Effizienz im Home Office 06.06.2018, 09:10 Uhr

Erfolgreich arbeiten von Zuhause – mit diesen Tipps klappts

Home Office – viele wollen es, doch nicht alle können es. Denn viele Heimarbeiter neigen zur Selbstausbeutung oder leiden an mangelnder Selbstdisziplin. Sicher ist: Telearbeit stellt Arbeitnehmer vor Herausforderungen, die es zu umschiffen gilt.

Frau mit Papierrollen im heimischen Büro

Foto: (M)panthermedia.net/Brock Jones/VDI nachrichten/ G. Schmidt

Das Home Office bringt Arbeitnehmern mehr Freiheit. Manch einer kann mit so viel Autonomie aber nicht umgehen. Für Menschen, die an Aufschieberitis (Prokrastination) leiden, ist der Heimarbeitsplatz eine besonders große Herausforderung.

Home Office: Strukturiert arbeiten trotz Aufschieberitis

Denn diese Menschen haben einen enormen Leidensdruck. „Der erste Schritt besteht darin, sich das Problem erst einmal bewusst zu machen“, erklärt Sascha Ballach, Experte für Zielerreichung, Willensstärkung und Prokrastination. Im nächsten Schritt müsse man sein Verhalten anpassen und sich selbst klare Regeln setzen. „Eine solche Regel könnte z.B. lauten, dass man zwei Stunden lang an einem bestimmten Projekt arbeitet. Und sich erst dann um andere Dinge kümmern darf.“ Darüber hinaus empfiehlt er, sich seine Arbeitsumgebung so zu gestalten, dass man möglichst nicht abgelenkt wird.

Der studierte Informatiker hat dazu ein Ritual entwickelt: Er stellt sich zwei Flaschen Wasser auf den Tisch, damit er nicht aufstehen und sich etwas zu trinken holen muss. Und er entfernt alle Gegenstände vom Schreibtisch, die ihn ablenken könnten, z.B. das Smartphone. Danach wird die Tür geschlossen, sodass ein jeder weiß, dass er arbeitet und nicht gestört werden möchte. Um seine Arbeit vorzubereiten, nutzt Ballach das Programm Trello. „Es enthält Karteikarten, auf die ich Informationen und Links notieren kann, die für diese Aufgabe notwendig sind. Und die ich je nach Priorität verschieben kann.“ Wie Ballach konstatiert, muss man sich gerade im Home Office feste Regeln setzen. Und sich stets bewusst machen, dass es sich trotz der häuslichen Umgebung um einen ganz normalen Arbeitstag handelt.

Ablenkungen im Haushalt widerstehen lernen

Das kann auch Franz Sauerstein, Geschäftsführer der Unternehmen Gründerschiff und Xciting Webdesign unterschreiben. Der Wirtschaftsingenieur arbeitet wie auch ein Großteil seiner Belegschaft im Home Office. Seiner Meinung nach besteht die große Herausforderung darin, Freizeit und Arbeit zu trennen. Denn die Ablenkung lauert an jeder verstaubten Ecke, im wahrsten Sinne des Wortes. Das muss nicht immer von Nachteil sein. Kein Mensch kann rund um die Uhr konzentriert arbeiten. Außerdem sollten sich Vielsitzer ohnehin zwischendurch bewegen. Sonst kann der Rücken leiden. Und was eignet sich dazu besser, als allerlei nützliche Hausarbeit? Doch wer Zuhause arbeitet, könnte das Nützliche mit dem Notwendigen verbinden: „Wenn ich um 10:00 Uhr morgens eine Waschmaschinenladung aufsetze, muss ich das nicht nach Dienstschluss tun. Ich kann dann tatsächlich den Feierabend genießen“, sagt Sauerstein. Allerdings sei es oft schwierig, einen sauberen Schnitt zu machen. Denn wenn man schon einmal die Wäsche aufgesetzt hat, dann kann man ja gleich noch Staubsaugen, und dann noch bügeln.

„Als Arbeitgeber sollte man nicht voraussetzen, dass jeder Mitarbeiter ein Meister der Selbstorganisation ist. Viele müssen das erst noch lernen“, ist seine Erfahrung. Um seine Mitarbeiter dabei zu unterstützen, hat Sauerstein verschiedene Methoden entwickelt. So werden Projekte in Arbeitsblöcke zu je drei Stunden plus einem Zuschlag von 20 Prozent unterteilt. Einfache, wiederkehrende Aufgaben werden in den digitalen Kalender eingetragen. Sobald sie fällig sind, erhält der Mitarbeiter eine Nachricht.

