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Visitenkarten – das berufliche Aushängeschild

Die Visitenkarte ist das Aushängeschild des Ingenieurs oder Informatikers. Angestellte in höheren Positionen bekommen sie meist vom Unternehmen gestellt. Selbstständige und freiberuflich Tätige müssen sich selbst um Visitenkarten kümmern. Dabei sollten sie Wert auf eine passende Gestaltung legen.

Frauen- und Männerhand bei Übergabe einer Visitenkarte

Foto: panthermedia.net/Andriy Popov

 

Visitenkarten – Allgemeines und Etikette

Visitenkarten gehören bis heute zum Berufsleben. Sie dienen dazu, Kunden oder Geschäftspartnern alle wichtigen Daten der eigenen Person zu übermitteln. Diese Funktion hatte die Visitenkarte schon immer. Früher wurde sie beim Besuch adeliger Herrschaften dem Personal übergeben, das die Karte an den Hausherrn weiter reichte. Dieser entschied aufgrund der Information, ob er den Besuch empfing oder nicht. Und da ein Besuch früher auch als Visite bezeichnet wurde, liegt nahe, woher der Name stammt.

Im Berufsalltag werden Visitenkarten neben der Datenübermittlung hauptsächlich dazu benutzt, einen ersten Kontakt, etwa auf Messen oder Konferenzen, zu knüpfen. Beim Erstkontakt kann so auch unauffällig die Position im Unternehmen übermittelt werden. Eigene Visitenkarten sollten dazu in einem geschützten Etui verwahrt werden. Das verhindert, dass man seinem Gegenüber eine zerknickte Karte übergeben muss, die man soeben in den Untiefen der eigenen Tasche gefunden hat.

Visitenkarten entgegennehmen

Umgekehrt sollte man auch Visitenkarten, die man bekommt, mit Respekt behandeln. Sie ungelesen in der Tasche verschwinden zu lassen, verbietet die Business-Etikette. Wer oft auf Messen oder Konferenzen unterwegs ist, sollte sich deswegen ein zweites Etui für Visitenkarten von Geschäftspartnern zulegen. Diese Form der Aufbewahrung zeigt Stil und Respekt.

Der richtige Zeitpunkt

Und wann werden Visitenkarten am besten überreicht? Das hängt von Veranstaltung und den Umständen ab. Bei Gesprächsterminen auf Messen können Visitenkarten gleich zu Beginn ausgetauscht werden. Das hat den Vorteil, dass man den Namen seines Gesprächspartners einmal ablesen kann – vor allem bei schwierigen Nachnamen ein nicht zu unterschätzender Bonus.

Auch bei Konferenzen können die Visitenkarten zu Beginn ausgetauscht werden. Allerdings sollten Sie niemals einfach über den Tisch geschoben werden, sondern dem Gegenüber stets in die Hand gereicht werden. Bei Netzwerktreffen hingegen steht zunächst die allgemeine Kontaktaufnahme im Vordergrund. Wird darüber hinaus vereinbart, dass man im Gespräch bleibt, können Visitenkarten im Anschluss ausgetauscht werden.

Worauf selbstständige Ingenieure achten müssen

Selbstständige Ingenieure und Informatiker haben keinen Arbeitgeber, der ihnen Visitenkarten im Firmendesign zur Verfügung stellt. Sie müssen sich selbst kümmern. Einige drucken die Karten im heimischen Büro aus, was auf geschäftlicher Ebene keinen guten Eindruck hinterlässt. Denn man sieht dem Design der Karten an, ob sie aus einer professionellen Druckerei stammen oder aus dem heimischen Tintenstrahldrucker. Es gibt zahlreiche Onlineanbieter, die professionelle Visitenkarten zu günstigen Preisen anbieten. Verschiedene Papierstärken und Beschichtungen bieten dabei für jeden Berufszweig etwas Passendes.

Denn gerade bei Freiberuflern und Selbstständigen ist die Visitenkarte nicht nur die Möglichkeit, Gesprächspartner mit den wichtigsten Daten zu versorgen, sondern auch ein nicht zu unterschätzender Werbeträger. Die Visitenkarte sollte stets im gleichen Design gehalten sein, wie beispielsweise die Homepage und andere Firmenmaterialien. Die Optik richtet sich nach der Tätigkeit. Ingenieure, die in leitender Funktion auf großen Baustellen tätig sind, wählen besser ein schlichtes, gut lesbares Design auf unempfindlichem Karton. Geprägte Goldbuchstaben sind in dieser Branche eher unüblich.

Ingenieure, die kreativ tätig sind, können dagegen auch ungewöhnliche Formate wählen. Wer sich der Nachhaltigkeit und dem Umweltschutz verschrieben hat, der sollte auch das entsprechende Papier wählen. Mehrfach gebleichter dicker Karton macht sich dann weniger gut. Besser sehen Visitenkarten auf Recyclingkarton aus, die mit dem richtigen Design edel und professionell wirken können.

