Befragung von HR-Fach- und Führungskräften

So steht es um die Digitalisierung der Personalarbeit

Der HR-Bereich hat die Digitalisierung lange vernachlässigt, ist aber dabei, umzudenken. Zu diesem Ergebnis kommt die „HR-Studie 2020“ von forcont und der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg. Das Gewinnen von qualifiziertem Personal und die Automatisierung von Personalprozessen zählen zu den drängendsten Aufgaben.

Personal Icons in der Hand

Foto: panthermedia.net/Jirsak

Wie digital ist die Personalarbeit bereits? Das hat die forcont business technology gmbh, ein auf Enterprise Content Management spezialisiertes Softwarehaus, und der Lehrstuhl für Personalwirtschaft und Business Governance an der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg untersucht.

Die HR-Studie 2020 zeigt, welche Herausforderungen den HR-Bereich am stärksten beschäftigen. Thema Nummer eins ist nach wie vor der Fachkräftemangel. Für 34 % zählt das Gewinnen von qualifiziertem Personal zu den wichtigsten Aufgaben. 33 % nennt die Digitalisierung und Automatisierung von Personalprozessen als dringendsten Punkt. Allerdings kommen wichtige strategische Aufgaben im HR-Alltag oft zu kurz. So wünschen sich 64 % der Befragten mehr Zeit für die Personalentwicklung. 61 % finden, dass die die Netzwerkpflege zu kurz kommt und 46 % würden sich dem Employer Branding gern intensiver widmen. Zu den häufigsten Gründen zählt die Zeitnot aufgrund hohem Administrationsaufwand. In 37 % der HR-Abteilungen beanspruchen Verwaltungsaufgaben wie das Bearbeiten von Dokumenten und die Datenpflege viel Arbeitszeit.

Digitalisierung der Personalprozesse hat begonnen

Dass Personalprozesse digitalisiert werden müssen, ist der Mehrheit der Befragten bewusst. 58 % der Unternehmen haben damit begonnen, ihre Personalprozesse zu digitalisieren. Mehr als der Hälfte (51 %) ist es gelungen, im Unternehmen ein Bewusstsein für die Digitalisierung von HR zu schaffen. Bei der Umsetzung gibt es aber noch Verbesserungspotenzial.

„Viele haben den HR-Bereich bei ihrer Digitalagenda lange Zeit vernachlässigt, obwohl ihm eine wichtige Schnittstellenfunktion nach innen wie außen zukommt“, sagt Thomas Fahrig, HR-Experte bei forcont. „Die Studienergebnisse deuten darauf hin, dass gerade ein Umdenken stattfindet.“

Diese Ziele stehen bei der Automatisierung von HR-Prozessen im Fokus

75 % der Unternehmen wollen die Qualität der jeweiligen HR-Prozesse steigern. Automatisierungsvorhaben sind an dieser Stelle sinnvoll. Weitere wichtige Beweggründe sind: Kosten senken (66 %), die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und mehr Zeit gewinnen (jeweils 62 %). Diejenigen Befragten, die das Thema Automatisierung noch nicht in Angriff genommen haben, führen dies meist darauf zurück, dass sich in ihrer Organisation bisher niemand damit beschäftigt hat (46 %). Mangelndes Budget, ein nicht überzeugendes Kosten-Nutzen-Verhältnis und Skepsis auf Seiten des Managements gehören zu den weiteren Aspekten, die sich hemmend auswirken.

Anwendungsbereiche, in denen Unternehmen bereits Prozesse automatisiert haben, sind die Personalverwaltung (64 %), die Personalbeschaffung (62 %) und die Personalbeurteilung (54 %).

„Zur Digitalisierung des HR-Bereichs gehört auch, Mitarbeiterdaten sinnvoll zu erheben und auszuwerten“, sagt Anne-Katrin Neyer, Inhaberin des Lehrstuhls für Personalwirtschaft und Business Governance an der Universität Halle-Wittenberg.

„Mit solchen Datenanalysen lassen sich auf der einen Seite Entwicklungen im Unternehmen und der Erfolg von HR-Maßnahmen messen – beispielsweise die Effekte einer Recruiting-Kampagne, die Mitarbeiterzufriedenheit oder die Leistung des Teams“, führt Neyer weiter aus.

Die HR-Studie 2020 hat gezeigt, dass es meistens die HR-Manager selbst sind, die sich um datengestützte Entscheidungen bemühen. Obwohl sie Data-Analytics in ihrem Bereich vorantreiben, ist das Potenzial noch längst nicht ausgeschöpft. Denn gerade beim Umgang mit Daten stehen die Befragten vor mehreren Hürden. 78 % nennen heterogene IT-Systeme als den größten Faktor, der die Datenerhebung erschwert. Für 40 % ist es ein Hindernis, dass sich Daten aus den Tools nur schwer weiterverwenden lassen. 15 % können erst gar nicht auf die Daten relevanter IT-Anwendungen zugreifen. 63 % vermissen in ihrem Unternehmen passende Software-Lösungen, die bei der Datenanalyse helfen könnten. Laut 41 % reicht das Know-how der HR-Verantwortlichen nicht aus, 30 % sehen eine Hürde in mangelnden IT-Kenntnissen. Diese Ergebnisse zeigen, dass IT-Skills im Job immer wichtiger werden. Das betrifft auch Ingenieure. IT-Wissen verbessert auch das Ingenieurgehalt.

Für die Studie beantworteten insgesamt 117 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie Führungskräfte aus deutschen Unternehmen verschiedener Größen und Branchen einen Online-Fragebogen. Die Befragung erfolgte zwischen Oktober 2019 und Januar 2020. Die gesamte Studie lässt sich hier downloaden.

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