Agiles Projektmanagement

Kanban-Glossar von A bis Z

Kanban ist eine Methode des agilen Projektmanagements, die sich unter Informatikern wie Ingenieuren wachsender Beliebtheit erfreut. Ingenieur.de hat die wichtigsten Termini rund um Kanban im Kanban-Glossar zusammengestellt.

Kanban steht weiß auf gelbem Grund geschrieben

Foto: panthermedia.net/timbrk

Hier geht es zur Methode Kanban

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A wie Agiles Projektmanagement

Kanban ist wie Scrum und Scrumban eine Methode des agilen Projektmanagements. Es beschreibt einen Prozess, bei dem Teams in kurzen Projekteinheiten arbeiten. So können Sie flexibel auf Veränderungen reagieren und durch regelmäßigen Austausch und Zwischenergebnisse produktiver agieren. Der Prozess des agilen Projektmanagements basiert im Wesentlichen auf sogenannten „Sprints“. Für die jeweiligen Sprints werden gewisse Aufgaben und Herausforderungen definiert, die das Projektteam meistern muss.

Sinn und Zweck: Das Vorgehen soll Arbeitsprozesse verbessern, die durch hochqualifizierte Mitarbeiter umgesetzt werden. Alle Team-Mitglieder sollten sich bestens im jeweiligen Projekt auskennen.

Im klassischen Projektmanagement sind Zeit und Aufwand variabel, der Umfang der Aufgabe ist allerdings festgelegt. Beim agilen Projektmanagement ist es umgekehrt: Zeit und Aufwand sind festgelegt, der Umfang ist hingegen variabel. Für Kunden ist daran interessant, dass Arbeiten und Arbeitsprozesse stetig optimiert werden können. Beim klassischen Projektmanagement ist das nicht möglich. Denn steife und vorgegebene Arbeitsprozesse erlauben keine großen Anpassungen. Im agilen Projektmanagement wird normalerweise mit sogenannten „Backlogs“ gearbeitet. Hier werden die einzelnen Aufgaben und Fortschritte festgehalten. Auf Basis dessen werden die einzelnen Aufgaben für die „Sprints“ definiert. Das klassische Projektmanagement definiert die Anforderungen zu Beginn und arbeitet die Ergebnisse erst ganz am Ende aus.

B wie Board

Das Kanban-Board oder auch Kanban-Tafel ist die horizontale Adaption der klassischen To-Do-Liste. Durch das Kanban-Board lässt sich der Workflow besser planen, überwachen und steuern. Projektabläufe und Aufgabe werden auf dem Kanban-Board visualisiert – in übersichtlichen Spalten mit einzelnen Einträgen. Diese arbeiten die Projektmitarbeiter der Reihe nach ab. Das Kanban-Board schafft einen Überblick über die zahlreichen parallel laufenden Arbeitsschritte. Jedes Team-Mitglied kann direkt erkennen, welcher Prozess sich gerade in welchem Stadium befindet.

Ziel des Kanban-Boards ist es, den Workflow sichtbar zu machen. Engpässe können früh erkannt und behoben werden. Die einfachste Form des Kanban-Boards ist eine Liste mit diesen Spaltenbezeichnungen:

  • Aufgabe (To Do): Diese Spalte sammelt alle erforderlichen Prozesse und Aufgaben als Karten oder Tickets – vergleichbar der klassischen To-Do-Liste.
  • Bearbeitung (Doing): Sobald die Aufgaben ausgeführt werden und die Umsetzung begonnen hat, wandert die jeweilige Karte in die Spalte „Doing“.
  • Erledigt (Done): Hier landen die Tickets erst dann, wenn die darauf stehende Aufgaben vollständig erledigt wurde.

C wie Change Management

Kanban eine evolutionäre Form des Change Managements oder Veränderungsmanagements. Es fasst alle Aufgaben, Maßnahmen und Tätigkeiten zusammen, die eine umfassende, bereichsübergreifende und inhaltlich weitreichende Veränderung in einer Organisation bewirken sollen. Change Management wird zur Umsetzung neuer Strategien, Strukturen, Systeme, Prozesse und Verhaltensweisen eingesetzt.

G wie Grundprinzipien

Unternehmen, die nach der Kanban-Methode arbeiten, folgen diesen 4 Grundprinzipien:

  1. Jetzt anfangen: Jeder fängt jetzt mit dem an, was er tun will.
  2. Inkrementelle, evolutionäre Veränderungen: Es werden inkrementelle, evolutionäre Veränderungen verfolgt. Das heißt, dass die nächsten Entwicklungs- und Arbeitsschritte immer dem aktuellen Projektstand angepasst werden. Das bedingt auch das Loslösen von Projektplänen: Team-Mitglieder klammern sich nicht mehr an Projektpläne, die zum Projektstart gemacht wurden. Sie passen diese stattdessen dem aktuellen Stand und den aktuellen Erfordernissen, Bedürfnissen, Kapazitäten und Ressourcen an.
  3. Jedes Teammitglied respektiert gegenwärtige Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten und Ansprüche.
  4. Leader-Förderung: Leader (Führer) werden auf allen Ebenen gefördert.