Design-Regeln für Visitenkarten

Grundsätzlich gibt es 4 wichtige Design-Regeln, die zu beachten sind, bevor man Visitenkarten drucken lässt:

  1. Die Visitenkarte ist das Spiegelbild des Unternehmens. Das Erscheinungsbild der Karte überträgt sich immer auf denjenigen, der sie überreicht. Es sollte auf den ersten Blick erkennbar sein, dass die Visitenkarte von Ihrem Unternehmen stammt. Stichwort: Corporate Identity.
  2. Alle wichtigen Informationen müssen auf einen Blick erkennbar sein. Dazu gehören der Name und die Position im Unternehmen. Kleiner oder auf der Rückseite können die übrigen Informationen folgen (Telefon, Mail-Adresse, Postadresse). Zu viele Elemente auf einer Visitenkarte stören die Funktionalität und können verwirrend sein.
  3. Es gibt kein festgelegtes Format für Visitenkarten, hierzulande ist jedoch ein Scheckkartenformat von etwa 85 mal 55 Millimetern gängig. Runde oder extrem kleine Visitenkarten sind schwer zu verstauen. Gleiches gilt für ungewöhnliche Materialien. So wirkt beispielsweise Plastik schnell billig. Bei der Gestaltung sollte man sich auf zwei Schriftarten beschränken, alles andere wird unübersichtlich.
  4. Bei Visitenkarten ist auch die Haptik wichtig, weshalb sich Visitenkarten gut anfühlen sollten. Glatte Karten in seidenmatter Optik wirken edel, eine Papierdicke von mindestens 300 g/m² sorgt für Stabilität.

 

Wichtige Infos auf der Visitenkarte

Was letzten Endes auf die Karte gedruckt wird, richtet sich auch ein wenig nach dem Design. Ob heutzutage eine Faxnummer auf die Visitenkarte gehört, wenn diese auch auf der Homepage im Netz zu finden ist (die wiederum auf die Visitenkarte gehört), muss jeder selbst entscheiden. Das Minimum an Informationen sind die drei klassischen „W-Fragen“: Wer?, Was? und Wo? Also:

  • Name der Person, die die Visitenkarte überreicht
  • Funktion im Unternehmen, inkl Unternehmensname
  • Kontaktmöglichkeit

Ob etwa Festnetz- oder Mobilnummer oder sogar beide angegeben werden, hängt auch davon ab, ob man häufig auf Reisen oder eher im Büro anzutreffen ist. Eine E-Mail-Adresse ist Pflicht, ebenso wie die Homepage des Unternehmens. Bei kleineren und mittelständischen Unternehmen, bei denen Kundenverkehr üblich ist, sollte die Adresse keinesfalls fehlen. Wer häufig über die sozialen Medien kommuniziert, kann auch diese Kontaktdaten angeben. Die Kür auf der Visitenkarte sind Firmenlogo und Slogan. Visitenkarten mit Foto sind hierzulande eher unüblich und wenn, dann meist in der Kreativbranche zu finden.

Anordnung der Infos auf der Visitenkarte

Wie die Informationen auf der Karte platziert werden, hängt vom Design ab und davon, was erreicht werden soll. Geht es um die Gewinnung neuer Kunden, sollten Logo und Slogan als Erstes ins Auge stechen. Steht die Kontaktaufnahme im Vordergrund, sollten Name und Position in der Firma etwas größer gedruckt werden. Wer viele Informationen unterbringen muss, sollte Vorder- und Rückseite der Visitenkarte gleichermaßen nutzen. Die wichtigsten Informationen müssen natürlich auf die Vorderseite gedruckt werden. Das sind Logo, Slogan, Name, Position und mindestens eine Kontaktmöglichkeit (Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse) sowie die Webadresse.

Die anderen Kontaktmöglichkeiten wie zweite Telefonnummer, alternative E-Mail-Adresse, Faxnummer, Kontakte in sozialen Medien, die Postanschrift und weitere gewünschte Informationen können auf der Rückseite platziert werden. Ein aktueller Trend ist es, die Information als QR-Code auf die Rückseite drucken zu lassen. Wie sinnvoll das ist, hängt von der Branche ab, in der man sich bewegt. Gehören konservative Unternehmen zu den Kunden, sollte man lieber bei der klassischen Variante der Visitenkarte bleiben und auf QR-Codes verzichten.

Umgang mit Visitenkarten im Ausland

In jedem Land gilt ein anderer Business-Knigge und das schließt die Visitenkarten mit ein. Nicht nur in China, auch in anderen Ländern gehört es zum guten Ton, die Rückseite der Visitenkarte in einer Sprache bedrucken zu lassen, die im Land geläufig ist. Beim Überreichen der Karte zeigt die Seite mit der Landessprache immer nach oben. Akademische Titel sollten auf fremdsprachigen Karten nur aufgedruckt werden, wenn es sich um den Professor oder Doktor handelt. Deren Abkürzungen sind international verständlich. Für den Dipl.-Ing., den M.A. oder den MBA gilt das hingegen nicht. Anbei einige Beispiele, wie die internationalen Sitten und Gebräuche in Sachen Visitenkarte variieren:

Australien

Down Under sind die Visitenkarten etwas größer als in Europa. Darauf sollte man sich einstellen, wenn man ein Etui für überreichte Karten verwendet. Wenn die Karte dort nicht hineinpasst, wird es schnell peinlich. Im Zweifelsfall die Karte lieber ohne Etui ordentlich in die Tasche stecken. Titel sind in Australien nicht wichtig, sie werden auf Visitenkarten meist weggelassen.

