Management

Auch der Mittelstand setzt auf die Wirkung gebündelten Wissens

Wenn früher ein Angestellter ein Unternehmen verließ, hinterließ er nicht selten eine große Wissenslücke. Systematisches Management soll dies auch in mittelständischen Firmen verhindern.

Das systematische Managen von Wissen findet bislang überwiegend in großen Unternehmen statt. Auf den ersten Blick erscheint das einsichtig, denn große Unternehmen sind meist dezentral organisiert und verfügen über viele Mitarbeiter und Funktionsbereiche. Kleine und mittlere Unternehmen haben dagegen übersichtlichere Strukturen. Doch die Größe eines Betriebs ist nicht allein der ausschlaggebende Faktor, der über die Notwendigkeit eines systematisierten Umgangs mit Wissen entscheidet.
Da Klein- und Mittelbetriebe von ihrer Spezialisierung und ihrem Produktwissen leben, sind die Dokumentation, Verteilung und Nutzung der Ressource Wissen ein wesentlicher Wettbewerbsfaktor, wenn nicht sogar ein überlebensnotwendiger. Die Firma Gammel, ein Ingenieurbüro für Energie- und Umwelttechnik in Abensberg, hat bereits vor zwei Jahren Wissensmanagement eingeführt und ein entsprechendes System implementiert. Das Unternehmen mit 55 Mitarbeitern ist im Consulting, in der Planung technischer Ausrüstungen und Großprojekte und in der Projektierung von Industrie- und Energieanlagen tätig. Geschäftsführer Michael Gammel: „Wenn beispielsweise früher ein führender Mitarbeiter während eines großen Bauvorhabens das Unternehmen verlassen hat, konnte das zu einem riesigen Problem werden. Heutzutage sichert eine saubere Dokumentation dem Nachfolger eine schnelle und reibungslose Übernahme.“
Technische Berechnungen, CAD-Zeichnungen, Grafiken, Aufgaben-,Termin- und Ressourcenverwaltung, Projektwissen und auch die Kommunikationsinhalte sind nun im Netz systematisch geordnet. Michael Gammel: „Die Inhalte sind mit rund 350 genormten Suchbegriffen belegt, so daß jede Information in kürzester Zeit für jeden Mitarbeiter im Projektteam und – wenn gewünscht – auch für den Bauherren greifbar ist. Das spart Zeit und Ressourcen, denn man muß das Rad nicht zweimal erfinden.“ Mit der neuen Methode seien Erkenntnisse aus Simulationsberechnungen für Mitarbeiter anderer Projekte jederzeit unter Berücksichtigung der Datenschutzanforderungen der Auftraggeber zugänglich.
In den meisten mittelständischen Betrieben wird Wissen dokumentiert und weitergegeben, aber noch nicht systematisch. Das Wissen ist in verschiedenen Akten hinterlegt oder schlummert auf den Festplatten – häufig nur von den Benutzern auffindbar. Nicht nur die Kündigung von Mitarbeitern stellt einen Grund dar, auch in kleinen Unternehmen mit Wissen geordnet umzugehen. „Wäre Wissen in der Vergangenheit dokumentiert worden, dann hätten Mittelständler auch keine Schwierigkeiten bei der Nachfolgeregelung. Wenn das Wissen nur im Kopf verankert ist, kann das zu großen Risiken führen“, konstatiert Ludwig Rossgoderer, Geschäftsführer der KGM GmbH. Das Geräte- und Maschinenbau-Unternehmen mit 160 Mitarbeitern ist auf Dienstleistungen in der Metallverarbeitung spezialisiert. Rossgoderer möchte das Erfahrungswissen greifbar machen. „Die Mitarbeiter haben ein spezielles Erfahrungswissen, wann beispielsweise Keilriemen ersetzt oder welche Fette verwendet werden müssen.“
Die Firma KGM nimmt, wie auch das Ingenieurbüro Gammel, am Pilotprojekt „Wissensmanagement“ vom Verband der Bayerischen Metall- und Elektroindustrie (VBM), München, teil. Seit Juli 98 werden sieben mittelständische Betriebe mit Unterstützung des Landes inhaltlich, konzeptionell und finanziell auf dem Weg zu mehr Wettbewerbsfähigkeit unterstützt. Jedes Unternehmen hat parallel zum Pilotprojekt ein eigenes Firmenprojekt gestartet. Eine firmenübergreifende Gruppe trifft sich regelmäßig und bringt ihre firmenspezifischen Probleme und Erfahrungen aus der betrieblichen Praxis ein. Gleichzeitig wird jeder Schritt in der Praxis getestet.
