Stephan Rahn von 3M im Interview

Wege zur Optimierung der Mitarbeiterkommunikation: So kommuniziert 3M

Interne Kommunikation gilt als Erfolgsfaktor für Unternehmen. Dennoch bewerten viele Arbeitnehmer die Mitarbeiterkommunikation ihres Arbeitgebers als unzureichend. Wie Firmen die interne Kommunikation aufwerten und was der Multi-Technologiekonzern 3M dahingehend geändert hat, haben wir mit Stephan Rahn, General Manager Brand & Communications Europa, Middle East & Africa bei 3M besprochen.

Businessleute lächelnd beim Treffen

Transparente Kommunikation führt zu einem guten Betriebsklima.

Foto: panthermedia.net/Wavebreakmedia ltd

Unternehmen legen viel Wert auf eine exzellente Unternehmenskommunikation, investieren in die eigene Presseabteilung und verfolgen das Medienecho. Dabei kommt die interne Kommunikation mit den Mitarbeitern oft zu kurz – obwohl sie so bedeutend ist. Seien es heikle Themen wie Umsatzeinbußen oder erfreuliche Mitteilungen wie ein erfolgreicher Produktlaunch: Angestellte wollen mit einbezogen werden. Wie Unternehmen die Mitarbeiterkommunikation verbessern können, verrät Kommunikationsexperte Stephan Rahn.

ingenieur.de: Herr Rahn, was bedeutet für Sie eine gute Mitarbeiterkommunikation?

Rahn: Gut ist Mitarbeiterkommunikation dann, wenn sie das erreicht, was sie erreichen soll: Nämlich das Engagement der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Erreichung der Unternehmensziele sicherzustellen und zu fördern. Und das klappt nur dann, wenn die Belegschaft beteiligt wird. Nur wenn die Menschen verstehen, wo die Reise des Unternehmens hingeht, werden sie einsteigen und ihr Bestes geben, damit das Ziel erreicht werden kann. Die Unternehmensleitung muss Zusammenhänge erläutern, Entscheidungen erklären und auf Augenhöhe mit den Mitarbeitern reden. Nur bei ehrlicher, gegenseitiger Wertschätzung kann aus Unternehmensleitung und Belegschaft ein starkes Team werden. Klar, es gibt auch viele unangenehme Themen, bei denen es keinem leicht fällt, sie anzusprechen. Umsatzprobleme, schlechte Stimmung, eventuell auch Arbeitsplatzabbau. Aber was spricht dagegen, ehrlich und authentisch darüber zu reden? Bei Problemen sehr früh Mitarbeiter einzubinden und auf ihre Erfahrung zu setzen. In einem solchen Kommunikationsmodell passen aber die Vorstellungen unserer Väter und Großväter von Befehl und Gehorsam nicht mehr.

Und was passiert, wenn die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht stimmt?

Stellen Sie sich eine Fußballmannschaft vor. Selbst wenn der Trainer hervorragend ist, wird kein Spiel gewonnen, wenn die Mannschaft nicht mitspielt. Genauso ist das im Unternehmen. Wenn sich die Unternehmensleitung nicht mehr meldet, greifen Spekulation, Unsicherheit und Orientierungslosigkeit um sich. Das ist Gift für Engagement, Leistung und Motivation. Und Mitarbeiter, die nur „Dienst nach Vorschrift“ machen, aber nicht mehr bereit sind, sich mit ihren Ideen für Verbesserungen einzusetzen, schaden dem Unternehmen. Dann liegt ein riesiges Potenzial brach. Wenn Chefs regelmäßige, offene Kommunikation mit den Mitarbeitern mehr als Gefahr und Schwäche denn als Chance verstehen, haben wir ein echtes Problem. Ich denke, es ist auch nötig, als Manager klare, deutliche Ansagen zu machen. Dennoch ist es möglich, dies im Rahmen regelmäßiger, offener und einbindender Kommunikation zu machen.

Was haben Sie als Kommunikationschef bei 3M alles neu eingeführt?

Es geht nicht nur darum, neue Kommunikationsmaßnahmen einzuführen. Denn auch das beste Kommunikationsinstrument funktioniert nur, wenn zunächst einmal ein Klima von gegenseitiger Wertschätzung vorhanden ist. Mitarbeiter sind wie Seismographen. Sie erkennen sehr schnell, was Deckmäntelchen ist und was wirklich ernst gemeint ist. Kommunikativer Hokuspokus, Unaufrichtigkeit oder kurzatmiger Aktionismus werden schnell entlarvt. Wir haben vor allem die Art der Kommunikation verändert. Sie ist kürzer, prägnanter und relevanter geworden. Wir haben den Kommunikationsstil modernisiert. Lebensnahe Sprache statt Geschäftsfloskeln. Da reden Menschen zu uns. Das darf man ruhig spüren. Perfektion ist da völlig fehl am Platz. Authentizität ist gefragt und das kommt bei den Mitarbeitern gut an. Wir haben neue Veranstaltungsformate eingeführt. Sie sind viel informeller als früher. Das Management ganz nah und direkt. Jede Frage der Mitarbeiter ist erlaubt. Nichts wird gefiltert oder geschönt. Keine Power-Point Schlachten. Wir erklären Management-Entscheidungen einfach und nachvollziehbar. Wir greifen auch kritische Themen auf und versuchen, unserer Haltung zu den großen Themen in der Welt zu vermitteln.

