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+++Anzeige+++ 04.10.2022, 10:00 Uhr

Erfolgsfaktor Mitarbeiterplanung

Wie Planungsbüros durch ganzheitliches Controlling ihre Wirtschaftlichkeit steigern können

Foto: 2022 PROJEKT PRO GmbH

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Das Wissen, das Engagement und letztlich die Zeit der Mitarbeiter sind die zentralen Ressourcen im Planungsbüro. Deren effiziente Planung ist demnach grundlegend für die Wirtschaftlichkeit des Büros — vor allem in Zeiten von Fachkräftemängel, Materialknappheit, Preisexplosionen und stetig wachsender Projektkomplexität. Der Erfolg hängt dabei von Faktoren ab, die gewissermaßen zwei Seiten der gleichen Medaille bilden: Auf der einen Seite muss die Arbeitszeiterfassung durch die Mitarbeiter möglichst lückenlos und strukturiert erfolgen, um die geleisteten Stunden den laufenden Projekten korrekt zuordnen zu können. Dafür ist eine praktikable Lösung notwendig, mit der sich Arbeitszeiten schnell und einfach erfassen lassen — im Büro wie auch unterwegs. Auf der anderen Seite benötigen Büro-, Bereichs-, Teamleiter und Co. einen ganzheitlichen Blick auf die aktuellen Projektstände sowie die Möglichkeit, deren weiteren Verlauf zu prognostizieren und umplanen zu können. Zettelwirtschaft oder digitale Insellösungen können dies nicht leisten. Eine branchenspezifische, umfassende Software, die die notwendige Auswertungstiefe bietet, ist hier zu empfehlen.

Erfolgsfaktor Controlling-Software

Architekten und Ingenieure erkennen zusehends das Potenzial in der Digitalisierung ihrer Arbeit. Das gilt auch für die kaufmännische Führung des Büros. In der Vergangenheit behandelten Planer dieses Thema oftmals stiefmütterlich und nahmen eigene Erfahrungswerte und persönliche Einschätzungen als Grundlage für Entscheidungen. „Betriebswirtschaftliches Denken liegt nicht unbedingt in der Natur von Planern. Sie möchten sich nicht mit betrieblichen Kennzahlen rumschlagen, sondern kreativ sein und Bauwerke schaffen, die Bestand haben und das Herz erfreuen,“ so Hubert Deininger, Controlling-Experte bei PROJEKT PRO und selbst Landschaftsarchitekt mit langjähriger Planungserfahrung. Früher ließ sich auf diese Weise einigermaßen gut verfahren und in der aufgeheizten Phase der letzten Jahre fehlte dann vielen schlichtweg die Zeit, den Status Quo ausreichend zu hinterfragen. Je stärker die Baukonjunktur jedoch ins Stocken gerät und sich der Staub der Hochphase legt, desto eindeutiger tritt der Handlungsbedarf zu Tage.

Büros, die den Bedarf nach fundiertem Controlling erkannt haben und mittlerweile auf eine geeignete Software setzen, profitieren im derzeit unsteten Branchenklima spürbar. Der Vorteil gegenüber hausbackenen Excel-Listen und intuitiver Bauchentscheidungen liegt auf der Hand: Kennzahlen lassen sich umfassend und schnell erfassen und dienen als solide Grundlage für Projekt- und Personalentscheidungen. „Gerade jetzt ist Teamsteuerung und Ressourcenplanung enorm wichtig. Welcher Mitarbeiter ist gerade wo im Einsatz? Wie sieht die Auslastung in den nächsten Wochen aus? Welche Termine müssen eingehalten werden, um eine Planung innerhalb des Zeitplans erfolgreich abzuschließen? Wer auf ordentliches Controlling setzt, beantwortet diese Fragen ungleich einfacher,“ beschreibt Hubert Deininger den Vorteil.

Foto: 2022 PROJEKT PRO GmbH

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Starke Usability und zentrale Datenhaltung für maximale Effizienz

All das funktioniert allerdings nur, wenn ein Tool zur Zeiterfassung genutzt wird, das alle notwendigen Informationen erfasst und verknüpft und das alle Mitarbeiter verlässlich verwenden. Für Architekten und Ingenieure darf Zeiterfassung nicht nur eine lästige Pflicht sein, sondern vielmehr die Grundlage für erfolgreiches Controlling. Mit der Software von PROJEKT PRO können Planer ihre Arbeitszeiten schnell und einfach erfassen — egal ob im Büro am Computer oder mobil mit dem Smartphone. Die Daten werden zentral gespeichert und können so analysiert und weiterverarbeitet werden. Aus der daraus resultierende Datenbasis können Projektleiter und Führungskräfte ablesen, in welchen Projektphasen übermäßig viel zeit verloren geht, welche Projekte besonderes Umsatzpotential bergen und in welchen Tätigkeiten versteckte Kostentreiber liegen. Mit der übersichtlichen und informativen Einsatzplanung von PROJEKT PRO und den standortübergreifenden Planungsmöglichkeiten weiß der Verantwortliche jederzeit genau, wo seine Mitarbeiter gerade aktiv sind, wie sich die künftige Auslastung entwickelt und wie er seine Ressourcen am effektivsten einsetzen kann. Durch eine Vielzahl an Filtermöglichkeiten lassen sich die benötigten Informationen schnell und einfach anzeigen und das Projekt sich optimal steuern. So lässt sich die Wirtschaftlichkeit des Büros steigern und gleichzeitig gegenüber Kunden Transparenz herstellen, um das Vertrauen zu stärken.

Über PROJEKT PRO

Als professionelle Branchenlösung bietet PROJEKT PRO eine dynamische Ressourcenplanung integriert in eine umfassende Bürosoftware für Controlling und Management. Seit 30 Jahren bringt PROJEKT PRO Struktur und Effizienz in die Projektabläufe von Planungsbüros. Landschaftsarchitekt Harald Mair und sein 50-köpfiges Team finden dabei immer wieder neue Ansätze, um Architekten und Ingenieure bei der Organisation ihrer Arbeit und der wirtschaftlichen Steuerung ihrer Projekte zu unterstützen.

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Von PROJEKT PRO