Auf diese Weise entstehe kein abgehobener Katalog abstrakter Inhalte, betont VBM-Projektleiter Alfred Kraus, sondern eine praxistaugliche Strategie zum Management von Wissen. Die Erfahrungen aus diesem Pilotprojekt sollen in Form eines Leitfadens einer Vielzahl von kleinen und mittleren Unternehmen zur Verfügung gestellt werden. Alfred Kraus: „Betriebsinternes Wissen, das nicht transparent ist, ist totes Kapital. Wir wollen das Wissen im Unternehmen daher transparent machen und Methoden der Aufbereitung entwickeln, die nachvollziehbar sind und für eigene Lern- und Entwicklungsprozesse genutzt werden können.“
Auch das EU-Projekt „Make it sme“ (Managing of knowledge using integrated tools for small and medium sized enterprises) hat das Ziel, kleine und mittlere Unternehmen bei der Einführung von Wissensmanagement zu fördern. Das Projekt wird vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation begleitet. Es unterstützt die Projektteilnehmer bei der Einführung neuer Methoden, die einen effizienteren Umgang mit der Ressource Wissen ermöglichen sollen.
Die Firma Anger GmbH in Traun nutzt die Teilnahme, um das Technologiewissen in der Konstruktion und in der Fertigung zu erfassen. Die Anger GmbH erzeugt CNC-gesteuerte Hochgeschwindigkeits- und Bohrmaschinen für die Brillenproduktion und bietet HSC-Maschinen für Alu-, Magnesium- und Stahlteile an. Volker Wöß, zuständig für Organisation, Controlling und EDV: „Bislang haben wir unser Know-how nicht dokumentiert. Es ist in den Köpfen von wenigen Mitarbeitern vorhanden und nur an einige Kollegen im Produktbereich weitergegeben worden.“ Die Rolle von EDV-Lösungen möchte er nicht überbewerten, aber zugeschnittene Software würde vieles vereinfachen.
Um eine dem Betrieb angepaßte Lösung zu finden, muß man sich nicht an großen Unternehmen orientieren. Peter Ohlhausen von Fraunhofer-Institut: „Nicht zwangsläufig muß ein Unternehmen auf EDV zurückgreifen. Jede Firma muß ein eigenes Verständnis zu dem Thema erarbeiten und die Zielrichtung definieren.“ Im Rahmen des EU-Projekts programmiert die Dresdner Multimedia Software GmbH eine spezielle Datenbank für mittelständische Betriebe. Die Entwickler des Prototyps arbeiten eng mit den Unternehmen zusammen. Dirk Röhrborn von Multimedia Software: „In Workshops haben wir zunächst erarbeitet, welcher Wissensbestand im Netz benötigt wird und welcher immer wieder neu entsteht.“ Zur Zeit werden kleine, pragmatische Operationen entwickelt, die auf die Unternehmen zugeschnitten seien.
Auch das Ingenieurbüro Gammel stellte vor zwei Jahren fest, daß es auf dem Markt noch keine Software für den eigenen Bedarf gab. Auf der Basis von Lotus Notes und mit Hilfe eines Programmierers ließ Michael Gammel die entsprechenden Applikationen programmieren. Das System wurde also im Haus anhand der täglichen Praxis entwickelt. „Anfänglich führte dies zu Reibungsverlusten wie jede Umstellung von vertrauten zu neuen Prozessen“, resümiert Michael Gammel, „aber da die Mitarbeiter den sofortigen Nutzen erkennen, bringen sie ihr Know-how gerne ein.“
Die Unternehmenskultur in kleinen Betrieben scheint die Kultur von Wissensmanagement zu begünstigen. Anders als in großen Unternehmen begrüßen die Beschäftigten in mittelständischen Unternehmen den Austausch von Wissen. Zu dieser Einschätzung kommt die Studie „Wissensmanagement heute“ des Fraunhofer-Instituts Arbeitswirtschaft und Organisation. Juan Prieto, einer der Autoren der Studie: „Während in großen Unternehmen die Mitarbeiter eher am Erfolg ihrer Abteilung interessiert sind und teilweise ein aggressiver Konkurrenzkampf herrscht, denken die Beschäftigten in kleineren Firmen an den Betrieb als Ganzes.“
Geschäftsführer und Mitarbeiter in kleinen Betrieben haben das Thema Wissensmanagement für sich entdeckt, da der Umgang mit Wissen zum Erfolgsfaktor im Wettbewerb wird.
CHRISTIANE SIEMANN
Wer die Kompetenzen seiner Mitarbeiter in einem System zu trichtern weiß, spart viel Zeit, Ärger und Ressourcen.
Bei Maschinenbauer KGM setzt die Geschäftsführung auf die segensreiche Wirkung von Wissensmanagement.

Von Christiane Siemann

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