NVD mit IT-Lösung von Inform für ein durchgängiges Management der Fahrzeuglogistik

„Unsere Kunden erwarten, dass wir das richtige Fahrzeug zur richtigen Zeit an den richtigen Ort liefern“, erklärt Michael Howlin, IT-Abteilungsleiter bei NVD. „Eine wesentliche Herausforderung sind die sehr knapp bemessenen Umschlagzeiten. In der Regel muss ein Fahrzeug ab Auftragserteilung innerhalb von drei bis vier Tagen beim Händler eintreffen.“ Der Lieferprozess beginnt mit der Abholung des Fahrzeugs entweder vom Hafen oder direkt ab Werk. Letzteres ist typisch für Transporte aus Großbritannien. „Da Irland teils recht ländlich ist, kombinieren wir häufig die Ladungen verschiedener Aufträge, um unsere Transportkapazitäten optimal zu nutzen“, so Howlin.

Früher steuerte NVD die Logistikprozesse über eine intern entwickelte IT-Plattform. Jedoch sorgte das schnelle Wachstum des Unternehmens dafür, dass man mit der hauseigenen IT-Infrastruktur trotz jährlicher Anpassungen an seine Grenzen stieß.

Durchgängige Prozesse stellen die IT auf die Probe

In Erinnerung an seine Anforderungen erklärt Howlin: „Unser Wettbewerbsvorteil ist der hohe Grad der Integration, den wir zwischen den drei Säulen unseres Geschäfts – Lagerung, technische Dienstleistungen und Transport – erreicht haben. Wir wollten daher eine Software, die diesen Grad der Integration unterstützt.“ Dies erwies sich zunächst als schwierig, da die meisten Systeme entweder für das Werkstatt- -oder für das Transportmanagement ausgelegt sind, also nicht in der Lage waren, sämtliche Prozesse von NVD umfassend abzudecken. An dieser Stelle kam der Aachener Spezialist für Optimierungssysteme Inform ins Spiel.

„Inform war von Beginn an unser favorisierter Anbieter, da das Unternehmen mit einer bereits existierenden Werkstattmanagementsoftware und Terminalverwaltung im Hinblick auf die vollständige Integration unserer Logistikprozesse bereits sehr weit war“, erklärt Howlin. „Im Austausch wurde dann schnell klar, dass Inform in der Lage sein würde, eine umfassende Lösung zu entwickeln, die auch den Bedürfnissen unseren Transportmanagements gerecht wird.“

Sie sollte folgende Anforderungen erfüllen:

• Echtzeitmanagement der Fahrzeuglogistik ab Werk, während aller Phasen des Lagerungs-, Werkstatt- und Transportprozesses
• Vollständig digitalisierte Prozesse
• Planungs- und Optimierungsfunktionen zur bestmöglichen Auslastung aller kritischen Ressourcen wie Lkw, Werkstätten und Personal
• Optimierung der Lkw-Ladungen und Routenauswahl
• Unterstützung von Vertriebs- und operativen Planungsprozessen

Agile Entwicklung für die vollständige Integration

In enger Zusammenarbeit implementierten die beiden Unternehmen die neue Softwarelösung stufenweise. Im ersten Schritt führten sie die bei Inform bereits im Portfolio etablierte Terminalverwaltung und das Werkstattmanagement ein. „Die eigentliche Arbeit war die Entwicklung des Transportmanagementsystems,“ sagt Matthias Altenhöfer, Projektleiter bei Inform. Dazu verbrachte sein Team viel Zeit bei NVD vor Ort und entwickelte ein tiefes Verständnis für deren spezifische Prozesse im Transportmanagement. Auf Basis dieses Wissens begannen sie die Entwicklung des neuen Systems mit einem agilen Ansatz.

