Mietstaplerflotte effizient verwaltet

Tourenmanagement | Ein Niederhubwagen muss aus Hamburg zu einem Kunden nach Bremen ausgeliefert werden. Auf dem Rückweg steht ein Elektrostapler in Buchholz zur Abholung bereit. Unterwegs soll noch eine Arbeitsbühne in Wenzendorf ausgetauscht werden: Bei der Ernst Pfaff GmbH dreht sich das Tagesgeschäft primär um Stapler- und spezielle Maschinentransporte. Für Staplerhersteller verwaltet die Spedition mit Sitz in Hamburg die Mietstaplerflotte. Um die eigenen Fahrzeuge zu orten und die Einsatzorte der unterschiedlichen Stapler zu überwachen, setzt die Spedition auf digitalisierte Prozesse (Bild). Die Zeiten, in denen die Disposition der Fahrzeuge noch auf dem Papier erfolgte und alle Aufträge manuell abgerechnet wurden, sind bei der Spedition Pfaff passé. Mittlerweile wäre das Tagesgeschäft laut Aussagen der Mitarbeiter aus der Disposition so nicht mehr zu handeln. Der Aufwand wäre viel zu hoch.


Heute führt das Transportunternehmen Ernst Pfaff sämtliche Transporte mit Unterstützung der Transportmanagement-Software WinSped aus.

Heute führt das Transportunternehmen Ernst Pfaff sämtliche Transporte mit Unterstützung der Transportmanagement-Software WinSped aus.

Durch die kontinuierlich steigenden Anforderungen war es erforderlich, die Prozesse entsprechend zu modernisieren. Darum entschied sich das Hamburger Transportunternehmen dafür, ihre Aufträge zu digitalisieren und zu automatisieren.

Unterschiedliche Software-Module im Einsatz

Heute führt das Unternehmen sämtliche Transporte mit Unterstützung der Transportmanagement-Software WinSped aus. Sukzessiv wird das System um weitere Anwendungsbereiche erweitert. Aktuell nutzt das Unternehmen die Auftragserfassung, die Disposition, den Fahrzeugeinsatzplan, die Abrechnung sowie die Anbindung an das Lagersystem WinLager. Das Dokumenten-Management-System der LIS Logistische Informationssysteme AG wird den Funktionsumfang künftig erweitern, um alle Aufträge gänzlich papierlos abzuwickeln. Zudem wurden bei Pfaff mehrere Schnittstellen konfiguriert – beispielsweise zu der Buchhaltungssoftware oder dem Telematiksystem von Tom Tom. Auch die Niederlassung in Bremen wurde integriert, an die automatisch deren Gebiet betreffende Aufträge übermittelt werden. Ausschlaggebend für WinSped waren die Erfahrungen eines großen Auftraggebers von Pfaff, der das Transportmanagement-System selbst einsetzt.

Automatisierte Abläufe

Neue Aufträge gehen bei dem Logistikdienstleister in der Regel telefonisch oder per Mail ein. Beim ersten Kontakt müssen die Daten zunächst ins System aufgenommen und Termine sowie zum Teil die Preise abgesprochen werden. Unterschiedliche Vorlagen vereinfachen die Auftragserfassung mit allen relevanten Informationen sowie deren Abrechnung. Auch Auftragsdaten wie beispielsweise Preise hat Pfaff hier zum Teil hinterlegt. Mit nur wenigen Mausklicks legen die Mitarbeiter die Aufträge verbindlich an. Auch kurzfristige Änderungen sind nach Auftragserfassung, dank der flexiblen Software, noch durchführbar. Schnittstellen ermöglichen auch eine automatisierte Auftragserfassung. Durch einen entsprechenden „Sperrvermerk“ kann der Disponent auf gegebenenfalls offene Posten hingewiesen werden. Durch die Anbindung des Bremer Standorts werden die Daten - je nach Auftrag und Kunde - unmittelbar an die Bremer Niederlassung weitergeleitet.
Nach der Auftragsannahme plant die Disposition die passenden Fahrzeuge und das Personal. Hierfür nutzt Pfaff vor allem die WinSped Disposition und die Fahrzeugeinsatzplanung. Eine detaillierte Kartendarstellung zeigt den Disponenten alle geplanten Touren zusammen mit den jeweiligen Aufträgen und Fahrzeugen an. So erhalten die Mitarbeiter schnell einen Überblick über die aktuellen Kapazitäten und wo sich die Lkw gerade befinden. Das erleichtert die Auftragsabwicklung und auch die weitere Tourenplanung. Per Drag-and-drop lassen sich alle Aufträge innerhalb weniger Mausklicks bearbeiten. Dabei wird jeder Auftrag als Balken angezeigt. Die Disposition kann hier wählen, ob der Zeitablauf zum Beispiel im Minutenmodus oder in der Wochendarstellung für einen schnellen Gesamtüberblick angezeigt werden soll. Die Farbe jedes Balkens zeigt den Status des jeweiligen Auftrags an.
Sobald die Auftragsplanung abgeschlossen ist, gibt WinSped eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung mit sämtlichen Informationen an die Kunden, die es wünschen, aus. Eine Avis-Erstellung in WinLager mit Barcodedruck auf dem Speditionsübergabeschein kann Pfaff im Bedarfsfall ebenfalls automatisch erstellen. Hierbei wird eine automatische Generierung des Speditionsauftrages im WinSped erzeugt. Auch die Übergabe an die Abrechnungsabteilung via FiBu-Schnittstelle erfolgt digitalisiert.

Schnittstelle zwischen Disposition und Lkw

Nach der erfolgten Auftragsplanung übergibt Pfaff alle relevanten Daten an den Fahrzeugführer. Über die Telematik-Endgeräte von Tom Tom kann der Fahrer dann auf alle Informationen zugreifen. Auch während der Tour läuft die Kommunikation zwischen Fahrer und Disposition über die Telematik. Der Fortschritt des Tourenverlaufs und auch die Standorte der Lkw sind in der Disposition jederzeit sichtbar.
Gibt es Probleme mit dem Streckenverlauf wie Staus und Unfälle oder Planänderungen aufgrund neuer Aufträge, übermittelt Pfaff diese Informationen direkt in das Fahrerhaus. So kann der Fahrer auf dem Rückweg nach Hamburg beispielsweise noch kurzfristig einen Elektrostapler aus Buchholz einsammeln und diesen zum neuen Einsatzort in Hamburg ausliefern. Das Transportunternehmen nimmt dabei nicht nur den kalkulierten Tourenverlauf als Grundlage für die Planung, sondern auch den aktuellen Ist-Zustand. So kann Pfaff die Aufträge und Strecken viel flexibler disponieren. Aufträge wickeln sie so schneller ab und vermeiden unnötige Touren. Bei der Verwaltung von Mietstaplern verkürzt das die Auslieferungszeit erheblich.
Die gesamte Auftragsabwicklung ist durch den Einsatz von WinSped in einem zentralen System nun für Pfaff einseh- und nachvollziehbar. Ohne die Software war der gesamte Ablauf umständlicher, zeitaufwendiger und weniger transparent. Ineinander greifende Abläufe ermöglichen es allen Mitarbeitern, den jeweilige Status eines Auftrages einzusehen – und das standortübergreifend. Rund 35 000 Aufträge wickelt Pfaff jährlich ab. Um die Automatisierung und Digitalisierung weiter voranzutreiben, erfolgt nun auch die Einführung des Dokumentenmanagement-Systems der LIS AG.