Die hohe Kunst, sich zu teilen

Das Scheitern des gespaltenen Mitarbeiters  

Die Fähigkeit zum Multitasking gilt in der heutigen Arbeitswelt als beinahe unverzichtbare Qualität. Dabei ist die gleichzeitige Erledigung von Aufgaben pure Illusion – und hat zudem einen hohen Preis. VDI nachrichten, München, 28. 8. 09, ws

Die Projektplanung erstellen, nebenbei die Präsentation für das anstehende Meeting vorbereiten und zwischendurch unzählige Mails beantworten: Im beruflichen Alltag wird von Mitarbeitern häufig erwartet, dass sie mehrere Aufgaben parallel erledigen. Entsprechend oft findet sich die Erwartung nach „Multitasking-Fähigkeit“ in Stellenanzeigen.

Diesem Wunsch zugrunde liegt ein Missverständnis. Psychologen und Neurologen sind sich einig, dass das menschliche Gehirn nicht in der Lage ist, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu lösen. Jedenfalls nicht optimal. Während hoch automatisierte Prozesse wie Fahrradfahren noch vergleichsweise viele kognitive Kapazitäten frei lassen, erfordern schwierige Denkaufgaben oder Situationen jenseits der Routine unsere volle Konzentration. Aufmerksamkeit ist letztlich eine begrenzte Ressource.

Die aber wird durch das permanente Eintrudeln von Mails und Anrufen oft gestört. Wechselt der Mitarbeiter laufend zwischen verschiedenen Tätigkeiten hin und her, entsteht zwar eine – gesellschaftlich und auch vom Chef – wertgeschätzte Betriebsamkeit. Und möglicherweise auch der subjektive Eindruck, leistungsfähig zu sein. Aber noch lange kein effizientes Handeln.

Tatsächlich verliert man durch „Aufmerksamkeits-Hopping“ Zeit: Die Naturwissenschaftlerin Kate Douglas behauptet in der Fachzeitschrift „New Scientist“, dass die meisten Menschen erst nach rund 15 Minuten wieder so konzentriert arbeiten wie vor der Störung.

Unterbrochen werden Kopfarbeiter einer Umfrage der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin aus dem Jahr 2006 zufolge im Durchschnitt alle elf Minuten.

Die Konsequenz: Gedanken werden nicht zu Ende gedacht, Informationen nur unzureichend verarbeitet und Entscheidungen zwischen zwei SMS getroffen. Fehler sind dadurch vorprogrammiert. Der Münchner Hirnforscher Ernst Pöppel warnt, dass Multitasking einen „schizoiden Denkstil“ befördere.

Zu welchen finanziellen Schäden das führt, ist schwer zu beziffern. Der Preis der Gleichzeitigkeit sei hoch, für das Unternehmen wie den Einzelnen, glauben Experten. Denn wer stets zeitnah Aufgaben abarbeite und auf Entwicklungen reagiere, verliere Visionen aus dem Blick.

Anders ausgedrückt: „Wir machen uns kaum Gedanken um das Ziel: Wo wollen wir hin, was wollen wir für uns und die Organisation erreichen?“, meint Martin Schubert, geschäftsführender Gesellschafter der SEC GmbH Consulting & Training.

Ein Vorgesetzter aber, der seine Mitarbeiter nicht auf gemeinsame Ziele und Werte einschwöre, könne nicht auf deren volle Einsatzbereitschaft hoffen.

Damit sich die Mitarbeiter nicht wie ein Hamster im Rad, sondern auch dem Unternehmen zugehörig und seinen Zielen verpflichtet fühlen, sei emotionale Bindung unabdingbar, so Beate Schneider, Kommunikationstrainerin bei SEC: „Der scheinbare Zwang, möglichst viel Zeit zu sparen, führt zu einem Verlust an Verbindlichkeit und Beziehungsfähigkeit.“ Werden Kontakte zwischendurch per Mail gepflegt, bleibe wenig Platz für Wertschätzung.

Hinzu kommt: Fühlen sich die Mitarbeiter durch die auf sie einprasselnden Aufgaben fremdbestimmt, steigt die psychische Belastung. Denn für kreative Ideen lässt das ständige Hin- und Herspringen keinen Platz. Die Lösung bleibt bei aller Hektik unbefriedigend, für ein besseres Ergebnis fehlt die Zeit.

Die zentrale Frage aus organisatorischer Sicht lautet demnach: Was dient tatsächlich der Effektivität? Die Anweisung etwa, dass jeder Mitarbeiter jederzeit ans Telefon gehen müsse, könne die Kreativität enorm einschränken, warnen Schubert und Schneider, die in einem gemeinsam verfassten Buch Wege aus der Multitasking-Falle aufzeigen.

Sie raten beispielsweise, unter Einbeziehung der Mitarbeiter Zonen effektiver Arbeit zu schaffen: Wer für ein paar Stunden konzentriert arbeiten möchte, kann sich dafür ungestört zurückziehen. Vorab informiert er allerdings Kollegen und Geschäftspartner darüber, in welchem Zeitfenster er die zwischenzeitlich eingegangenen Anrufe und Mails beantwortet. „Diese Antwort muss dann auch verbindlich erfolgen“, sagt Schubert. Andernfalls erkaufe sich der Mitarbeiter die eigene Effizienz auf Kosten anderer.

In Zeiten medialer Reizüberflutung ist es nicht einfach, sich aufs Wesentliche zu konzentrieren. Jeder Einzelne sei gefordert, sich darin zu üben, so Schubert: „Es ist an uns, bewusste Entscheidungen zu treffen.“ Sei es, einen einzigen Zeitungsartikel konzentriert zu lesen statt sämtliche Überschriften zu überfliegen. Oder aber ein komplexes Projekt anzugehen statt hinter einem Dutzend eher unwichtiger Aufgaben einen – kurzzeitig befriedigenden – Haken zu machen. Getreu der alten Weisheit: Weniger ist mehr. BIRGIT OBERMEIER

Von Birgit Obermeier

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