Dokumentenmanagement

Damit der E-Müll nicht krank macht  

VDI nachrichten, Dresden, 6. 10. 06, cha – Die schlechte und unreflektierte Nutzung neuer elektronischer Kommunikationskanäle kann nicht nur unhöflich sein, sondern auch handfeste psychische Probleme heraufbeschwören, glaubt die promovierte Ingenieurin Martina Dressel. Dagmar Hess sprach für die VDI nachrichten mit der Beraterin.

Dressel: Ich stütze mich auf entsprechende Zahlen und Analysen der Krankenkassen, etwa der AOK. Auch eine Studie der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin legt den Zusammenhang zwischen steigender Information und psychischer Belastung am Arbeitsplatz nahe.

Ich selbst erlebe es im Gespräch mit Auftraggebern fast täglich, dass die ursprünglich als Effizienzgewinn gedachte elektronische Kommunikation noch in den Kinderschuhen steckt und viele Probleme bereitet. Per SMS und E-Mail strömen Informationen auf Kanälen ein, die es früher nicht gab, ohne dass konventionelle Medien wie Fax oder Briefverkehr bisher spürbar abgenommen hätten. Unser Gehirn schaltet normalerweise, wenn zu viele Informationen kommen, einfach ab, aber die Anforderungen im Arbeitsalltag sind eben so, dass man nicht abschalten kann – die Aufgaben müssen ja trotzdem erledigt werden. Und das kann manche Mitarbeiter durchaus so unter Stress setzen, dass sie krank werden.

VDI nachrichten: Sie glauben, dass der Computerstress oft hausgemacht ist. Warum?

Dressel: Es gibt klare Regeln, wie man im Internet mit wenigen Schritten die Informationen findet, die man sucht. Man darf sich nicht von irrelevanten Links ablenken lassen, sonst verirrt man sich in den Weiten des Internets. Ein anderes Beispiel ist die E-Mail-Kommunikation: Viele E-Mails werden nach dem Motto „Hauptsache, ich habe es vom Tisch“ verschickt, ohne den Verteiler kritisch zu prüfen. Weil die E-Mail ein asynchroner Kommunikationskanal ist, wäre in vielen Fällen das Telefon oder das persönliche Gespräch viel besser geeignet.

Manche Versender sind auch in der deutschen Sprache unsicher, formulieren E-Mails sehr aufwändig und mehrdeutig. Das führt auf der Empfängerseite zu vermehrten Rückfragen bis hin zu Frust. Ein anderer Stressfaktor ist die dauernde Angst vor einem Systemabsturz: Wie soll ich plötzlich einen halben Tag oder länger ohne meinen PC, meine E-Mailbox auskommen, wenn sich im Ernstfall die Arbeitsanforderungen nicht verringern? Hier kann entsprechende Hardware Abhilfe schaffen, aber es muss auch der sorgfältige Umgang mit Fehlermeldungen geschult werden.

VDI nachrichten: Was kann jeder einzelne tun, um sich vor zu viel Information zu schützen?

Dressel: Jeder erzeugt selbst auch einen Teil seiner eigenen Informationsmenge: Wer 26 Empfänger in seinem Verteiler hat und unüberlegt an alle eine E-Mail aussendet, in der er um Rückantwort bittet, der darf sich dann nicht wundern, wenn er in seiner Mailbox auch Antworten von Personen findet, die er eigentlich gar nicht hätte einbeziehen müssen. Er muss sich – etwa bei hohem Koordinationsbedarf zwischen den Kollegen in seinem Verteiler – auch fragen, ob nicht ein kurzes Meeting die passendere Form der Kommunikation gewesen wäre. Man sollte sorgfältig überlegen, wem man seine E-Mail-Adresse gibt und wer bei vielen Newsletters abonniert ist, sollte sich dafür eine besondere Adresse zulegen.

Wenn alle anderen im Betrieb nicht mitziehen, habe ich natürlich nur begrenzte Möglichkeiten, mich zu schützen. Aber ich könnte zum Beispiel mithilfe des Regel-Assistenten eine Prioritätenliste einrichten, mit deren Hilfe ich die Dringlichkeit der eingehenden E-Mails bewerte. Ich kann mir auch eine klare Struktur schaffen, indem ich bestimmte Zeitpunkte – morgens, mittags und kurz vor Büroschluss – festlege, zu denen ich ausschließlich E-Mails bearbeite. Ganz wichtig ist auch, mir die Ablage von E-Mails so zu organisieren, dass ich sie leicht wiederfinde und nicht auf die Suche nach der Stecknadel im Heuhaufen gehen muss. Eine Dokumentenverwaltung kann natürlich nur so gut sein, wie es die technischen Vorgaben im Unternehmen erlauben.

VDI nachrichten: Welche Möglichkeiten sehen Sie auf der Ebene der Organisation – wie können Unternehmenschefs oder Abteilungsleiter dafür sorgen, dass sich eine „Rechnerphobie“ bei ihren Mitarbeitern erst gar nicht entwickelt?

Dressel: Am besten ist, man hält die Verfasser von E-Mails an, sich in die Situation des Empfängers zu versetzen, seine Kommunikation aus der Perspektive des Empfängers zu sehen: Ist die E-Mail tatsächlich der angemessene Kommunikationskanal? Fasse ich mich kurz genug, habe ich mich verständlich ausgedrückt? Natürlich dauert es manchmal länger, sich kurz und präzise auszudrücken, als wenn man einen langatmigen Text verfasst. Wenn ich selbst zehn Minuten länger brauche, um mich verständlich zu machen, dann aber die zehn Empfänger in meinem Verteiler jeweils fünf Minuten beim Lesen sparen, ist das aus Unternehmenssicht wesentlich günstiger. Genauso wie man für den Führerschein Fahrunterricht nehmen muss und Mitarbeiter von Servicezentren Telefontraining erhalten, muss auch der Umgang mit E-Mails geschult und eingeübt werden.

Ein ganz wesentlicher Punkt ist auch die Frage der E-Mail- und ganz generell der Dokumentenablage – ich persönlich empfinde es zum Beispiel als nervig, am Ende des Tages alle eingesandten und von mir verschickten E-Mails in irgendwelche Ordner zu sortieren. Daher habe ich mir ein Archivsystem zugelegt, das diese Aufgabe für mich übernimmt und das ähnlich arbeitet wie die Suchmaschine „Google““. Das heißt: Mein Posteingang ist am Feierabend leer, auch alle verschickten E-Mails sind automatisch so einsortiert, dass ich sie auf Knopfdruck wiederfinde. DAGMAR HESS

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