Regeln für Standardprozesse bei Heimarbeit festlegen

Sauerstein muss als Führungskraft noch ein paar weitere Klippen umschiffen. Schließlich kann er aus dem Home Office heraus nicht immer parat stehen, wenn seine Mitarbeiter ein Problem haben. Aus diesem Grund hat er ein Handbuch mit Standardprozessen für wiederkehrende Aufgaben in Projekten verfasst. Es enthält unter anderem Anweisungen zu einzelnen Arbeitsschritten, etwa bei der Dokumentation. Darüber hinaus hat er eine offene Kommunikationskultur geschaffen. Die Mitarbeiter können ihn bei Unklarheiten jederzeit kontaktieren. Für die externe Kommunikation nutzt er Tools wie Slack. „Slack ist ein Messenger-Dienst, bei dem man ähnlich wie bei WhatsApp verschiedene Kanäle abonnieren kann. Die Mitarbeiter bleiben so stets auf dem aktuellen Stand“. Bei Gründerschiff wurde der interne E-Mail-Verkehr komplett abgeschafft. Stattdessen kommunizieren die Mitarbeiter regelmäßig über Skype.

Auch im Home Office Gesicht zeigen

Auch die Autoren des Whitepapers „Verteiltes Arbeiten – Impulse für mittelständische Unternehmen“ der Firma Scopevisio raten zu Formaten, die den persönlichen Austausch und das Kennenlernen untereinander fördern. Wie etwa eine kurze morgendliche Videokonferenz zur Tagesplanung oder eine regelmäßige gemeinsa­me virtuelle Kaffeepause. Darüber hinaus empfehlen die Autoren klare Kommunikationsregeln, die z.B. festlegen, welche Themen schriftlich, telefonisch oder per Videokonferenz besprochen werden, bzw. die feste Antwortzeiten auf Fragen definieren. Denn bei fehlendem Face-to-face-Kontakt, bei dem meist auch viel Persönliches und Nonver­bales ausgetauscht werde, müssten Teams die Defizite wie den Mangel an Gestik, Mimik oder Intonation in der schriftlichen Kommunikation ausgleichen.

Software sichert Informationsbasis für alle – auch im Home Office

Auch bei British Telecommunications setzt man auf Videotelefonie, z.B. mit Skype for Business. Und auf Technologien, die ein Arbeiten an gemeinsamen Dokumenten ermöglichen. „Um Datensilos zu vermeiden, sollten alle Mitarbeiter über dieselbe Informationsbasis verfügen“, erklärt Unternehmensvertreter Boris Kaapke. So haben die Mitarbeiter auch im Home Office Zugriff auf die Server, auf denen die Daten zentral verarbeitet werden. Um auch auf Hardwareebene Wildwuchs zu verhindern, arbeiten alle Mitarbeiter mit einheitlichen Laptops, die im Home Office in eine Dockingstation eingesteckt werden, wo sie mit externem Monitor, Tastatur und Maus verbunden sind. Denn schließlich muss laut Arbeitsstättenverordnung auch der Heimarbeitsplatz ergonomisch sein. Mehr zu diesem Thema lesen Sie in unserem Artikel „Rechte und Pflichten im Home Office“.

Unternehmenskultur muss Home Office zulassen

Es gibt aber nicht nur die technische Seite. Für René Rüdinger ist auch die Unternehmensmentalität ein entscheidender Erfolgsfaktor. Der Chief Financial Officer Central Europe und Vorstandsmitglied der Firma Arcadis hält es dabei für entscheidend, dass im Unternehmen eine entsprechende Kultur etabliert und auch gelebt wird. „Viele Unternehmen bieten Home-Office-Arbeitsplätze an, um am Zeitgeist teilzuhaben und um Fachkräfte an sich binden. Das kann aber nur funktionieren, wenn auch das mittlere Management hinter diesem Konzept steht.“ In der Praxis würden Home-Office-Mitarbeiter häufig schief angesehen werden und müssten sich vermeintlich lustige Sprüche anhören wie „Na heute mal wieder Urlaub gemacht?“. „Die Geschäftsführung darf ein solches Verhalten nicht tolerieren. Sie sollte vielmehr Vorbild sein und z.B. auch selbst einmal von Zuhause arbeiten.“ Eine Anordnung per Rundschreiben dagegen funktioniere nicht.

Viele Unternehmen haben Angst, dass ihre Mitarbeiter Zuhause zu wenig arbeiten. Aber häufig ist das Gegenteil der Fall. Statt zu wenig arbeiten Heimarbeiter oft zu viel. „Im Home Office ist es sehr viel schwieriger, den Arbeitsalltag hinter sich zu lassen, da man ja quasi im Büro lebt“, sagt Sauerstein. Er empfiehlt Heimarbeitern, sich feste Arbeitszeiten zu setzen. Und die Tür zum Arbeitszimmer nach Feierabend zu schließen. „Wenn Sie regulär im Büro arbeiten, verlassen Sie ja auch zu einem bestimmten Zeitpunkt ihren Arbeitsplatz.“ Ansonsten besteht die Gefahr, dass man noch mal schnell noch die Präsentation überarbeitet. Und bis man sich versieht, ist der Feierabend schon fast gelaufen.

Sie wollen wissen, ob Sie für Home Office gemacht sind und welche Vor- und Nachteile die Heimarbeit bietet? Wir haben die wichtigsten Vor- und Nachteile der Heimarbeit aufgeschrieben.

Außerdem gibt es einige Gesetze vom Datenschutz bis zur Arbeitsplatzgestaltung zu beachten. Diese Rechte und Pflichten stellt das Home Office.

Von Sabine Philipp
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