Gute Perspektiven für den digitalen Arbeitsplatz

Unternehmen haben sich 2020 nicht zuletzt mithilfe von Tools am Markt bewährt, die ein remotes Arbeiten zulassen. Die Nachfrage nach digitalen Arbeitsplatzlösungen nahm signifikant zu und die Digitalisierung erlebte ihren Durchbruch.

Während 2020 digitale Arbeitsplatzlösungen ad hoc ihren Durchbruch erlebten, werden sie 2021 in in strategische Ansätze überführt, die der neuen Arbeitsrealität Rechnung tragen.

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Während also das Jahr 2020, das von der ersten Welle der „Covid-19“-Pandemie geprägt wurde, ein Zeitraum der Lösungsfindung war, erwarten Experten von Konica Minolta aus Langenhagen nun einige neue Entwicklungen. 2021 wird demnach als das Jahr angesehen, in dem die neu geschaffenen und frisch erprobten Lösungen in strategische Ansätze münden, die der neuen Arbeitsrealität Rechnung tragen. Dies wird auch noch für die Zeit „nach Corona“ Bestand haben.

Langfrist-Planung wird schnelle Entscheidungen ablösen

Die Unternehmensorganisationen sahen sich 2020 mit vielen neuen Herausforderungen konfrontiert. Trotzdem waren sie – aus der Perspektive der digitalen Arbeit – noch nie so bereit wie in der Krisensituation, mit den arbeitsplatzbezogenen Auswirkungen umzugehen. Im Mittelpunkt stand, dass möglichst alle Beschäftigten weiterarbeiten können. In vielen Fällen wurden beeindruckende Erfolge erzielt, zum Teil mithilfe von bereits in den Vorjahren aufgebauten Digitalisierungsstrategien und -lösungen. Jedoch war die Zeit der Pandemie im Frühjahr 2020 nicht gut geeignet für ausgeklügelte strategische Ansätze – vielmehr war sie von schnellen Ad-hoc-Reaktionen geprägt. Das wird sich im Jahr 2021 sicherlich ändern. Unternehmen müssen zu strategischen Digitalisierungsansätzen zurückkehren, die langfristige Änderungen und Optimierungen bewirken. Die Arbeitsmethoden, die vor 2020 üblich waren, gehören der Vergangenheit an.

Fünf Trends werden die Arbeit der Zukunft prägen

Im Jahr 2021 wird sich zeigen, welches Potenzial die Digitalisierung für Organisationen und ihre Mitarbeiter bereithält. Fünf markante Trends haben die Analysten von Konica Minolta Business Solutions Deutschland ausgemacht. Das Unternehmen gestaltet bereits jetzt mit seiner Expertise den „intelligent vernetzten Arbeitsplatz“. Mit Drucksystemen, Cloud-Services und IT-Dienstleistungen unterstützt der Service Provider u. a. mobiles Arbeiten und die Optimierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Die fünf bedeutsamen Arbeitsplatzthematiken der neuen digitalen Ära lauten:

Erstens: Das hybride Büro wird der neue Arbeitsplatz sein.
Zweitens: Security, Safety und Compliance sind für das hybride Büro passend bereitzustellen.
Drittens: Mit begrenzten Budgets lassen sich große Veränderungen umsetzen.
Viertens: Prozessautomatisierung und datengesteuerte Entscheidungsfindung nehmen zu.
Fünftens: Digitale Arbeitsplätze – sind sie ein Sprungbrett für mehr nachhaltiges Wachstum?

Trend 1: Das hybride Büro

Die Entkopplung des Begriffs „Arbeitsplatz“ von einem bestimmten geografischen Ort wurde schon seit einiger Zeit – als Folge der digitalen Arbeitsmethoden – intensiv diskutiert. 2020 hat sie Realität angenommen. Diese Entwicklung ist unumkehrbar. Um Arbeitsabläufe aufrechtzuerhalten, sind Unternehmen in vielen Fällen Kompromisse eingegangen, die sie zuvor abgelehnt hatten. Der hybride Arbeitsplatz wird ab 2021 den Mitarbeitern nahtlose und effiziente Arbeitsabläufe bieten müssen – unabhängig davon, ob sie vom Bürostandort oder von einem anderen Ort aus arbeiten. „Physische“ Büroflächen in Unternehmen werden kleiner.

