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Ausgewählte Ausgabe: 07-08-2017 Ansicht: Modernes Layout
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Integriertes Umweltmanagement bei der Druckproduktion

Die Druckhaus Berlin-Mitte GmbH erfüllt die Kriterien des „Blauen Engel“ für eine umweltschonende Produktion. Seit mehr als 15 Jahren nimmt das Unternehmen an der freiwilligen Umweltbetriebsprüfung nach der EU-Öko-Audit-Verordnung „Eco-Management and Audit Scheme“ teil. Seither wird der Betrieb jedes Jahr validiert. Mit der Managementsoftware „orgavision“ der orgavision GmbH, Berlin, können alle dafür erforderlichen Unterlagen digital bereit und auf dem neuesten Stand gehalten werden.


Das Druckhaus Berlin-Mitte nimmt seit 15 Jahren an EMAS-Audits teil.

Das Druckhaus Berlin-Mitte nimmt seit 15 Jahren an EMAS-Audits teil.

Das vor mehr als 130 Jahren in Berlin gegründete Verlagshaus blickt auf eine lange Tradition zurück. Im Laufe der Jahre änderte sich der Name mehrmals. Bis schließlich im Jahr 1992 das Druckhaus Berlin-Mitte entstand. Die Leistungen reichen von der digitalen Datenerfassung über den Druck bis hin zur komplexen, buchbinderischen Weiterverarbeitung inklusive Versand.
Das Unternehmen beschäftigt an zwei Standorten 65 Mitarbeiter. Seit 2002 nimmt es am „Eco-Management and Audit Scheme“ (EMAS), einem System für freiwilliges Umweltmanagement und der dazugehörigen -betriebsprüfung, teil. Verantwortlich für das Qualitäts- und Umweltmanagement ist Christin Lieke. „Als ich vor gut eineinhalb Jahren beim Druckhaus anfing, habe ich von meinem Vorgänger, der in Rente ging, zwei Aktenschränke mit Ordern übernommen“, sagt die studierte Druck- und Medientechnikerin. Darin enthalten: Das Unternehmenshandbuch in der aktuellen und allen Vorgängerversionen. Außerdem alle dazugehörenden Arbeitsanweisungen, Formulare und Prozessbeschreibungen.

Digitalisieren der Papierordner

Von der Geschäftsführung erhält die QM- und Umweltbeauftragte die Aufgabe, die umfangreichen Dokumentationen zu digitalisieren und zu strukturieren. Denn werden Sicherheitsvorschriften oder Anweisungen aktualisiert, ist meist nicht nur ein einzelnes Dokument zu ändern, sondern alle Dateien, die diese Vorschriften enthalten. Früher mussten die Verantwortlichen auf dem Laufwerk nach allen betroffenen Word-Dokumenten suchen, diese aktualisieren, ausdrucken und zusätzlich die neuen Versionen separat per E-Mail an die Verantwortlichen zur Kenntnisnahme senden.

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Mit der Software lassen sich Dokumente für alle Mitarbeiter papierlos auf dem neuesten Stand halten.

Ein integriertes Managementsystem sollte Abhilfe schaffen. Das Unternehmen wollte neben dem Umwelt- auch das Energie- und Qualitätsmanagement abbilden, Dokumente steuern und das System zusätzlich als Plattform für das Wissensmanagement nutzen. Eine Recherche nach einem geeigneten Anbieter führte zu orgavision, dem System der gleichnamigen Software-GmbH, die, wie das Druckhaus, in Berlin zuhause ist. Christin Lieke bestellte die kostenlose Testversion und importierte zunächst die Unternehmensbeschreibung. „Schon beim Einpflegen der Dateien fiel positiv auf, wie flexibel das System ist. Der Verweis auf mitgeltende Dokumente etwa ist für uns eine große Arbeitserleichterung“, sagt sie und gibt ein Beispiel:
Einmal aktualisiert, übernimmt die Software die neuen Daten in alle verknüpften Dateien und dokumentiert, wer wann etwas geändert hat. Über einen integrierten Workflow erhalten hinterlegte Prozessbeteiligte automatisch eine E-Mail. Ist zusätzlich eine Freigabe, Prüfung oder Kenntnisnahme notwendig, erinnert das System die Verantwortlichen an ihre Aufgaben. Die Software arbeitet mit einem visuellen Versionsvergleich und hebt alle Änderungen hervor. So sieht jeder sofort, was geändert oder gelöscht wurde und was neu dazugekommen ist. Innerhalb eines dreiviertel Jahres baute das Druckhaus sein Umwelt- und Qualitätsmanagement in orgavision nach den neuen ISO Normen 14001 und 9001 auf. Zertifizieren lässt sich das Unternehmen allerdings derzeit nicht mehr, da, laut Lieke, der Preis im Verhältnis zum Nutzen in der Branche zu gering sei.

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Autoren

 Ralf Kreimeier

orgavision GmbH, Berlin,  
ralf.kreimeier@orgavision.com

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