Agile Entwicklung ist ein hochgradig iterativer Prozess. „Es gab einen stetigen Austausch zwischen unserem Team und Inform“, sagt Howlin. „Wir haben sehr viele Tests durchgeführt und die Lösung kontinuierlich weiterentwickelt“, ergänzt Altenhöfer. „Neue Funktionen haben wir nach und nach freigeschaltet, so dass der Betrieb während der Umstellung ohne Unterbrechung weiterarbeiten konnte.“ Obwohl die Einführung in einer sehr hektischen und betriebsamen Zeit des Jahres stattfand, verlief die Implementierung reibungslos. „Ich war sehr beeindruckt von der Sorgfalt, die Inform in diesen Prozess einbringt“, resümiert Howlin. „Sie waren sehr motiviert, den Dingen auf den Grund zu gehen, die für unser Geschäft wichtig sind, und unsere Anforderungen inhaltlich und technisch in vollem Umfang umzusetzen.“

Höhere Effizienz und Zufriedenheit

Das neue Inform-System, welches auf einer einzigen, integrierten Datenbank basiert, bietet die von NVD benötigte durchgängige Transparenz, so dass sich heute jedes Fahrzeug über alle Prozesse hinweg steuern lässt. Die verbesserte Integration verringert den Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter, da sie nun keine Einträge mehr in unterschiedlichen Systemen und Tabellenkalkulationen vornehmen müssen. Darüber hinaus ließen sich mithilfe der besseren Planungs- und Optimierungsmöglichkeiten viele bislang manuell gesteuerte Prozesse automatisieren. Für die Planer von NVD bedeutet dies erhebliche Zeiteinsparungen und weniger repetitive Aufgaben. Zudem profitiert NVD von einer höheren Produktivität.

„Das Herzstück des Inform-Systems ist die Kapazitätsplanung“, sagt Howlin. „Wir können unsere Lkw nun maximal auslasten. Andernfalls würden wir an dieser Stelle viel Geld verlieren. Das neue System generiert dazu mindestens so gute Pläne – wenn nicht sogar bessere – wie unsere Mitarbeiter es manuell könnten, nur mit viel weniger Aufwand.“ Die Automatisierung und Entlastung der Planer sei gut für das Unternehmen, sagt er, und ebenfalls gut für die Kultur, Motivation und Bindung der Mitarbeiter.

An den Terminals und in den Werkstätten des Unternehmens verhält es sich ähnlich. „In der Vergangenheit mussten die Terminal- und Werkstattmanager vor jeder Schicht Zeit aufwenden, um Aufgaben zu planen, Arbeitsaufträge auszudrucken und diese dem verfügbaren Personal zuzuweisen,“ erklärt Altenhöfer. Inzwischen hat das Inform-System dies vollständig automatisiert. Es teilt die Aufgaben über Tablet-Computer dem Werkstattpersonal direkt zu. Haben die Mitarbeiter einen Auftrag fertiggestellt, scannen sie den Fortschritt mit ihrem Tablet ein und das System setzt die Veränderungen in Echtzeit um. Insgesamt hat sich die Produktivität im Terminalmanagement so verdoppelt.

Auch die Kunden von NVD erkennen die Vorteile der Neuerung. Händler und Endverbraucher können nun ein webbasiertes Portal nutzen, worüber der aktuelle Standort und Status ihrer bestellten Fahrzeuge in Echtzeit abgerufen werden kann. Dies erleichtert ihnen die Planung und Terminierung eigener Aktivitäten.

Fazit

Insgesamt, sagt Howlin abschließend, wirke sich das Inform-System transformativ auf die Art und Weise aus, wie NVD seine Aufträge plant und ausführt. „Wir haben uns von recht komplizierten zu vollständig automatisierten und optimierten Geschäftsprozessen entwickelt. Die Art und Weise, wie Inform Projekte abwickelt sowie der Umfang und die Tiefe ihrer Expertise, insbesondere in den Bereichen Operations-Research und Optimierung, sind sehr beeindruckend.“