China

In vielen asiatischen Ländern haben Visitenkarten einen hohen Stellenwert, so auch in China. Idealerweise sollte eine Seite der eigenen Visitenkarte auf Chinesisch verfasst sein. Aber Achtung: Die Schriftzeichen sollten absolut korrekt sein. Wer das nicht garantieren kann, sollte stattdessen eine ordentlich und fehlerfrei übersetzte englische Variante der Visitenkarte auf die Rückseite drucken lassen. Grundsätzlich kommt es in China gut an, wenn man nach dem Lesen der Visitenkarte Interesse bekundet, sich etwa nach Besonderheiten der Tätigkeit erkundigt oder gern auch fragt, wie der Name korrekt ausgesprochen wird.

Frankreich

Der Umgang mit Visitenkarten unterscheidet sich in Frankreich nicht großartig von Deutschland. Was man jedoch beachten sollte: Die Franzosen lieben und schützen ihre Sprache. Wer bei französischen Geschäftspartnern punkten will oder wer häufig mit französischen Unternehmen zu tun hat, sollte sich eigene Visitenkarten ausschließlich in französischer Sprache drucken lassen und auf die Zweisprachigkeit verzichten. Das hinterlässt einen besonders guten Eindruck.

Großbritannien

Auch hier gibt es wenige Unterschiede zu Deutschland im Umgang mit Visitenkarten. Genau wie in Frankreich kann es jedoch sinnvoll sein, auf zweisprachige Karten zu verzichten und stattdessen eine ausschließlich englischsprachige Variante drucken zu lassen. Das wirkt auf britische Unternehmen weltoffener und darüber hinaus können rein englischsprachige Karten auch in vielen anderen Ländern, beispielsweise den USA, verwendet werden.

Indien

Wichtig in Indien ist vor allem die Art und Weise des Überreichens. Visitenkarten werden ausschließlich mit der rechten Hand überreicht und auch nur mit dieser entgegengenommen. Die linke Hand gilt als unrein. Gleiches gilt für fast alle Länder des arabischen Kulturkreises.

Italien

In Italien ist es verpönt, Geschäftskarten bei privaten Treffen zu überreichen. Die Italiener haben private und geschäftliche Visitenkarten. Beides zu vermischen, gilt als inakzeptabel. Das sollten Ingenieure und Informatiker bedenken, bevor sie die Geschäftsreise Richtung Süden antreten.

Japan

Japan ist das asiatische Land, in dem Visitenkarten die allergrößte Bedeutung haben. Nicht nur die Art und Weise, wie die Karte überreicht wird, ist überaus wichtig, sondern auch die Reihenfolge. Wer seine Visitenkarte einem japanischen Geschäftskollegen überreichen will, sollte diese am besten aus einem edlen Etui holen. Überreicht wird die Karte mit beiden Händen und einer leichten Verbeugung. Ebenso nimmt man die Karte des Gegenübers mit beiden Händen entgegen, liest sie interessiert und lässt sich dabei bitte sehr viel Zeit. Grundsätzlich überreicht der Ranghöhere oder Ältere seine Visitenkarte zuerst an den Rangniedrigeren oder Jüngeren. Geschieht dies nicht, darf das als Zeichen gewertet werden, dass ein Austausch der Visitenkarten nicht gewünscht ist.

Österreich

Die Österreicher lieben Titel. Jeder Titel, den man besitzt, sollte auf die Visitenkarte. Gleiches gilt für akademische Grade. Während in Deutschland maximal der Professoren- oder Doktortitel auf der Visitenkarte landet, sollten auf Karten für österreichische Geschäftspartner auch untergeordnete akademische Titel wie der Master oder das Diplom nicht fehlen.

Russland

Russische Geschäftskarten unterscheiden sich in vielerlei Hinsicht von denen, die in Deutschland verwendet werden. Sie sind größer und oft sehr bunt. Fotos werden ebenfalls gern genutzt. Wer geschäftlich häufig in Russland unterwegs ist, sollte seine Visitenkarte unbedingt von einem Profi in kyrillische Schriftzeichen übersetzen lassen.

USA

In den USA wird der Umgang mit Visitenkarten eher locker gehandhabt. Wer Interesse am Kontakt hat, fragt nach der „Business Card“. Bekommt man daraufhin die Geschäftskarte überreicht, kann man auch die eigene Karte anbieten. Titel haben keinen großen Stellenwert, die Amerikaner lassen sich davon nicht beeindrucken. Auf US-amerikanischen Visitenkarten ist fast jeder Abteilungsleiter ein „vice president“.

 

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Von Julia Klinkusch

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