I wie Iteratives Vorgehen

Kanban basiert auf einem schrittweisen Vorgehen in nacheinander folgenden Iterationen. So nähert sich das Projektteam sukzessive der exakten Lösung an. Eine Iteration ist eine zeitlich und fachlich in sich abgeschlossene Einheit, wobei in jeder Iteration alle Projektphasen durchlaufen werden. Und jede abgeschlossene Iteration liefert einen funktionierenden Zwischenstand des Produkts, den sogenannten inkrementellen Release. Als inkrementell wird eine kleine Stufe der Zunahme bezeichnet. Und mit jeder abgeschlossenen Iteration wird zusätzliche Funktionalität hinzugefügt.

K wie Kanban

Der Begriff „Kanban“ stammt aus dem Japanischen und heißt übersetzt „Signalkarte“. Die Kanban-Methode basiert auf dem Projektmanagement mit der klassischen To-do-Liste. Mittels Kanban lässt sich der Workflow jedoch optimaler planen, überwachen und steuern, da das Kanban-Board eine horizontal adaptierte Liste mit mehreren Spalten ist. Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Abläufe innerhalb eines Projekts werden so auf einen Blick sichtbar.

L wie Leader

Der Harvard-Professor John P. Kotter hat den Begriff „Leader“ neu definiert. Er unterscheidet zwischen Managern und wahren Führern, den sogenannten Leadern. Demnach sind Manager eher Verwalter, während Leader im positiven Sinne Visionäre sind. Management bedeutet hier, Abläufe perfekt zu organisieren, zu planen und zu kontrollieren. Leader inspirieren und motivieren die von ihnen Geführten mit Visionen. Leadership bedeutet Kreativität, Innovation, Sinnerfüllung und Wandel.

M wie Motivation

Die Motivation für den Einsatz von Kanban, Scrum und Scrumban ist die zunehmende Geschwindigkeit, mit der Projekte abgewickelt werden müssen. Hinzu kommt die Erkenntnis, dass in vielen Projekten Abweichungen vom Plan eher die Regel als die Ausnahme sind. Das gilt besonders dann, wenn die Anforderungen an das Produkt oder das Projektergebnis zu Projektbeginn nicht vollständig klar sind. Im klassischen Projektmanagement sind veränderte Anforderungen fast zwangsläufig mit höheren Kosten oder längerer Projektlaufzeit verbunden. Das agile Projektmanagement geht von vornherein von Änderungen aus. Dies trägt dazu dabei, die Kosten einzudämmen und den Zeitplan einzuhalten.

M wie Methode

Arbeiten nach der Kanban-Methode bedeutet, Projekte, Produktion und Prozesse flexibel und dezentral zu steuern. Kanban bezeichnet die Identifizierungskarte für jede Aufgabe und jedes Einzelteil, die bzw das im Projekt oder Betrieb erledigt oder verwendet wird. Die Kanban-Methode erfüllt hierbei folgende Funktionen: Wird zum Beispiel ein Einzelteil in einer Produktionsstufe verbraucht, so ist Kanban die Bestellkarte, mit der die vorgelagerte Produktionsstufe veranlasst wird, das Teil erneut zu produzieren.

Für das neu produzierte Teil ist die Kanban(-karte) wiederum die Identifikationskarte für den weiteren Betrieb oder Projektverlauf. Die Kanban-Methode verknüpft also 2 benachbarte Produktionsstufen.

P wie Pull-Prinzip

Kanban arbeitet nach dem Pull-Prinzip. Das bedeutet, dass die Aufgaben „gezogen“ oder von den Teammitgliedern selbst gewählt werden. Der Gegensatz dazu ist das Push-Prinzip, bei dem die Aufgaben an die Teammitglieder in einer zentralisierten Weise zugeordnet werden. Kanban ist wie Scrum und Scrumban eine agile Methode, bei der die Teammitglieder die Aufgaben wählen, die sie bearbeiten möchten. Sie wählen diese während des Arbeitsprozesses, arbeiten also nach dem Pull-Prinzip. Sobald die aktuelle Aufgabe abgeschlossen ist, können sie frei weitere Aufgaben übernehmen, die sie bearbeiten möchten.