Forderungen an die IT ändern sich: Diese wird nicht mehr aus einem zentralen internen Netzwerk bestehen, auf das von außen zugegriffen werden kann. Vielmehr wird sie ein dezentrales Netzwerk von Geräten verwalten. Diese Geräte sind intelligent miteinander verbunden und kommunizieren über eine Vielzahl von internen Zugangspunkten miteinander. Ein Beispiel ist der „Workplace Hub“ des Service Providers, der Lösungen für sicheres Remote-Working und Collaboration bis hin zu digitalen Workflow-Lösungen vereint.

Trend 2: Anpassung von Security, Safety und Compliance

Die Transformation hin zu hybriden Büros macht einen neuen, ganzheitlichen Sicherheitsansatz erforderlich; für viele Unternehmen ist eine Überarbeitung der Strategie überlebenswichtig. Enthalten sind dabei sichere, regelkonforme Informationsmanagementsysteme, Sicherheitslösungen für Räumlichkeiten sowie „Managed Security“- und „Disaster Recovery“-Services. Die Cyber-Kriminalität hat sich 2020 rasch an die neue Arbeitsrealität angepasst. Ransomware und Datendiebstahlsversuche nahmen drastisch zu. Für 2021 ist mit einer weiteren Professionalisierung dieser Angriffe zu rechnen und Gegenmaßnahmen sind zu ergreifen.

Trend 3: Große Veränderungen kostengünstig realisieren

2020 hat aufgrund von Unterbrechungen in den Lieferketten und Märkten die Finanzen vieler Unternehmen belastet. Nun steht wenig Geld auch für wichtige Aufgaben zur Verfügung. Kostenintensive Investitionen werden flexiblen, skalierbaren, hybriden und Cloud-basierten Lösungen weichen. Es wird nur das bezahlt, was tatsächlich genutzt wird. Das Portfolio von Konica Minolta bietet eine breite Palette von XaaS (Anything as a Service)-Angeboten, die monatlich abgerechnet werden – von der Anwendungsüberwachung über das Backup-Management bis hin zum Drucken als Service.

Trend 4: Automatisierung von Prozessen

Mit begrenzten Budgets werden Organisationen im Jahr 2021 ihre wertvollste Ressource so gut wie möglich nutzen müssen – ihre Mitarbeiter. Mühsame, sich wiederholende manuelle Aufgaben führen zu Fehlern und zu Frustration. Mithilfe von „Robotic Process Automation“ (RPA) lassen sich stupide wiederkehrende Aufgaben von Prozessrobotern übernehmen, die eine geringere Fehlerrate liefern. Die Mitarbeiter wiederum können sich auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren; die Arbeitszufriedenheit steigt. Der gleiche positive Effekt lässt sich mit „intelligenten“ Videolösungen in produzierenden Unternehmen erzielen. Ein Beispiel ist „Mobotix“: damit lassen sich Produktionsabläufe optimieren.

Datenbasierte Entscheidungsfindungslösungen, die auf „Microsoft Power BI“ basieren und von Konica Minolta implementiert werden, gehen noch einen Schritt weiter. Sie unterstützen Mitarbeiter dabei, bessere Entscheidungen zu treffen. In Märkten, die zunehmend von Volatilität und Komplexität geprägt sind, ist die schnelle, faktenbasierte Entscheidungsfindung ein entscheidender Erfolgsfaktor. Das derzeitige volatile Geschäftsumfeld wird die Nachfrage nach derartigen Lösungen beflügeln.

Trend 5: Wachstum mithilfe des digitalen Arbeitens

Mobilitätsbedingte Emissionen, sowohl durch das tägliche Pendeln als auch durch Geschäftsreisen, lassen sich künftig verringern. Collaboration-Tools erlauben eine nahtlose Kommunikation und Vernetzung über verschiedene Standorte hinweg – so schaffen es Unternehmen verschiedenster Branchen, ihren „CO₂-Fußabdruck“ zu verringern.

Die zukünftigen Wachstumsmöglichkeiten einer Organisation werden von ihrer Fähigkeit abhängen, den Wandel zu einer CO₂-armen, sauberen Technologiewirtschaft zu bewältigen. Hier hilft ein höherer digitaler Reifegrad der Organisation, diese Ziele zu erreichen: Digitales Informationsmanagement unterstützt zum Beispiel dabei, die Menge an Papier zu reduzieren. Jedoch verbrauchen auch digitale Prozesse Energie. Hier sind Effizienzsteigerungen und die erneuerbare Beschaffung der Schlüssel. Sie werden in den kommenden Jahren eine noch größere Rolle spielen. Nachhaltigkeit wird daher ein Schwerpunkt in den Digitalisierungsstrategien ab 2021 sein.