Intelligente Dokumentenprozesse: Ein Booster für den Energiesektor
Wie Energieunternehmen mit KI-gestütztem Dokumentenmanagement Effizienz, Qualität und Wettbewerbsfähigkeit steigern.
Andreas Dangl, Geschäftsführer Fabasoft Approve.
Foto: © Fabasoft Approve
Die Energiewirtschaft ist gekennzeichnet von komplexen Abhängigkeiten und unzähligen Variablen. Im Wettbewerb kommt es darauf an, schneller als die Konkurrenz und dennoch analytisch sowie hochpräzise zu arbeiten. Ein ideales Einsatzfeld für KI – zumindest in der Theorie. 93 Prozent der Unternehmen aus dem deutschen Energiesektor nehmen einen hohen Einfluss von KI wahr, so eine aktuelle KPMG-Studie. 77 Prozent planen, ihre Investitionen in diesem Bereich innerhalb eines Jahres zu erhöhen.
Konkrete Einsatzszenarien sind in der Branche allerdings noch kaum definiert und echte Wertschöpfung lässt auf sich warten. Viele Organisationen verbleiben noch in der Planungs- und Diskussionsphase, anstatt sie bereits produktiv zu nutzen. Doch mit digitalem Dokumentenmanagement existiert bereits ein Gebiet, das großes Potenzial für Effizienzsteigerung und schnelle Operationalisierbarkeit hat.
Vier Use Cases, die sich mit Fabasoft Approve realisieren lassen:
- Interactive Exploded View
Die Interactive Exploded View erweitert Dokumente kontextbezogen um relevante Informationen. Konkret können Nutzer:innen beispielsweise eine in einer technischen Zeichnung vermerkte Materialnummer per Klick verwenden, um unmittelbar die dazugehörige 360-Grad-Sicht zu öffnen. Dort stellt Fabasoft Approve unter anderem Bestellinformationen oder weitere kontextbezogene Daten zum Bauteil bereit. Zusätzliche Suchanfragen in anderen Systemen entfallen, da alle wichtigen Details direkt abrufbar sind.
- 360-Grad-Sicht
Die 360-Grad-Sicht von Fabasoft Approve führt alle relevanten Informationen sowohl von technischen als auch kaufmännischen Anwendungen an einem Ort zusammen. So erhalten Anwendende einen konsistenten Überblick über Projekte, Produkte oder einzelne Bauteile. KI analysiert dabei Dokumente semantisch und gleicht sie mit dem vorhandenen Unternehmenswissen ab.
Außerdem erkennt die Technologie Kennzeichnungen von Betriebsmitteln (beispielsweise aus Kraftwerk-Kennzeichensystemen) automatisch und verknüpft sie mit Metadaten wie Bestellpositionen oder Materialnummern. So entsteht eine „Single Source of Truth“, die fundierte Entscheidungen über Abteilungs- und Systemgrenzen hinweg unterstützt.
- Chat mit Dokumenten
Wer wühlt sich gern durch mehrere Hundert Dokumentseiten? In der Energiebranche ist dieser Umfang durchaus üblich und Mitarbeitende müssen viel Zeit für die Informationssuche aufwenden. Auch wenn Dokumentationen als PDF vorliegen, ist der manuelle Aufwand noch immens. Die KI-Chatfunktion von Fabasoft Approve schafft hier Abhilfe. Mitarbeitende stellen über den Chat Fragen an Dokumente und erhalten präzise Antworten.
Besonders im Serviceeinsatz vor Ort profitieren Techniker:innen: Mithilfe von Natural Language Processing kommunizieren sie direkt mit den Daten und erhalten sofort konkrete Lösungsansätze. Wichtig für sensible Bereiche: Die KI lernt ausschließlich aus Unternehmenswissen und hat keine Internetverbindung. Ein fein abgestuftes Berechtigungssystem stellt sicher, dass lediglich autorisierte Personen Zugriff auf relevante Daten erhalten.
- KI-Formulare und Fragebögen
In der Energiewirtschaft sind Informationen oft in unstrukturierten Formaten wie Bestellunterlagen, technischen Zeichnungen oder umfangreichen Ausschreibungsdokumenten verborgen. Solche Daten manuell in digitale Systeme zu übertragen, ist fehleranfällig und bindet wertvolle Ressourcen. Dank der intelligenten Formulare von Fabasoft Approve können Unternehmen diese nun gewinnbringender einsetzen. Die KI dahinter extrahiert Metadaten aus unterschiedlichsten Dokumentquellen und überführt sie direkt in strukturierte digitale Formulare.
Selbstverständlich haben Anwender:innen noch die Möglichkeit, zu prüfen oder zu bearbeiten. Besonderer Mehrwert ergibt sich für Unternehmen durch das automatische Erstellen von Anforderungskatalogen. Bei komplexen Ausschreibungen berücksichtigen sie oft Hunderte technische Merkmale. Die KI übernimmt die relevanten Daten und beantwortet die Fragen automatisch. Zudem hinterlegt sie Quellen, damit Bearbeiter:innen die Antwort überprüfen können. Aufbauend darauf generiert das System passgenaue Vorschläge für Angebote oder Projektpläne, die Mitarbeitende lediglich prüfen und freigeben müssen.
Fabasoft Approve: Das KI-gestützte Dokumenten- und Qualitätsmanagement, das die Energiebranche braucht. Weitere Informationen finden Sie hier.
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