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Ausgewählte Ausgabe: 09-2017 Ansicht: Modernes Layout
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Softwaregestütztes Qualitätsmanagement

Für die Abfall- oder Abwasserentsorgung der Stadt Wilhelmshaven, die Straßenreinigung, den Winterdienst, den Bau von Straßen und Brücken sowie die Instandsetzung von Friedhöfen, Grünanlagen oder Spielplätzen, ist der städtische Eigenbetrieb Technische Betriebe Wilhelmshaven (TBW) mit seinen etwa 260 Mitarbeitern zuständig. Dieser hat, um sein Qualitäts- und Umweltmanagement zu verbessern, ein Software-System der ConSense GmbH aus Aachen eingeführt.


Technische Betriebe Wilhelmshaven übernimmt als kommunaler Dienstleister unter anderem die Entsorgung, Straßenreinigung sowie den Winterdienst der Stadt.

Technische Betriebe Wilhelmshaven übernimmt als kommunaler Dienstleister unter anderem die Entsorgung, Straßenreinigung sowie den Winterdienst der Stadt.

Seit rund 15 Jahren ist TBW nach DIN EN ISO 9001 und 14001 zertifiziert. Diese Qualitäts- und Umweltmanagement-Zertifizierung war bisher mit großem administrativen Aufwand verbunden und wurde im Jahr 2012 neu organisiert. Dirk Janßen, Beauftragter für das Integrierte Managementsystem bei TBW, erinnert sich: „Wir haben nach einer möglichst papierlosen Lösung gesucht, die anwenderfreundlich zu bedienen ist, den Dokumentationsaufwand verringert und eine automatisierte Dokumentenlenkung übernimmt.“ Erklärtes Ziel war es, mit dem softwaregestützten Dokumentationssystem zu mehr Transparenz und Effizienz zu gelangen, um mehr Zeit für die eigentliche Aufgabe – das Qualitäts- und Umweltmanagement – zu gewinnen.

Von der Papierdokumentation zur elektronischen Lösung

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Der Eigenbetrieb Technische Betriebe Wilhelmshaven ist nach DIN EN ISO 9001 und 14001 zertifiziert.

TBW entschied sich für eine Lösung von ConSense, die sich auf Prozess- und Qualitätsmanagement spezialisiert hat. Die Softwarelösung IMS|QMS|PMS ermöglicht es, über einen grafischen Prozesseditor Unternehmensprozesse abzubilden. Diese lassen sich individuell und entsprechend der tatsächlichen Abläufe im Betrieb gestalten. Alle Prozessschritte können dabei mit den jeweils zuständigen Mitarbeitern verknüpft werden.
Innerhalb von neun Monaten wurde das vorhandene System Schritt für Schritt in die elektronische Lösung überführt. Dazu wurden zwischen September 2012 und Mai 2013 die im Eigenbetrieb ablaufenden Prozesse und Verfahrensabläufe im neuen System in Form von Flussdiagrammen erstellt und mit den verantwortlichen Stellen und Dokumenten verbunden. Ein dezidiertes Rollen- und Rechtesystem regelt die Zugriffsberechtigungen. „In dem Moment, in dem die jeweilige Information in das elektronische System integriert wurde, gilt das entsprechende bisherige Papierdokument nicht mehr. Durch diesen gleitenden Übergang konnten alle Mitarbeiter problemlos in die Nutzung von ConSense hineinwachsen“, erläutert Janßen die Vorgehensweise. Das wirkte sich positiv im Eigenbetrieb aus. Durch transparente Strukturen und klare Verantwortlichkeiten konnte die Akzeptanz des Qualitätsmanagements bei den TBW-Beschäftigten deutlich gesteigert werden. „Allein die einfache, aber sehr eingängige Visualisierung unserer Prozesse ist ein echter Gewinn. Im alten System waren viele Abläufe in Form von Volltexten beschrieben. Das war oft schwer verständlich und nicht alles war auf einmal erfassbar. Der gleiche Sachverhalt, nun als Flowchart aufbereitet, macht die Prozesse viel klarer“, so Janßen.

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Autoren

Dr. Iris Bruns

ConSense GmbH, Aachen,
info@consense-gmbh.de

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