Stephan Rahn, General Manager Brand & Communications Europa, Middle East & Africa bei 3M.<br />Foto: 3M/Joerg Parsick-Mathieu

Stephan Rahn, General Manager Brand & Communications Europa, Middle East & Africa bei 3M.

Foto: 3M/Joerg Parsick-Mathieu

Wo sehen Sie heute noch Optimierungsbedarf?

Ich denke, es bleibt eine große Herausforderung, uns von liebgewonnenen Vorstellungen zu trennen. Ein Beispiel: Wir wissen aus den Neurowissenschaften, dass Wahrnehmung und Entscheidung im menschlichen Gehirn ganz anders ablaufen, als wir jahrzehntelang geglaubt haben. Menschen sind viel mehr durch erlernte Programme und Emotionen gesteuert, als wir dachten. Das Bild vom „homo oeconomicus“ als dem auf Fakten rational entscheidenden Menschen hat sich als unrichtig herausgestellt. Das hat erhebliche Bedeutung auch für die Kommunikation. Ich denke, wir müssen noch stärker neue wissenschaftliche Erkenntnisse in den Alltag der Mitarbeiterkommunikation bringen.

Und was belegen Studien zur Veränderung der Mitarbeiterkommunikation in den letzten Jahren?

Erstens hat ganz klar die Informationsüberlastung durch neue digitale Kommunikationskanäle weiter zugenommen. Gleichzeitig kommen immer mehr Digitallösungen aufs Spielfeld, die Mitarbeiterkommunikation gezielter und relevanter machen wollen. Hier kann dann viel genauer voreingestellt werden, wer welche Information wann erhalten soll. Das ist vielversprechend aber da sind wir aber noch ganz am Anfang. Zweitens hat das klassische Kommunikationsmodell im Sinne von „der Chef macht eine Ansage und Mitarbeiter haben zu folgen“ ausgedient. Gerade jüngere Mitarbeiter wollen mitreden. Und das auf Augenhöhe. Das bedeutet, dass in der Mitarbeiterkommunikation immer häufiger Dialogformate eingesetzt werden sollten. Also ehrliches Feedback einholen, Fragen beantworten und Meinungen zulassen. Weg von der kommunikativen Einbahnstraße, hin zum offenen Dialog.Drittens hat die Mitarbeiterkommunikation eine weitere große Aufgabe zu übernehmen. Die als „VUCA“ beschriebene Tatsache, dass die Zukunft wegen der so schnellen Veränderungen nicht mehr voraussagbar ist, führt bei vielen Mitarbeitern zur Orientierungslosigkeit und Unsicherheit. Strategien und Langfristpläne greifen nicht mehr, heute müssen wir agil entscheiden. Hört sich gut an, setzt aber eine noch bessere Mitarbeiterkommunikation voraus. Denn die muss jetzt sogar noch Zusammenhänge erklären, Perspektiven vermitteln und die Komplexität der Welt reduzieren.Viertens müssen wir uns klar machen, dass die Menschen heute immer häufiger nach Zweck und Sinnhaftigkeit suchen. „Purpose“ bedeutet, eine klare Haltung zu den Problemen der Welt zu haben und dies auch sichtbar zu machen. Wie stehen wir zur Erderwärmung, zu sozialer Ungerechtigkeit, zu totalitären Regimen und zu zunehmendem Nationalismus? Was ist unser Beitrag, um solche Probleme zu lösen? Nicht nur Kunden erwarten solche Antworten von den Unternehmen. Auch die Mitarbeiter sehnen sich nach klarer Haltung der Unternehmensleitung. Das Wegducken oder Verstecken hinter belanglosen Business-Phrasen funktioniert nicht mehr.

Sie sprechen in einem Thesenpapier davon, dass die Mitarbeiterkommunikation zur DNA eines Unternehmens gehört. Wie kann man sich das vorstellen?

Ich bin zutiefst davon überzeugt, dass eine starke, auf Wertschätzung, Toleranz und offener Kommunikation basierende Unternehmenskultur ein gewaltiger Erfolgsfaktor ist. Die Mitarbeiter bleiben – trotz der Digitalisierung – der wichtigste Schlüssel für wirtschaftlichen Erfolg.  Von der Innovationsfähigkeit über die Gestaltung von Kundenbeziehungen bis hin zur Entwicklung neuer Geschäftsmodelle: all das funktioniert nicht ohne Menschen. Wir sind also gut beraten, den Mitarbeitern die Aufmerksamkeit zu geben, die sie verdienen. Einen deutlichen Vorteil haben Unternehmen, die eine starke, gewachsene Unternehmenskultur haben. Dann ist die Art, wie die Kolleginnen und Kollegen miteinander umgehen, Toleranz und gegenseitiger Respekt zur Selbstverständlichkeit geworden. So wie die DNA das unverrückbare Fundament für biologische Entwicklung ist, so ist die Kommunikation im Unternehmen und die nach draußen das wichtigste Programm für die erfolgreiche Entwicklung eines Unternehmens – kein verzichtbarer Schnickschnack, sondern genauso wichtig wie funktionierende Produktentwicklung, Vertrieb oder Finanzwesen.

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Das Mitarbeitergespräch

Dieses Interview wurde schriftlich geführt.

Von Sarah Janczura

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