S wie Sprints

Sprints sind zentrale Elemente im agilen Projektmanagement. Das Team setzt innerhalb eines Vorgangs mit definierter Dauer Anforderungen um. Für einen Sprint sind die Dauer, das zu erreichende Ergebnis, die zur Verfügung stehenden Ressourcen und der Ablauf wie bei einer traditionellen Projektplanung fest vorgegeben. Aus Sicht des Projektmanagements ist ein Sprint ein Arbeitspaket oder ein definierter Vorgang. Ein Sprint dauert zwischen einer und 4 Wochen. Längere Zeiträume sind nicht explizit ausgeschlossen, aber unüblich.

T wie Tickets

Tickets oder Karten sind Vorgänge und Aufgaben, die dem jeweiligen Projekt zugeordnet werden. Ein Ticket besteht in der Regel aus einer Aufgabenbeschreibung, der Zusammenfassung notwendiger Informationen, einer Priorisierung, einer Komponentenzuordnung und einer Deadline. Darüber hinaus kann ein Ticket viele weitere Informationen umfassen, zum Beispiel Anhänge oder Kommentare. Die Tickets werden entweder einfach nur editiert oder sie wechseln den Status, zum Beispiel von „Doing“ zu „Done“. Die möglichen Statusübergänge werden durch den anpassbaren Workflow in Kanban definiert. Jede Änderung an einem Ticket wird geloggt, also protokolliert.

T wie Time Box

Die Time Box ist ein Ablaufelement der Terminplanung im agilen Projektmanagement. Es handelt sich um einen Vorgang, der auf eine bestimmte Dauer festgelegt ist. Selbst wenn die geplanten Arbeitsergebnisse nicht erzielt beziehungsweise erreicht wurden, endet die Time Box. Nicht erreichte Arbeitsziele müssen entweder aufgegeben oder in einer neuen Time Box erreicht werden. Die Ablaufplanung mit Time Boxes bezeichnet das agile Projektmanagement als „Time Boxing“.

Das Prinzip: Der Terminplan wird in fest fixierte Zeitabschnitte, die Time Boxes, unterteilt. In diesen Zeitabschnitten arbeiten die Team-Mitglieder am Projektergebnis. Die Projektmanagementprozesse sind dagegen nicht unbedingt an die Time Boxes gebunden. Dieses Vorgehen steht im Kontrast zur traditionellen Projektplanung mit Arbeitspaketen. Hier ist die zu erbringende Leistung fixiert, in der Time Box die Dauer der Arbeit.

T wie Trello

Trello ist eine web-basierte Projektmanagementsoftware, die nach der Kanban-Methode entwickelt wurde und vom Unternehmen Atlassian betrieben wird. Trello wurde am 13. September 2011 gegründet und hat nach eigenen Angaben aktuell über 25 Millionen Nutzer (Stand: September 2017). Auf den webbasierten Kanban-Boards können Nutzer gemeinsam mit anderen Mitgliedern Listen erstellen. Sie können beliebig bearbeitet werden und mit Checklisten, Anhängen und einem festgelegten Termin versehen werden. Neben einer mobilen Version der Website gibt es Trello auch als App für das Smartphone. In seiner Basisversion ist das Tool kostenfrei, bietet jedoch auch hier viele Funktionen. Einer Spalte können beliebig viele Tickets hinzugefügt werden, die Aufgaben, Termine oder anderes beinhalten können. Wird ein Ticket für ein Team-Mitglied erstellt, so wird dieser per E-Mail informiert.

Zur Übersicht der beliebtesten Projektmanagement-Tools

T wie Taiichi Ohno

Kanban wurde ursprünglich in den 1940er Jahren von Taiichi Ohno für Toyota entwickelt. Er war Ingenieur und Produktionsleiter von Toyota und hat das Toyota-Produktionssystem (TPS) nach dem 2. Weltkrieg weiterentwickelt. Durch die (Weiter-)Entwicklung der Methode wollte Toyota Lagerbestände verringern und seine Produktionsprozesse synchronisieren.

W wie Whiteboard

Agiles Projektmanagement nach der Kanban-Methode muss nicht immer digital ablaufen. Auch ein einfaches Whiteboard kann mit Post-its zu einem Kanban-Board umgestaltet werden. Auch hier lassen sich die horizontalen Spalten mit den Arbeitsstationen auftragen. Das Team notiert auf Post-its oder Karteikarten die einzelnen Aufgaben und erweitert sie im Laufe des Projekts um weitere Informationen. Im Projektverlauf wandern die Tickets (oder Karten) auf dem Kanban-Board von links nach rechts, also von „To-Do“ über Zwischenstationen wie „Doing“ bis „Done“.

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