeitet hat, eventuelle Anmahnungen, die Klärung von technischen Details sowie die Erstellung der Auftragsbestätigung fielen weitere Prozessschritte an, die zeitliche, personelle und monetäre Ressourcen in Anspruch nähmen.

Dieringer: „Automatisierung ist hier ein Schlüssel zu höherer Flexibilität und Wirtschaftlichkeit.“ Denn die dadurch freiwerdenden Personalkapazitäten könnten auf die strategisch wichtigen Aktivitäten wie die Lieferantenauswahl, Lieferantenbewertung und -entwicklung oder das Materialgruppenmanagement konzentriert werden.

Im Durchschnitt können laut den Selected-Services-Informationen rund 20 % der operativen Beschaffungsprozesse durch IT-Lösungen ersetzt werden. Die so erzielten Zeitvorteile für die Einkaufsabteilungen seien beträchtlich: „Minus 74 % für Auftragsbestätigungen, minus 73 % für Verhandlung mithilfe von ,eAuctions¿ und minus 53 % bei der Katalogbestellung von C-Teilen“, so der Chef des auf E-Business-Entwicklungen spezialisierten Unternehmens, das im Mai auf der Nürnberger Fachmesse E-Procure & Supply 2009 für sein „Pool4Tool“-Workflow-Management mit dem Best-Practice-Award ausgezeichnet wurde.

Dieringer: „Die meisten Unternehmen haben erkannt, dass es nicht reicht, beispielsweise die Beschaffung von C-Teilen mit einer Kataloglösung zu unterstützen oder den Einkaufsleiter in ein eintägiges Strategie-Seminar zu schicken. Im Idealfall orientieren sich alle Einkaufsaktivitäten an einem übergeordneten strategischen Gesamtkonzept, das von den Unternehmenszielen abgeleitet wurde.“ Um ein solches zu erstellen, so der IT-Spezialist, müssten gerade jetzt auch festgefahrene Strukturen im Einkauf kritisch hinterfragt und gegebenenfalls aufgebrochen werden – selbst wenn sich diese in der Vergangenheit bewährt hätten. Überlegungen, wie die vorhandenen Personalressourcen so umverteilt werden können, dass die Effizienz des Einkaufs nachhaltig steigt, und welche elektronischen Tools als integrierter Bestandteil der Einkaufsstrategie etabliert werden, sollten jetzt im Vordergrund stehen. JÜRGEN SIEBENLIST

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