Personalmanagement

Echtzeit-Mitarbeiterportale sollen ständige Bereitschaft sichern  

Viele Unternehmen haben Mühe, mit dem immer hektischeren Geschäft Schritt zu halten. So genannte Echtzeit-Mitarbeiterportale sollen helfen, mit einer ortsunabhängigen Kommunikation auf allen Kanälen – Sprache, Daten, Videokonferenzen – am Ball zu bleiben.

Eine immer mobilere Arbeitswelt und stetig steigender Zeit- und Kostendruck der Projekte stellen besondere Anforderungen an die Kommunikation. So genannte Echtzeit-Mitarbeiterportale sollen die Jederzeit-und-Überall-Kommunikation sicherstellen. „Die Endgeräte der Mitarbeiter wie PCs, Telefone, Mobiltelefone, Smartphones und Laptops sowie die dazugehörigen Informationsflüsse und Workflow-Dienste sind unter dem Echtzeit-Portal nahtlos integriert“, skizziert Andreas Essing, Direktor im Bereich System Integration für Communication and Collaboration Solutions bei Siemens Business Services. „Unabhängig davon, wo sich die Mitarbeiter gerade aufhalten, folgen ihnen die Gespräche, E-Mails und Videokonferenzschaltungen überall hin.“

Selbst das gemeinsame, ortsunabhängige Online-Arbeiten an Dokumenten (Online Collaboration) ist unter dem Echtzeit-Portal, das meist auf einer Microsoft-PIM(Personal Information Manager)-Lösung basiert, möglich.

Kritiker sehen allerdings durch die aufkommenden Echtzeit-Portale die Mitarbeiter noch stärker als heute unter Kommunikations- und Präsenzdruck geraten, darüber hinaus viele von ihnen durch das komplexe Kommunikations-Handling überfordert.

Marc Schmitt, Senior Consultant bei Unilog Avinci, gibt zumindest für das Handling Entwarnung. „Die Kommunikationsanforderung sollte direkt anhand des Einlogg-Prozesses an das richtige Endgerät weitergeleitet werden.“ Das erspare den Mitarbeitern, die Weiterleitungsprozesse mit allen Nummern und Kennungen innerhalb ihres persönlichen Portals einzurichten und zu pflegen.

Vor allem in Open Source Software gebe es dafür intelligente Produkte wie Asterisk. Zudem rät Schmitt den Entscheidern, vorab unter dem Portal klare Strukturen in die Abläufe, Prozesse und Ansprechpartner (über Gruppenprofile) zu bringen, um einer zu hohen Komplexität vorzubeugen.

Erwin Schöndlinger, Geschäftsführer von Evidian, empfiehlt den Entscheidern außerdem, die Portal-Kommunikation auf allen Kanälen durch eine wirtschaftlich zentralisierte Zugriffskontrolle zu begleiten. „Spätestens mit dem Echtzeit-Mitarbeiter-Portal wird das Identitäten- und Access-Management (IAM) für das Unternehmen zur Pflicht“, ist Schöndlinger überzeugt. „Andernfalls läuft es Gefahr, dass wichtige Geschäftsinformationen über die unterschiedlichen Kommunikationskanäle attackiert werden.“ Der Evidian-Chef sieht diese Gefahr mit dem ausgeprägten Trend unter dem Echtzeit-Portal, Sprache, Daten und Echtzeit-Video über ein konvergentes IP-Netz zu übertragen, zusätzlich wachsen. Ein weiteres Argument spricht dafür, dass beide, IAM und Echtzeit-Portal, besser Hand in Hand gehen sollten. Schöndlinger: „IAM integriert mit Auditing und Reporting Werkzeuge, um alle Zugriffsversuche, Zugriffe und Veränderungen, auch durch Administratoren, lückenlos aufzuzeichnen und gezielt auszuwerten.“

„Genau diese Fähigkeit könnte aber unter dem Echtzeit-Mitarbeiter-Portal von der Unternehmensleitung missbraucht werden“, sensibilisiert Peter Karthaus, Teilhaber der Anwaltssozietät Karthaus – Lange – Wablat: „Die Aktivitäten der Mitarbeiter können darunter umfassender denn je mitgeschnitten, die gewonnenen Informationen gegebenenfalls gegen sie verwendet werden“, warnt er. Er verweist dazu auf eine gefährliche Rechtslücke: „Nur das unberechtigte Mithören von Telefonaten erfüllt einen Straftatbestand, nicht aber das Abhören der anderen Kommunikationskanäle.“ HADI STIEL

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