Neun Tipps

Formvollendet: So kommt Ihre E-Mail richtig gut an

„Hey Prof, wann bekommen wir endlich unsere Klausurergebnisse?“ Kein Scherz, solche „lockeren“ Anfragen gehören heute zum Berufsalltag eines Professors. Doch auch im Ingenieuralltag kommen E-Mails mitunter respektlos daher. Stellt sich die Frage: Wie sieht eine korrekte E-Mail eigentlich aus?

Die E-Mails vom Tag müssen alle noch beantwortet werden? Nein. 24 Stunden muss sich der Absender im Geschäftsleben schon gedulden, bevor eine erneute Anfrage respektabel ist. 

Die E-Mails vom Tag müssen alle noch beantwortet werden? Nein. 24 Stunden muss sich der Absender im Geschäftsleben schon gedulden, bevor eine erneute Anfrage respektabel ist. 

Foto: Frank Rumpenhorst/dpa

Seien wir mal ehrlich: Achten wir selbst beim Verfassen geschäftlicher E-Mails auf die richtige Anrede, den richtigen Ton? Gibt es überhaupt so etwas wie Benimmregeln beim Schreiben, eine Art Knigge für elektronische Post? Ja, den gibt es. Und wer sich daran hält, erleichtert sich und seinen Kommunikationspartnern die Arbeit. Denn was bei Studenten noch leidlich akzeptiert wird, kann im Job zum Karrierekiller werden. Professionell mailen – wir zeigen Ihnen, wie es geht.

1. Richtige Anrede

Eine E-Mail ist keine WhatsApp. Der elektronische Brief ersetzt mehr und mehr den klassischen Geschäftsbrief. Was die Form betrifft, hat sich aber nahezu nichts geändert. So gehört auch an den Anfang einer Mail eine Anrede. Mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ macht man auch hier nichts falsch, wenn man den Empfänger nicht näher zuordnen kann. Ansonsten gehört der Name des Adressaten auf jeden Fall dazu (Sehr geehrter Herr Müller) und falls vorhanden auch der akademische Titel (Sehr geehrter Herr Professor Müller). Unter Kollegen geht auch: „Hallo Herr Müller“ – falls ein lockerer Umgangston im Unternehmen erwünscht ist. Bei einem Erstkontakt empfiehlt sich das aber nicht.

2. Betreffzeile korrekt ausfüllen

Mit einer Mail wollen Sie niemandem Zeit stehlen – allein deshalb sollte die Betreffzeile immer ausgefüllt werden. Und zwar so, dass der Empfänger sofort erkennen kann, um was es konkret geht. „Wichtig“ oder „Teilnahme“ als Betreff reichen nicht. Und es ist eine Unsitte, eine frühere E-Mail mit ihrem veralteten Betreff für ein neues Thema auszuwählen, beispielsweise weil man den Verteiler nutzen möchte. Die Betreffzeile muss stets korrekt ausgefüllt und aktuell sein.

3. Auf den Punkt bringen

In einer E-Mail sollte man immer möglichst kurze Sätze schreiben, deren Inhalt schneller zu erfassen ist. Insgesamt ist der Text in der Regel nicht länger als eine DinA4-Seite sein. Wenn Sie mehr mitzuteilen haben als das, was in fünf Zeilen passt – dann bitte in Abschnitte unterteilen. Das erleichtert dem Leser die Lektüre.

Hüten Sie sich davor automatisch aus jeder Mail eine Rundmail zu machen. Zumindest sollten diejenigen, von denen Sie keine Reaktion auf Ihr Schreiben erwarten, „CC“ stehen. Dort gehören sie nämlich hin. Und nicht in die erste Reihe der Empfänger.

4.  Immer sachlich bleiben

Lassen Sie sich nicht provozieren und verlassen Sie bei unterschiedlichen Sichtweisen nie die Sachebene. Bleiben Sie im Ton immer freundlich. Denken Sie daran: Was Sie einmal verschickt haben, können Sie nicht mehr zurückholen. Sollte der Empfänger die Mail ausdrucken, hat er gegebenenfalls etwas schriftlich gegen Sie in der Hand, falls die Angelegenheit eskaliert. Meinungsverschiedenheiten unter Kollegen sollten grundsätzlich nicht per Mail ausgetragen werden. Da eignet sich eher der Griff zum Telefon oder noch besser: Setzen Sie sich gemeinsam an einen Tisch, um die Angelegenheit zu klären.

5. Auf Fremdwörter, Abkürzungen und Ironie verzichten

Eine Mail ist kein Quiz und auch keine Plattform zur Eigenprofilierung. Haben Sie immer den Empfänger im Blick. Wie kommen die Informationen bei ihm an, muss die grundsätzliche Frage lauten. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Ihre Mails gar nicht erst zu Ende gelesen werden. Ein weiteres Risiko bei Zuwiderhandlung: Sie machen sich unbeliebt. Und das kann im Job zum k.o. führen. Übrigens haben auch Smileys und sonstige Emojis in geschäftlicher Korrespondenz nichts zu suchen.

6. Links und Anhänge sparsam dosieren

Verstecken Sie keine Links im Mailtext. Es verärgert den Leser, wenn er mitten im Satz auf eine Internetseite umgeleitet wird. Setzen Sie Links immer gut sichtbar in den Text oder direkt ans Ende Ihres Schreibens und Ihr Adressat kann selbst entscheiden, ob er sie anklickt.

Wenn Sie Anhänge zu verschicken haben, achten Sie  auf die Dateigrößen. Als Richtwert gelten fünf Megabyte. Beim Überschreiten empfiehlt es sich, das Mail-Schwergewicht vorher anzukündigen. Lange Wartezeiten beim Öffnen können dazu führen, dass die Anhänge ungelesen im Papierkorb landen. Oder schlimmer noch: Ihre Mail verstopft den Briefkasten des Empfängers, wenn sie nicht vorher herausgefiltert wird und nie im Posteingang des Empfängers ankommt.

7. Abschlusskontrolle nicht vergessen

Mails werden mal eben zwischendurch geschrieben. Auf die Schnelle. Mit Tippfehlern – oder besonders fatal mit sinnentleerten Begriffen, weil die Autokorrektur zugeschlagen hat. Lesen Sie zumindest jede wichtige Mail nach der Fertigstellung noch einmal durch. Werfen Sie auch noch einen Blick in das Adressatenfeld: Wenn Ihre Post an die falsche Adresse geht, wirft das ein schlechtes Licht auf Ihre Zuverlässigkeit. Gleiches gilt, wenn sich im Anhang andere Dokumente befinden als in der Mail angekündigt.

8. Nett verabschieden

Vergessen Sie nicht, Ihre Mail „Mit freundlichen Grüßen“ abzuschließen. Auch „Beste Grüße“ sind angebracht. „Liebe Grüße“ dagegen gehören in den privaten Schriftverkehr. Gehen einige Mails hin und her, reicht ein einfacher „Gruß“.  Bei geschäftlichen Mails gehört natürlich auch eine Signatur unter das Schreiben. Mit Telefonnummern und Postadresse. Denn bleibt dem Adressaten als einzige Kommunikationsmöglichkeit mangels Angaben des Absenders nur das Mailen – ist das nicht nur unhöflich, sondern kann auch Absprachen unnötig verlängern. Das Gesetz sieht außerdem vor, dass in einer Signatur Rechtsform und Sitz des Unternehmens, Registergericht und die Handelsregisternummer sowie die Vor- und Nachnamen der Geschäftsführer angegeben werden.

9. 24 Stunden abwarten

Wer das schnelle Medium elektronische Post nutzt, darf nicht erwarten, dass der Empfänger binnen einer Stunde antwortet. Gut benimmt sich, wer eine 24-Stundenfrist einhält und erst frühestens dann höflich nachfragt.

Wenn Sie sich über die schlimmsten Fettnäpfchen im Berufsalltag informieren möchten, finden Sie unseren Beitrag zu diesem Thema hier. Und wenn Sie auch noch wissen möchten, wie Sie sich gegen Killerphrasen wappnen können, bekommen Sie hier Unterstützung.

Von Martina Kefer

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